Levélforma
Feladó – a levélpapír fejlécében vagy ha szöveges a fejléc, a levél jobb felső sarkában.
Névvel, pozícióval, cégnévvel, címmel, (további elérhetőségekkel)
Dátum – Angol levelezésben ez a jobb felső sarokban írtak alatt helyezkedik el.
Formája: 10. 10. 2002. vagy 10 October 2002
Címzett – levél bal oldalán, kissé lejjebb a saját címünknél.
Névvel, pozícióval, cégnévvel, címmel, (további elérhetőségekkel)
Megjelölés
Tisztázza a levél bizalmassági fokát, ill. korábbi viszonyait.
Re: – Válasz korábbi levélre
Fw: – Másik levél továbbítása
Confidential – Bizalmas
Private – Magánlevél
Megszólítás
A megszokott megszólítás az angol nyelvű hivatalos levelezésben a „Dear”.
• Ha nem tudja, ki a címzett:
Dear Marketing Director,
Dear Sir or Madam,
To Whom It May Concern, (nagyon formális)
Dear Sirs, Dear Colleague(s),
• Ha tudja a címzett nevét:
Dear Mr. Smith,
Dear Ms. Smith,
(Fontos: nők esetében használja a Ms. megszólítást, hacsak nem lát direkt utalást a Mrs vagy Miss használatára!)
• Ha már ismeri a címzettet és már közelebbi üzleti vagy baráti kapcsolatban van:
Dear Jack,
Dear Marian,
• Ne lepődjünk meg azonban, ha amerikai partnerünktől egyszerű „Hi” megszólítással kapunk levelet – ez esetben hasonló megszólítással válaszoljunk.
Az első bekezdés tartalmazza a tárgyat és megfogalmazza a levél írásának okát vagy célját. Érthető, lényegretörő, tömör és teljes legyen.
A szövegtörzs egy vagy több bekezdésből álljon, logikusan építse fel a mondanivaló menetét. Ha több bekezdésből áll, mindegyiknek különböző és jól meghatározott fókusza legyen, továbbá a paragrafusok közti összefüggés/váltás világos legyen. Minden lényeges konkrét információ legyen benne (pl. korábbi levélre hivatkozásnál a levél dátuma, az ügyben résztvevő személyek neve, hivatkozási ügyiratszám, stb.)
Tartalmazza az esetleges kéréseket (pl. szívesség vagy felvilágosítás)
Az utolsó bekezdés foglalja össze minden kétséget kizáróan, hogy mi a véleményünk a levél tárgyáról, mit akarunk elérni. Pozitív, egyértelmű, határozott és világos legyen. (Pl. I look forward to receiving your application soon. I hope you will understand our position and I regret that we cannot help any further.) A levél utolsó mondata/bekezdése tartalmazzon utalást a további lépésekre– vagy amit elvár a címzettől, vagy amit saját maga tesz. Csak akkor írjuk a megszokott “please don’t hesitate to call” felszólítást, ha valóban ezt szeretnénk.
Elköszönés, aláírás
• Ha nem tudja, ki a címzett:
Yours faithfully,
• Ha tudja a címzett nevét:
Yours sincerely,
• Ha név és beosztás szerint címezte a levelet, az aláírása is névvel, beosztással jelenjen meg.
• Ha már ismeri a címzettet és/vagy közelebbi üzleti vagy baráti kapcsolatban van:
Best wishes,
Best regards,
• Ha keresztnévvel szólította meg, akkor csak keresztnévvel is írja alá.
Néhány jó tanács
• Ha egy nagyobb vállalat nevében ír levelet, használjon többes számot (we). Ebben az esetben vigyázzon, hogy egy levélen belül ne váltogassa a személyes névmást.
• Kezdje a végén! Határozza meg, mit akar közölni, majd az ehhez szükséges szempontokat listázza ki önmagának. Nézze át, és hagyja el azokat, amelyek nem kapcsolódnak a fő témához. Jó hivatalos levélnek az erőssége a célirányosság.
• Mondja egyszerűen! Nehézkes kifejezéseket, amit szóban sem használna, ne is írjon le.
• Ne írjunk töltelékmondatokat! Minden mondatban legyen valami, amit eddig még nem tudott az olvasó és a célt közelíti. Olvassa végig a levelet és húzza ki azokat a szavakat, részmondatokat, mondatokat, amelyek nem tartalmaznak új információt! Azért ne essen a ló túloldalára, pl. legyen óvatos a melléknevekkel, mert elhagyásuk gyengítheti a mondanivalót. Ne használjunk rövidítéseket és összevont alakokat, hétköznapi kifejezéseket és kötőszavakat, valamint többszavas igéket.
• A levél hangvétele igazodjon a témához: hivatalos ügyben legyen formális, egyébként a partnerkapcsolathoz igazodó. Ha baráti kapcsolatban vagyunk a levelet fogadóval, lehet közvetlen hangú is – de vigyázzunk, hogy ekkor is a tényekre és célokra fókuszáljunk a levélben.
Useful Key Phrases
Opening/Reference/Reason for Writing – Bevezetés, hivatkozás
• With reference to…
– your advertisement in the Times, …
– your letter/fax/e-mail of 23rd March, …
– your phone call today, …
– our preliminary correspondence
– your inquiry …
• I am writing to
– enquire about …
– apologize for …
– confirm …
– complain …
– express my dissatisfaction with …
– inform you that …
• Thank you for
– your letter of [date] concerning
– opening an account with…
– sending me a [catalogue, quotation]
– your enquiry of [date]
– your letter of March 5th.
• I am contacting you regarding …
• This is to inform you …
• Referring to your letter of [date] concerning the …
• Regarding your advertisement (ad) in …
Requesting – Kérés
• Could you possibly … ?
• I would be grateful if you could …
• [after the reference], would (could) you please send me …
• I would also like to know …
• Could you tell me whether …
Agreeing to Requests – Beleegyezés
• I would be delighted to…
• We would also like to inform you…
• Regarding your question about…
• In answer to your question (enquiry) about…
Giving good news – Jó hír
• We consider this incentive…
• We are confident…
• We assure you…
• We hope to…
• We are most grateful for…
Giving Bad News – Rossz hír
• Unfortunately…
• I am afraid that…
• We must ask you to …
• Much to our regret we are unable to …
• We regret to tell you…
• We must ask you to…
• We have no alternative but to…
• Under these circumstances…
Giving neutral statements – Semleges
• I would like to take this opportunity …
• I let you know …
• The fact that …
• As stated …
• As…, I will be happy to answer any questions you may have regarding…
Closing Remarks – Záró mondatok
• Please let us know…
• Please, make sure…
• Thank you for your help.
• Please contact us again if
– we can help in any way.
– there are any problems.
– you have any questions.
• Should you have any questions, do not hesitate to contact me.
Reference to Future Contact – További lépések
• I look forward to…
– hearing from you soon.
– hearing your response.
– meeting you next Tuesday.
– seeing you next Thursday.
– receiving your order.
– welcoming you as our client (customer).
• I would be most grateful if you would look into this matter as soon as possible.
• Please contact me if you require further details.
• Please do not hesitate to contact me should you require further information.
• Please let me know as soon as possible what action you propose to take.
• I trust that you will give this matter your urgent attention.
• I hope you can settle this matter to my satisfaction.
Enclosing Documents – Mellékletek csatolása
• Enclosed you will find…
• Please find enclosed/attached…
• See files attached.
• We are returning a copy of…
• We enclose/attach…
