Augusztus 20-án dolgoztak a Diageo Üzletviteli Szolgáltatások Kft. alkalmazottai, otthon maradhattak viszont augusztus utolsó hétfőjén, amely Nagy-Britanniában munkaszüneti nap. A cég ugyanis úgynevezett közös szolgáltató központ (Shared Service Center – SSC), s jelenleg az anyavállalat brit és ír piacai számára nyújt üzletviteli és pénzügyi szolgáltatásokat. Egyebek mellett az onnan kapott számlákat fizeti ki és oda is számláz, tehát a munkaidő is az ottanihoz igazodik. Munkarendje akkor lesz igazán bonyolult, ha a tervek szerint átveszi a Diageo többi európai vállalatának kiszolgálását is.
CSAK A LEGJOBBAT. Az SSC-k létrehozása azon az elven alapszik, hogy minden cégnek arra a tevékenységre érdemes koncentrálnia, amelyben igazán jó, kár tehát olyasmire energiát pazarolnia, ami nem tartozik az alaptevékenységéhez. “Ráadásul gyakran előfordul – mutat rá Várnai Éva, a KPMG Consulting Kft. partnere -, hogy például a vállalati bérszámfejtés ugyanolyan rosszul szolgálja ki a belső ügyfeleit, mint az ügyfélszolgálat a külsőket.” A megoldás: olyan szervezeti egységet hoznak létre, amely az adott tevékenységet alaptevékenységként végzi, s abban érdekelt, hogy ügyfeleit minél jobban és minél alacsonyabb költséggel szolgálja ki.
Ez a felismerés hozta meg a tevékenység-kihelyezés (outsourcing) felvirágzását, s e megoldással rokon a szolgáltató központ létrehozása is. Utóbbi lehet jogilag önálló cég, s ekkor outsourcingnak számít, de szerveződhet a vállalat egyik divíziójaként is. “A lényeg az, hogy az ügyfeleivel szerződést kössön, amelyben rögzítik, hogy utóbbiak számára milyen szolgáltatásokat, milyen határidővel és milyen minőségben végez el, s a szolgáltató központ alkalmazottai érdekeltek legyenek a teljesítésben” – összegzi Várnai Éva. Így az SSC tevékenységében a hangsúly a szolgáltatásra kerül.
Egy számviteli profilú szolgáltató központ például vállalhatja, hogy minden hónap ötödikére mérleget készít, s emellé még belső jelentéseket is letesz az asztalra. Ebből a szempontból más-más igénye van a gyártóhelyeknek, a marketingnek, az értékesítésnek vagy a mérnöki irodának, s a szolgáltató központtól mindegyik a számára szükségeseket kaphatja meg. Előírhatják, hogy minden szállítói számlát két napon belül alá kell íratni az illetékessel, majd határidőre – de a jó likviditás menedzselés érdekében annál nem korábban – ki kell fizetni. “Fontos, hogy a szolgáltató központban dolgozók teljesítményét mérni lehessen, s eszerint kapják a bérüket is” – hangsúlyozza Várnai Éva. Az SSC ugyanis nem azonos azzal, hogy valamilyen funkció ellátására központi szervezetet hoznak létre. Utóbbi gyakran inkább utasításokat ad, nem pedig kiszolgál.
Szolgáltató központot akkor érdemes kialakítani, ha egy cégnek sok telephelye vagy leányvállalata van. Az első lépés a megvalósíthatósági tanulmány elkészítése, amely kitér arra, mennyi költséget lehet megtakarítani, a központot házon belül, vagy önálló jogi egységként érdemesebb-e létrehozni, milyen folyamatokat szükséges szabványosítani, célszerűbb-e a munkatársaknak földrajzilag azonos helyen dolgozni, vagy jobb-e virtuális iroda, amikor az alkalmazottak csak telekommunikációs kapcsolatban állnak egymással.
Az első közös szolgáltató központokat az 1980-as évek elején hozták létre a világon, s számuk ma is gyorsan nő. Legtöbbjük pénzügyi területen alakult, az ilyen folyamatok ugyanis viszonylag könnyen egységesíthetők, nem tekintik ezeket stratégiai fontosságúnak, továbbá sok alkalmazottra van hozzájuk szükség, tehát számottevő megtakarítás érhető el. A pénzügyi SSC-t működtető cégek azonban gyakran továbblépnek, ugyanis egy országon belül a személyzeti adminisztráció, az adózás és a jogi terület is könnyen összevonható. Globálisan az informatikai szolgáltatást lehet szolgáltató központba vinni, ha mind a hardvert, mind a szoftvert egységesítik.
Az Oracle Hungary az elsők között kapcsolódott rá a nemzetközi cég három éve létrehozott szolgáltató központjára, amelybe a pénzüggyel kapcsolatos üzleti folyamatokat vonták össze. “Oda tartozik majdnem minden adminisztráció, például a beszerzés, a számlázás, a főkönyvi könyvelés, az alkalmazottak költségelszámolása” – számol be Buzási Tamás, aki az egyik üzleti folyamatért felel egész Európában. Az SSC létrehozásának fő oka a folyamatok egységesítése volt. “Mivel az Oracle tőzsdén jegyzett cég, fontos, hogy hamar konszolidálni tudja a pénzügyi adatokat, márpedig korábban a világon különböző rendszereket, adatokat, számítási módokat használtak a leányvállalatok” – tájékoztat Deme Csaba, az Oracle Hungary marketingigazgatója. Az SSC létrehozása óta a folyamatok nagyrészt (van, ahol 90 százalékban) egységesek, de az országok közötti jogi különbségek miatt minden nem lehet egyforma. “A számviteli törvény még Európában sem egységes” – emlékeztet Buzási Tamás.
