Élet-Stílus

Business Letter (Üzleti levelezés)

Az üzleti levelezés a mindennapi életünk fő formája. Írásban rögzítjük, megerősítjük a megállapodásainkat, de egyre gyakoribb a magánéletünkben is egy-egy hivatalos levél megfogalmazása (pl. reklamáció). E heti anyagunkban összefoglaljuk a üzleti levelezés szabályait kiegészítve a legfontosabb szó- ill. kifejezés fordulatokkal, amelyek egy hivatalos levél részét képezhetik.

Levélforma

Feladó – a levélpapír fejlécében vagy ha szöveges a fejléc, a levél jobb felső sarkában.
Névvel, pozícióval, cégnévvel, címmel, (további elérhetőségekkel)

Dátum – Angol levelezésben ez a jobb felső sarokban írtak alatt helyezkedik el.
Formája: 10. 10. 2002. vagy 10 October 2002

Címzett – levél bal oldalán, kissé lejjebb a saját címünknél.
Névvel, pozícióval, cégnévvel, címmel, (további elérhetőségekkel)

Megjelölés
Tisztázza a levél bizalmassági fokát, ill. korábbi viszonyait.

Re: – Válasz korábbi levélre
Fw: – Másik levél továbbítása
Confidential – Bizalmas
Private – Magánlevél

Megszólítás
A megszokott megszólítás az angol nyelvű hivatalos levelezésben a „Dear”.

• Ha nem tudja, ki a címzett:

Dear Marketing Director,
Dear Sir or Madam,
To Whom It May Concern, (nagyon formális)
Dear Sirs, Dear Colleague(s),

• Ha tudja a címzett nevét:

Dear Mr. Smith,
Dear Ms. Smith,


(Fontos: nők esetében használja a Ms. megszólítást, hacsak nem lát direkt utalást a Mrs vagy Miss használatára!)

• Ha már ismeri a címzettet és már közelebbi üzleti vagy baráti kapcsolatban van:

Dear Jack,
Dear Marian,

• Ne lepődjünk meg azonban, ha amerikai partnerünktől egyszerű „Hi” megszólítással kapunk levelet – ez esetben hasonló megszólítással válaszoljunk.

Az első bekezdés tartalmazza a tárgyat és megfogalmazza a levél írásának okát vagy célját. Érthető, lényegretörő, tömör és teljes legyen.

A szövegtörzs egy vagy több bekezdésből álljon, logikusan építse fel a mondanivaló menetét. Ha több bekezdésből áll, mindegyiknek különböző és jól meghatározott fókusza legyen, továbbá a paragrafusok közti összefüggés/váltás világos legyen. Minden lényeges konkrét információ legyen benne (pl. korábbi levélre hivatkozásnál a levél dátuma, az ügyben résztvevő személyek neve, hivatkozási ügyiratszám, stb.)
Tartalmazza az esetleges kéréseket (pl. szívesség vagy felvilágosítás)

Az utolsó bekezdés foglalja össze minden kétséget kizáróan, hogy mi a véleményünk a levél tárgyáról, mit akarunk elérni. Pozitív, egyértelmű, határozott és világos legyen. (Pl. I look forward to receiving your application soon. I hope you will understand our position and I regret that we cannot help any further.) A levél utolsó mondata/bekezdése tartalmazzon utalást a további lépésekre– vagy amit elvár a címzettől, vagy amit saját maga tesz. Csak akkor írjuk a megszokott “please don’t hesitate to call” felszólítást, ha valóban ezt szeretnénk.

Elköszönés, aláírás

• Ha nem tudja, ki a címzett:

Yours faithfully,

• Ha tudja a címzett nevét:

Yours sincerely,

• Ha név és beosztás szerint címezte a levelet, az aláírása is névvel, beosztással jelenjen meg.

• Ha már ismeri a címzettet és/vagy közelebbi üzleti vagy baráti kapcsolatban van:

Best wishes,
Best regards,

• Ha keresztnévvel szólította meg, akkor csak keresztnévvel is írja alá.

Néhány jó tanács

• Ha egy nagyobb vállalat nevében ír levelet, használjon többes számot (we). Ebben az esetben vigyázzon, hogy egy levélen belül ne váltogassa a személyes névmást.

