A belső pr nem a nagyvállalatok fényes papírra nyomott, rendszeresen megjelenő belső hírleveleinél és nem is az intranetnél kezdődik. Egy 10–15 személyes kisvállalkozásnak is van belső kommunikációja, amely ugyanúgy szervezést és rendszerességet igényel, mint a könyvelés vagy az adóbevallás.
Mit érhetünk el a belső kommunikációval? A cég vezetése könnyebben, több információ birtokában hozhat döntést, az alkalmazottak tájékozottsága révén gördülékenyebb lesz a munkavégzés, a vállalati kultúra erősítése révén nagyobb lesz a lojalitás, s nem utolsósorban munkatársaink jó hírünket kelthetik. De már az is eredmény, ha „csak” jobban érzik magukat. Nézzük meg, milyen eszközök állnak rendelkezésünkre!
Több mint praktikus
A belső kommunikáció nem csupán a napi ügymenet, a munkaszervezés miatt fontos, hanem alakítja a cégkultúrát, amely egyfajta tükörképe, látlelete cégünknek. Alkalmazottaink teljesítményét pedig nagyban befolyásolja a munkahelyi légkör, az általános közérzetük. Önbecsülésüket, munkájuk minőségét növelhetjük a hatékony kommunikáció révén. A velük folytatott párbeszédben legyünk kezdeményezők, és mindig tartsuk egyik ujjunkat az információáramlás pulzusán.
A vezetők közötti kommunikáció legalább annyira fontos és szükségszerű, mint az alkalmazottakkal folytatott párbeszéd, hiszen bármi történik is a cég életében, arról a vezetőknek mindig előbb kell tudniuk, mint az alkalmazottnak. Ezért célszerű a vezetőknek egymás közt megfelelő fórumot találniuk a tájékoztatásra, s ezután együtt eldönteni, hogy a cég mely részlegeit érinti az adott információ – például egy rendelés módosítása a beszerzést és a gyártást, egy határidő változása a szállítást. Nagyon fontos, hogy az érintetteket lehetőleg egy időben tájékoztassuk, így elkerülhető az egyes részlegek vagy akár személyek közötti rivalizálás.
Kisvállalkozások esetében a kommunikátor legyen maga a cégvezető. Közepes vállalkozásoknál célszerű, ha a vezetők közül mindig egyvalaki kommunikál az alkalmazottakkal, ez növeli az üzenet hitelességét.
Tájékoztassunk írásban és szóban is. Az előbbi legegyszerűbb formája a faliújság, amelyen egyaránt szerepelhetnek általános információk (a cég missziója, munkaszüneti napok, eddigi kiemelkedő eredmények) és aktuális témák (az új dolgozók önéletrajza, fényképe, a cégről megjelent újságcikkek, a szektor aktuális hírei). Fontos a rendszeres frissítés.
A szóbeli tájékoztatáshoz nemcsak a munkamegbeszélések tartoznak, amikor az operatív feladatokat kiosztjuk, hanem azok az értekezletek, gyűlések is, amelyeken az alkalmazottak tájékoztatást kapnak a cég életéről, az elmúlt időszak teljesítményéről, a tervekről, szervezeti változásokról. Ezeken a fórumokon egyúttal lehetőséget kell adni a párbeszédre, sőt kifejezetten bátorítsuk munkatársainkat, hogy osszák meg velünk véleményüket, tegyenek „jobbító javaslatokat”.
Nagyon fontos, hogy már a kezdet kezdetén így alakítsuk a belső kommunikációt, hiszen később a dolgozók már bátortalanabbul vállalják véleményüket. Egy kisvállalkozás esetében pedig a névtelenséget ígérő levelesláda sem kivitelezhető – a felvetett téma sokszor azonosítja a „feladót”.
Fontosabb döntések meghozatala előtt célszerű kikérni az alkalmazottak véleményét. Így azt érezhetik, hogy számítunk a tapasztalatukra, a szakértelmükre, egyben elkerülhetjük az utólagos szemrehányásokat.
A főnök ajtaja mindig nyitva áll – és be is lépnek rajta? Sok cégvezető megelégszik annyival, hogy biztosítja munkatársait: „hozzá mindig lehet fordulni”. A lehetőség megadása kevés ahhoz, hogy kialakuljon a rendszeres információáramlás.
Ellenpélda: egy termelési cég vezetője mindennap 1 és 2 óra között végigmegy a gyáron, és mindenkivel vált néhány szót. Nem sajnálja rá az időt, hiszen így mindig „képben van” – nemcsak az aktuális munkafolyamatokról tud, hanem az egyes emberekről, az általános közérzetről, munkatársait foglalkoztató témákról is. Az alkalmazottak becsülik ezért, s egy idő után „megnyílnak”, nem rejtegetik véleményüket, tudatában lesznek: mindenki egyaránt fontos a cég számára.
Egy mondás szerint a munka 90 százaléka kávézás és cigarettaszünet alatt készül el. Ez is mutatja, hogy ha nem szervezzük tudatosan, belső kommunikációnk akkor is kialakul, létezik. Ennek szerves része az informális kapcsolattartás és információáramoltatás, amelynek erőssége és egyben veszélye is a gyorsasága. A rendszeres tájékoztatás és a párbeszéd hiányában ugyanis villámgyorsan kifejlődik a munkahelyet megmérgező pletyka. Ez kétszeresen is veszélyes: egyrészt leronthatja az alkalmazottak együttműködési készségét és teljesítményét, másrészt a berkeken kívülre kerülve ronthatja a cég megítélését, elriaszthatja az ügyfeleket. Ugyanakkor ha megfigyeljük, kik a „véleményvezérek”, s az ő tájékoztatásukkal külön törődünk, a büfében és az ebédszünetekben kialakuló beszélgetések erősíthetik a csapatszellemet, s még gördülékenyebbé tehetik a munkát.
