Ezeket a kérdéseket naponta teszik fel maguknak a vállalat vezetői, tulajdonosai. Ennek megválaszolásában segíthet az úgynevezett vállalati tükör, amely tulajdonképpen egy helyzetfeltárás, átvilágítás a vállalkozás adott helyzetéről az EU-csatlakozásra való felkészülés szempontjából. A vállalati tükör egy tematikus kérdéssor, amely kiterjed a cég üzleti-gazdasági működésének lehetőség szerint minden részterületére, a felmérés megállapítása alapján pedig módszertani segítséget ad a felkészüléssel kapcsolatban. A kérdések megválaszolását a vállalat vezetői maguk is elvégezhetik.
A vállalati tükör létrehozása természetesen nem helyettesíti a menedzsment-szakirodalom és a tanácsadók igénybevételét, viszont hozzájárul ahhoz, hogy a vállalkozók az EU felkészüléssel, alkalmazkodással kapcsolatban egyrészt pontosabban meg tudják fogalmazni problémáikat, másrészt azonosítani tudják hiányosságaikat és feladataikat. Ennek eredményeként a vállalati tükör elkészítésével minden vállalkozó szembenézhet majd azzal a kérdéssel: tudja-e, hogy mivel kell számolnia a gazdálkodása egyes területein az EU-csatlakozás után? A tesztet félévenként tanácsos elkészíteni, hiszen a rendszeres felmérés hozzásegítheti a céget, hogy időről időre ellenőrizze a felkészülésnek, alkalmazkodásának helyzetét, további tennivalóit.
9 tipp, ahogyan hasznossá tehető a vállalkozói EU-tükör
1. Következetes és ismétlődő alkalmazása esetén a módszer egy EU-dokumentációt eredményez a vállalkozás számára.
2. Az átvilágítást szolgáló kérdések legyenek érvényesek a vállalkozásra. Ne erőltesse ha az egyes kérdések nem alkalmazhatók, viszont ha más kérdések, vizsgálati szempontok fontosak, azokat vegye figyelembe.
3. A vizsgálatot rendszeresen, ajánlatos félévente megismételni. Ugyanazokat a szempontokat használja!
4. Ha már valamennyi kérdést feldolgozta, célszerű tisztázni a válaszok összhangját és esetleges ellentmondásait is.
5. Válasszon megfelelő módszert, amellyel a fontos, illetve kevésbé fontos kérdéseket, feladatokat megkülönbözteti egymástól
6. Vonja be munkatársait a kérdések megválaszolásába. Az együttgondolkodás a vállalati stratégiai megközelítés sikerének egyik legnagyobb ereje: a vállalkozás jövőképének közös kidolgozása önmagában véve is mobilizáló, ösztönző erőt jelent.
7. Írjon következtetéseket, elvárásokat!
8. Ne riadjon vissza attól, ha sok kérdésre nem tudja a választ, sőt azt sem tudja hol kaphat rá érdemi választ
9. Tegyen fel kérdéseket, küldje el azokat a szakmai, érdekképviseleti szervezeteknek. Ez alapján szorgalmazza szervezett formában a felmerülő problémák együttes megvitatását.
Stratégiai kérdések
A vállalati tükör első kérdései a vállalati stratégiával kapcsolatosak: Milyen változások adódnak a vállalat számára az EU viszonylatú aktív üzletpolitika kialakítása során? Milyen új lehetőségei vannak? Milyen konkurensekkel kell számolni?
Ezen kérdések megválaszolásához pontosan tisztában kell lennie a cég vezetőinek, hogy az a tevékenység amelyet végez, milyen pozíciót foglal el a hazai piacon. Sok vállalkozás felesleges pénzkidobásnak tartja, hogy ennek tisztázására pénzt áldozzon, mégis érdemes akár néhány millió forintért is piackutatást végeztetni annak érdekében, hogy felmérjük piaci helyzetünket. Ennél az összegnél jóval nagyobb veszteséget szenvedhetünk el ugyanis, ha nem leszünk képesek helyt állni az EU piacain. Egy ilyen felmérés nemcsak a stratégia, hanem marketing, szállítási, humán-erőforrás és finanszírozási kérdésekben is jó támpontot nyújthat. A munkát lehetőleg jól felkészült, referenciákkal rendelkező cégre bízzuk, amely a nemzetközi piacokról is rendelkezik ismeretekkel, kapcsolatokkal.
A stratégiai kérdések megválaszolása után hasznos a munkatársakkal együtt értékelni a megállapításokat és közösen megfogalmazni azokat a feladatokat, amelyek mentén a saját vállalkozásuk EU-felkészítése célszerű és gyakorlatias irányt vehet.