• Kezdje a végén! Határozza meg, mit akar közölni, majd az ehhez szükséges szempontokat listázza ki önmagának. Nézze át, és hagyja el azokat, amelyek nem kapcsolódnak a fő témához. Jó hivatalos levélnek az erőssége a célirányosság.

• Mondja egyszerűen! Nehézkes kifejezéseket, amit szóban sem használna, ne is írjon le.

• Ne írjunk töltelékmondatokat! Minden mondatban legyen valami, amit eddig még nem tudott az olvasó és a célt közelíti. Olvassa végig a levelet és húzza ki azokat a szavakat, részmondatokat, mondatokat, amelyek nem tartalmaznak új információt! Azért ne essen a ló túloldalára, pl. legyen óvatos a melléknevekkel, mert elhagyásuk gyengítheti a mondanivalót. Ne használjunk rövidítéseket és összevont alakokat, hétköznapi kifejezéseket és kötőszavakat, valamint többszavas igéket.

• A levél hangvétele igazodjon a témához: hivatalos ügyben legyen formális, egyébként a partnerkapcsolathoz igazodó. Ha baráti kapcsolatban vagyunk a levelet fogadóval, lehet közvetlen hangú is – de vigyázzunk, hogy ekkor is a tényekre és célokra fókuszáljunk a levélben.

Useful Key Phrases

Opening/Reference/Reason for Writing – Bevezetés, hivatkozás

• With reference to…
– your advertisement in the Times, …
– your letter/fax/e-mail of 23rd March, …
– your phone call today, …
– our preliminary correspondence
– your inquiry …
• I am writing to
– enquire about …
– apologize for …
– confirm …
– complain …
– express my dissatisfaction with …
– inform you that …
• Thank you for
– your letter of [date] concerning
– opening an account with…
– sending me a [catalogue, quotation]
– your enquiry of [date]
– your letter of March 5th.
• I am contacting you regarding …
• This is to inform you …
• Referring to your letter of [date] concerning the …
• Regarding your advertisement (ad) in …

Requesting – Kérés

• Could you possibly … ?
• I would be grateful if you could …
• [after the reference], would (could) you please send me …
• I would also like to know …
• Could you tell me whether …

Agreeing to Requests – Beleegyezés

• I would be delighted to…
• We would also like to inform you…
• Regarding your question about…
• In answer to your question (enquiry) about…

Giving good news – Jó hír

• We consider this incentive…
• We are confident…
• We assure you…
• We hope to…
• We are most grateful for…

Giving Bad News – Rossz hír

• Unfortunately…
• I am afraid that…
• We must ask you to …
• Much to our regret we are unable to …
• We regret to tell you…
• We must ask you to…
• We have no alternative but to…
• Under these circumstances…

Giving neutral statements – Semleges

• I would like to take this opportunity …
• I let you know …
• The fact that …
• As stated …
• As…, I will be happy to answer any questions you may have regarding…

Closing Remarks – Záró mondatok

• Please let us know…
• Please, make sure…
• Thank you for your help.
• Please contact us again if
– we can help in any way.
– there are any problems.
– you have any questions.
• Should you have any questions, do not hesitate to contact me.

Reference to Future Contact – További lépések

• I look forward to…
– hearing from you soon.
– hearing your response.
– meeting you next Tuesday.
– seeing you next Thursday.
– receiving your order.
– welcoming you as our client (customer).
• I would be most grateful if you would look into this matter as soon as possible.
• Please contact me if you require further details.
• Please do not hesitate to contact me should you require further information.
• Please let me know as soon as possible what action you propose to take.
• I trust that you will give this matter your urgent attention.
• I hope you can settle this matter to my satisfaction.

Enclosing Documents – Mellékletek csatolása

• Enclosed you will find…
• Please find enclosed/attached…
• See files attached.
• We are returning a copy of…
• We enclose/attach…

Ajánlott videó

Ha kommentelni, beszélgetni, vitatkozni szeretnél, vagy csak megosztanád a véleményedet másokkal, a 24.hu Facebook-oldalán teheted meg. Ha bővebben olvasnál az okokról, itt találsz válaszokat.

Nézd meg a legfrissebb cikkeinket a címlapon!
24-logo

Engedélyezi, hogy a 24.hu értesítéseket
küldjön Önnek a kiemelt hírekről?
Az értesítések bármikor kikapcsolhatók
a böngésző beállításaiban.