Három központjuk van a világon, az európai cégeket kiszolgáló például Dublinban található, ám mindegyik az Amerikában lévő számítógépre kapcsolódik. Ha például Magyarországra érkezik egy számla, azt itt beszkennelik, kikerül Dublinba, ahol egyeztetik a megrendeléssel, majd lekönyvelik, kifizetik, s az egészet Amerikában tárolják. Az Oracle saját szoftver rendszerét használó SSC az egyes országokkal szerződést köt, s az ebben rögzített teljesítménymutatókat mérik (például azt, hogy hány számlát kellett stornózni vagy naponta kiadni). Azáltal, hogy a korábbi 90 helyett csak egy rendszert működtetnek, számottevő költségmegtakarítást értek el.
ITTHONI ÚTTÖRŐK. A szeszesitalgyártó és -forgalmazó multinacionális cég, a Diageo két éve döntött egy európai szolgáltató központ létrehozásáról, s 14 ország 19 városa közül Budapestet választotta ki helyszínnek. Angliában, Írországban és Skóciában eddig is volt más piacokat kiszolgáló SSC, de a tervek szerint hozzánk telepítik át ezeket is. Két év múlva több mint tíz ország üzleti folyamatait kezelik majd Budapestről. Most a Diageo négy legnagyobb piaca közül kettőt, Nagy-Britanniát és Írországot szolgálják ki. “A helyszín kiválasztásakor nem a költség volt a fő szempont, bár azt is figyelembe vették, hogy itt olcsóbb az ingatlan és a munkaerő, mint például Nagy-Britanniában” – közli Horváth Róbert ügyvezető igazgató. Amellett, hogy Magyarország gazdasági helyzete megnyugtató, döntő szerepet játszott, hogy a felvehető munkatársak pénzügyi ismerete és nyelvtudása itt volt a legjobb. Ennek részben az is oka, hogy Angliában már sok SSC működik, s ezek felszívták az alkalmas szakembereket. A tavaly júliustól működő központban most több mint 130-an dolgoznak, s jövő ilyenkor már 300 közeli lesz a létszám.
A budapesti központ SAP rendszer segítségével kezeli a vevőket (például innen számláznak), a beszállítókat (a kiszolgált piacokon megrendelt szolgáltatást innen fizetik ki), és pénzügyi jelentéseket készít. A számlák Budapestre érkeznek, ezeket beszkennelik a számítógépbe. A kimenő számlákat itt készítik el elektronikus formában, de egy partner cég nyomtatja ki és postázza azokat a kinti piacokon. Az elektronikusan számlázó vagy rendelő partnerek száma egyelőre kevés; mint Horváth Róbert rámutat, Írországban több mint 10 ezer cégnek, köztük kocsmáknak adnak el közvetlenül. Budapesten történik a dolgozók költségelszámolása is, s piaci információt is szolgáltatnak – például azt, hogy egy hét alatt mennyi fogyott el egy adott márkából. A folyamatokat 90 százalékban globálisan egységesítették, a fennmaradó 10 százaléknyi lokális folyamat helyi sajátosságokból adódik.
Az SSC szerződést köt a kiszolgált országokban működő divíziókkal, ebben rögzítik mindkét fél kötelezettségeit és az elszámolás szabályait. Teljesítményüket naponta mérik, piaconként 25-30 mutatószám alapján. Ilyen például, hogy hány számlát fizettek ki határidőre, mekkora a kinnlevőség állománya, lezárták-e adott napra a főkönyvet. Most vezetik be az új ösztönzési rendszert: az úgynevezett Balanced Scorecard segítségével személyre szólóan lebontják a vállalati célokat, s a javadalmazás is részben ehhez kapcsolódik majd.
EGYSÉGESÍTÉS. A Wallis-csoport az informatikai szolgáltatást végzi egy helyről a tagvállalatoknak. A cél a színvonal emelése és a költségek csökkentése, kiszámíthatóvá tétele volt. A csoporton belül a Wallitrade Kft. korábban is foglalkozott informatikával, kézenfekvő volt tehát, hogy ez a cég kapja meg a feladatot. Felmérték az igényeket, s egységes koncepciót alakítottak ki ezek maximális kielégítésére. “A cégek elmondták, hogy mit szeretnének, de a megvalósítás formájáról az informatikusok döntöttek, mert ez szakmai kérdés” – mondja Juhász Lajos, a Wallis-csoport informatikai igazgatója. A szolgáltatói tevékenységről szerződést kötöttek a partnerekkel. Létrehoztak egy közös hálózatot, a Walnetet, amely minden kívánt feladatot kiszolgál, s rajta keresztül elérhetők a különböző alkalmazások, például a tervező rendszer vagy az SAP. A szolgáltatás színvonala így egységes lett, s még ott is javult, ahol korábban a legfejlettebb volt.
