Korábban a humánpolitikai főosztályt kellett felhívni a Raiffeisen Bank vezetőinek, ha kíváncsiak voltak egy beosztottjuk fizeté-sére, belépésének idejére vagy munkakörére. A most zajló HR informatikai fejlesztések eredményeképpen azonban a vezetők saját számítógépükön lekérdezhetik osztályuk összes munka-vállalójának adatait. A szoftver a toborzás és az oktatás nyilvántartására is alkalmas. A bank hosszú távon az önkiszo-lgáló HR-rendszer irányába kíván fejlődni (lásd külön írásunkat). 
“Pár éve még, kis túlzással, elég volt kockás papíron őrizni az adatokat, de ezerkétszáz dolgozónál már rend-szerek szükségesek, különben bele-fulladnánk a papírhegyekbe és a csatolt fájlokba” – utal rá Rigó Imre HR-igazgató, hogy a bank méretének hirtelen növekedése is szükségessé tette a szabályozást. Az emberi erőforrásgazdálkodás kodifiká-lásával és újradefiniálásával párhuzamosan folyik annak informa-tikai leképezése a Raiffeisen Banknál. A HR feladatát ugyanis a szervezetben hosszú ideig a szájhagyomány szabta meg. Most a munkafolyamatok szintjén szabályozzák az emberi erőforrás gazdálkodás szerepét, kapcsolódását a többi területhez, s ezzel karöltve történik a számítógépes támogatás kialakítása.
NEMCSAK SZEMÉLYZETISEKNEK. A hazai vállalatok többsége jelenleg lép a HR informatikai támogatásának második szakaszába (lásd külön). A Hewitt Inside Consulting Kft. 55 céget átfogó HR informatikai felméréséből kiderül, hogy az alapvető ügyviteli feladatok (bérszámfejtés, személyzeti nyilvántartás) automatizálásán a többség már túlesett, most az egyes személyzeti folyamatokat támogató, illetve azokat integráltan kezelő alkalmazások bevezetése van soron. A legfejlettebb társaságok (főleg a multinacionális anyacégek megoldásait átvéve) már a legkorszerűbb, web alapú eHR megoldások megvalósításánál tartanak. Ezekre jellemző, hogy már nemcsak a HR osztály munkatársai használják a rendszereket, hanem mások is a szervezetben (elsősorban vezetők), ha információra, jelentésekre van szükségük.
“Az önkiszolgáló HR-rendszer bevezetése sok esetben kultúraváltást is követel” – hangsúlyozza Török Tamás, a Hewitt Inside HR hatékonyság üzletágának vezetője. Hiába kaphatja meg a vezető a munkájához szükséges adatokat a szoftverből, ha ahhoz van szokva, hogy folyton a HR osztályt “utasítja” kimutatások készítésére. S persze a számítógéppel is “jóban kell lenni” a rendszer zökkenőmentes használatához.
A HR tevékenységei közül Magyarországon a legelterjedtebbek a kompenzációt, a képzést és a toborzást, kiválasztást (Figyelő, 2003/10. szám) támogató informatikai megoldások. Várhatóan a jövőben növekszik majd a teljesítményértékelést, a kompetencia- és karriermenedzsmentet, illetve a stratégiai HR-tervezést segítő alkalmazások száma is.
A General Electric (GE) Hungary Rt.-nél a toborzási és önéletrajz adatbázis minden állásjelentkezést összegyűjt, a cégen belüli átjelentkezéseket éppúgy, mint az online hirdetésekre vagy a cég weboldalára e-mailben vagy papíron érkezőket. Az adatbázisból bármely szempont (nyelvtudás, végzettség, munkatapasztalat) alapján lehet válogatni. Az első körben kiválasztottakat a rendszer továbbítja és automatikusan meghívót küld nekik interjúra, a többieknek viszszautasító levelet ír. Kommentálható az egyes jelöltek felvételi teljesítménye, s minden kiválasztási lépés nyomon követhető.
A GE-nél minden elektronikus rendszer, köztük az “önkiszolgáló” HR is a globális dolgozói adatbázisra épül. “Társaságunknál egyre kevesebb a helyi rendszer, a globális fejlesztésekbe beépítik az egyes üzletágak visszajelzéseit” – mondja Kovács Viktória humán erőforrás digitalizálás vezető. A cégnél az emberi erőforrás stratégiai tervezésének is van internetes szisztémája, ahol követhető a tréningek tervezése, a vezetői utánpótlás, megtalálhatók az egyes szervezeti ábrák. Ha egy vezető belép a rendszerbe, látja szervezeti egységét és beosztottjait, így saját maga prezentációkat, jelentéseket, összefoglaló anyagokat készíthet az adatok alapján. 
KÖZÖS DÖNTÉS. A hazai cégek – ha nem veszik át automatikusan az anyacég HR informatikai megoldásait – előnyben részesítik a készen megvásárolható alkalmazásokat az egyéni igényekből kiinduló fejlesztésekkel szemben. A beruházásról szóló döntést jellemzően a HR vezető és az első számú főnök együtt hozza, a kiadásokat pedig az IT és a HR részleg nagyjából fele-fele arányban viseli. A HR informatikai bevezetések költségei – a funkciótól függően – pár millió forinttól több tízmillió forintig terjedhetnek. A Hewitt által megkérdezett cégek erre szánt költségvetése azonban meglepően alacsony: a következő három évben átlagosan mindössze 5 millió forintot terveznek efféle beruházásokra fordítani.
A fejlesztések fő mozgatórugója – a papírhegyek “eltakarítása”, az adminisztráció megkönnyítése mellett – a HR belső ügyfeleinek jobb kiszolgálása, illetve a költségcsökkentés. “Az informatikai támogatás sokszor felfogásbeli változást is magával hoz: segít a HR elfogadtatásában, mert láttatja, hogy mi a szerepe a szervezetben, s tevékenységét mérhetővé, megfoghatóvá teszi” – teszi hozzá Török Tamás.
A fejlesztések viszont többnyire nem elég tudatosak: csak néhány cégnél illeszkedtek a HR stratégiába. A legtöbb vállalat a bevezetés előtt nem végzett megvalósíthatósági tanulmányt vagy megtérülési számításokat, sokan utólag sem figyelik a pénzügyi mutatókat és a felhasználók elégedettségét.
