A tanácsadó kiválasztásakor az ügyfél nem tudja előre megítélni, legalábbis nem tud száz százalékosan megbizonyosodni arról, hogy milyen szakértővel van dolga. A minőségirányítási szabvány egyik fő követelménye a beszállítók értékelése: könnyen előfordulhat azonban, hogy az ügyfél ugyanolyan hibásan választja ki a tanácsadóit, mint azt beszállítóival tette. Azelőtt dönt, mielőtt kialakította volna az irányítási rendszerét.
Célszerű tehát a kiválasztáskor olyan szempontrendszert felállítani, amely alapján meg tudja állapítani a másik fél hozzáértését, szakmai felkészültségét. Íme, az ISO-tanácsadók főbb hibái, amiket munkájuk során elkövethetnek.
Csak a tanúsítvány lebeg a szeme előtt
Akik a működésükön szeretnének javítani, azoknak nem kötelező tanúsítványt szerezniük, ezt a szabvány sem írja elő sehol. Az általános tapasztalat szerint a minőséghatékonyság felé törekvés erősebb azoknál, akiknek a fő célja nem a tanúsítvány megszerzése, hanem egy jól működő rendszer kialakítása.
Tipikus jelenség: nem tud független maradni
A tanácsadó nem teheti le a voksát az ismerős auditor vagy tanúsító cég mellett, nem vihet magával valakit csak azért, mert az illető mindig kedves és rugalmas. Egy engedékeny, „ismerős”, ügyfélközpontú auditor nem a kliens érdekeit szolgálja, és idővel a tanácsadó képességeit és megítélését is gyengíti.
Adatlavinát zúdít az ügyfélre
Kevés az olyan minőségirányítási szakértő, aki megfelelően képzett a tanácsadásra. Emiatt pedig nem ismerik a tudás átadásának helyes gyakorlatát. Ilyenkor történik meg, hogy minden szükséges információt lavinaként zúdítanak az ügyfélre, vagy ami még ennél is rosszabb: követve az ISO-szabvány számozását. Miután távozik, az ügyfél csak kapkodja a fejét egy számára átláthatatlan adathalmaz tetején. A tanácsadás gyakorlatához is szükség van stratégiára és mérföldkövekre. Ehhez igazodva minden tudást rendszerezve kell átadni, elmagyarázni, hogy melyik előírás miért szükséges. Az átadás lassabb, de a rendszerkialakítás gyorsabb lesz – a sikeres megértés miatt.
Kevés, ha csak egy megoldást ismer
El kell telnie bizonyos időnek ahhoz, hogy egy tanácsadó kellő tapasztalatot szerezzen. Akkor dolgozik jól, ha nemcsak egy sémát ismer, hanem képes arra, hogy egy vállalat lehetőségeihez, céljaihoz mérten több különböző – nem feltétlenül ISO-szabványok által kínált – megoldási lehetőséget javasol. Egy jó szakértő megmutatja a minőségirányítás fekete-fehér oldalát is, illetve megfelelő munkatapasztalattal, referenciával rendelkezik.
Nem tud elvonatkoztatni saját szakterületétől
Az ISO-tanácsadó projektmenedzserként működik a szabályozni kívánt cég életében, nem kell értenie a konkrét szakmai területhez, ahol a vállalkozás tevékenykedik, ez nem is elvárás. A szabványok általánosak, a tanácsadónak pedig a folyamatok logikáját, ésszerűségét kell átlátnia. Feladata, hogy segítsen a szabvány irányelveinek értelmezésében – az adott cégre specifikusan. Az illető korábbi szakmája, szakmai beállítottsága persze rányomja a bélyegét a munkájára, például egy műszaki szakember műszaki szemléletet vihet bele a kialakításba.
Nem tudja megfelelően bevonni a vezetőséget
Az egyik legfontosabb szempont a vezetők elkötelezettsége, e nélkül nem lehet eredményeket produkálni. Azonban sikertelenség esetén a tanácsadó nem okolhatja pusztán az elkötelezettség hiányát. Bár néha nehéz bevonni a vezetőket, de több területen nyerhet a cég, ha megfelelően bekapcsolódnak. Ha a társaság irányítói már a folyamat közben látják, hogy a közös munkának kézzelfogható eredményei lesznek (nő a produktivitás és a profit, javul a folyamatok rendszerezettsége), az sokkal több elkötelezettséget hoz a munkavállalók részéről, mint egy jól elmondott beszéd a nyitóértekezleten.
Egy jó minőségirányítási tanácsadó tehát segít a szabványok helyes értelmezésében, és közreműködésével elkerülhetőek a hibák és tévedések, az irányítási rendszer kialakításának szerteágazó folyamata pedig gördülékenyé válik.