A következő kérdéscsoportok az egyes részterületek elemzését segíti elő. Megoldásukhoz célszerű, ha a vállalkozó, illetve a cég vezetői bevonják az adott szakterületen illetékes munkatársakat is, valamint megbízzák őket, hogy bontsák további elemeikre az alábbi kérdéseket, illetve fogalmazzák meg a saját problémáikat az egyes kérdéscsoportokban.
Vevők-ügyfelek
Az EU-csatlakozással kapcsolatban számos partner-vállalkozó helyzete is megváltozik, ami lényegesen befolyásolhatja a saját üzleti tevékenységét is. Ennek érdekében arra kell választ találniuk, hogy az EU-viszonylatban mely vevőkkel kívánnak kapcsolatra lépni, kiket kívánnak felkeresni. Ennek érdekében szükséges végiggondolni hogyan lehet javítani cégének hírnevét, imázsát, milyen intézkedéseket kell tenni, hogy megfelelően felhívják a célzott vevők-ügyfelek figyelmét a cég termékeire, szolgáltatásaira.
Versenytársak
Lényeges kérdés, hogy a cégnek milyen versenytársakkal kell megküzdenie az EU piacain. Ha ismerjük a versenytársakat, termékeiket és piaci pozícióit, választ kaphatunk arra, hogy miben rejlenek a cégünk fő erősségei és gyengéi, illetve, hogy miért jobbak, vagy gyengébbek a fő versenytársak. A potenciális vevőkről, ügyfelekről és a versenytársakkal kapcsolatos információk megszerzéséhez legjobb, ha valamely üzleti partnerkereső szolgáltatást (kamarák, ITDH) veszi igénybe, amelyek többnyire ingyenesek, de értékes információkhoz juthatunk az internet segítségével is. Hihetetlennek hangzik, de az üzleti információszerző cégek is jórészt ilyen legális és nyilvános csatornákon keresztül szerzik az információikat.
Piacok, marketing
Nincs olyan termékpiac, amelyet ne érintene valamilyen módon az EU-csatlakozás. Tisztában kell lenni azzal, hogy azon termékekre, szolgáltatásokra vonatkozóan, amely cégének fő erőssége, vonatkozik-e valamilyen speciális szabályozás. Látni kell azt is, hogyan fejlődik az ön termékeinek, szolgáltatásainak piaca Magyarországon és az EU-ban. Az EU-csatlakozás azt is jelentheti, hogy új termékekkel vagy szolgáltatásokkal kell megjelenni vagy megszokott termékeket más módon kell értékesíteni. Érdemes elgondolkodni azon is, hogy cégének ezek közül hol lehetnek gondjai.
Humánpolitika
A megváltozott környezetben valószínűleg új szakmai ismeretekre, személyi felkészültségekre is szükség lesz. Minél előbb fel kell mérni, hogy hány munkatársra lesz szükség a jövőben, illetve a jelenlegieknek milyen továbbképzést kell biztosítani. Ha erre is megvan a válasz, akkor érdemes pályázni a Munkaügyi Minisztériumnál a munkavállalóik képzésére. A kisebb vállalkozásoknál talán még a piackutatásnál is elhanyagoltabb terület a humánerőforrás menedzselés. Ez esetben egy átfogó HR elemzés készítése, egy HR tanácsadó felkeresése ajánlatos.
A EU-ban a megrendelésekhez szinte kizárólag pályáztatás útján lehet hozzájutni. Egyre inkább ez a tendencia nemcsak az állami, hanem a magánszektorban is. Fontos kérdés ezzel kapcsolatban, hogy alkalmazzon-e egy cég főállású profi EU pályázatírót. A szakemberek egy része inkább azt javasolja, hogy bízzuk pályázati ügyeinket külső cégre. Ugyanez a helyzet igaz más szakterületekre is: a kis-és közepes vállalkozások EU-ügyeink intézésére bízzanak meg külső céget. Ilyenkor nemcsak a bérköltséget takaríthatjuk meg, de az adózás, a számvitel területén koncentráltabb tudású szakemberhez juthatunk. Vannak azonban olyan cégek is, amelyek a rendszeres pályázás mellett döntöttek, és ehhez saját forrást vesznek igénybe, sikerrel.
Tervezés
Az EU-csatlakozás egyik nagy kihívása, hogy újra meg kell tervezni a vállalkozás működését, az információszerzést, érdekképviseletet és persze a pénzügyi következményekkel járó intézkedéseket. Szükséges végiggondolni, hogy milyen vállalati célokat és terveket kell a következő években megvalósítani, valamint, hogy ennek alapján milyen intézkedéseket kell meghozni és ez milyen pénzügyi és szervezési következményekkel jár.
Finanszírozás
Ahhoz, hogy lássa milyen fejlesztéseket és változtatásokat kell végrehajtania, szükséges, hogy tisztában legyen a cége saját pénzügyi helyzetével. Nem árt, ha a rendes évi mérlegkészítés mellett a vállalat pénzügyi, gazdasági igazgatójával tüzetesebben elemzik a rövid, és hosszú távú pénzügyi kötelezettségeket. Már jelenleg is, de a csatlakozás után teljes jogúan részesülhetnek a hazai vállalkozások az EU különböző alapjaiból. Fontos tájékozódni, hogy a hitelek mellett az EU-tól milyen forrásokat vehet igénybe. (Ebben a témában rendez szemináriumot az Üzlet&Siker szeptember 2-án. Jelentkezni lehet a beragasztott jelentkezési lapon, vagy a www.uzletessiker.hu oldalon.)
Az EU-helyzetértékelést követően készítsünk komplex vállalati EU-stratégiai tervet.
Azt, hogy a felkészülési stratégiában és annak menetrendjében az adott vállalatnál mely feladatok milyen súllyal szerepeljenek, a cég sajátosságainak megfelelően kell megállapítani. Így például, hogy a stratégián belül mekkora szerepet kap a cég saját erősségeinek vagy éppen a külső környezetnek a figyelembevétele. A jövőképhez pedig hozzátartozhat olyan feladatmeghatározás is, mint a cég erőteljesebb lobbitevékenysége, bizonyos információforrások rendszeres igénybevétele, a cégen belül célirányos felkészítő oktatás.
Vállalkozók az EU-felkészültségről
A magyarországi kis- és középvállalkozások 39 százaléka jelentős, vagy alapvető változásra számít az uniós csatlakozás miatt, 88 százalékuk azonban a felmerülő költségek fedezetére nem különített el pénzt. A PricewaterhouseCoopers közelmúltban készített felméréséből az is kiderül, hogy a kis- és középvállalkozások 58 százaléka saját bevallása szerint még fel sem mérte: a csatlakozás miként fogja befolyásolni a jelenlegi vám- és áfa nyilvántartási rendszerét, adatszolgáltatási kötelezettségét, vagy adóterheit.
A tanácsadó cég Budapest mellett négy további nagyvárosban kérdezte meg a cégek vezetőit arról, hogy mennyire fogja befolyásolni vállalata piaci helyzetét az uniós csatlakozás. A megkérdezett városokban (Győr, Szeged, Pécs, Debrecen, Budapest) a kis- és közepes vállalkozások vezetőinek 39 százaléka vár teljes vagy erőteljes változást a csatlakozástól. Ugyanakkor kismértékű változásra 20 százalékuk számit, míg 4 százalékuk nem gondolja, hogy valami is történni fog.
A válaszadóknak átlagosan 4 százaléka gondolta úgy, hogy teljes mértékben érinti cégét az unióba való belépés. Az érintett városok közül Szegeden a válaszadók 11 százaléka gondolja úgy, hogy teljes mértékben fogja érinteni a csatlakozás, míg a többi városban a cégeknek 2 százaléka vélekedett így.
Összességében a válaszadóknak 35 százaléka gondolja úgy, hogy erősen befolyásolja majd a tevékenységét az egységes piacra való belépés. A legtöbben – 46 százalék – Győrben vár erős változást, míg a legkevesebben 12 százalékkal Debrecenben gondolkoznak így. Az uniós csatlakozás miatt közepes változásra számít a válaszadók 37 százaléka.
Kismértékű változásra a válaszadók 20 százaléka számít összességében. E lehetőséget a legnagyobb arányban 40 százalékban Debrecenben választották, míg Budapesten csupán 10 százalék érzi így.
Az összes válaszadó 4 százaléka válaszolta, hogy egyáltalán nem érinti majd az uniós csatlakozás. Budapesten a válaszadók közül senki sem gondolkodott így, míg Debrecenben 8 százalék azoknak az aránya akik semmilyen változásra sem számítanak.
A PricewaterhouseCoopers felmérése arra is kiterjedt, hogy e cégek különítettek-e el keretösszeget a változások költségeinek fedezésére.
A válaszadók közül csupán 12 százalék válaszolt igennel, míg 88 százalékuk nem rendelkezik ilyen kerettel. A legtöbben Budapesten különítettek el ilyen keretet, a megkérdezett kis- és közepes vállalkozás 16 százaléka. A legkevesebben Pécsen rendelkeznek ilyen jellegű forrással, mégpedig az érintettek 7 százaléka.
