Iparági felmérések szerint a kis- és közepes vállalatok döntő többsége mit sem tud az optimális szoftvergazdálkodásról. Egy szoftveres ellenőrzés kivédésére a leghatékonyabb megoldás az lehet, ha felkészítjük szervezetünket a várható kihívásokra.
Készítsen leltárt!
A vállalkozás méretétől és földrajzi tagoltságától függetlenül fontos tudni, hogy az egyes telephelyeken és munkaállomásokon milyen szoftveres alkalmazásokra van valóban szükség. A szoftveres leltár elkészítése és a feladatokhoz kapcsolódó felelős személyek kiválasztása telephelyenként nyomon követhetővé teszi a napi szintű változásokat. A számítógépes munkaállomások összeírása egyszerű feladatnak látszik, a gyakorlatban azonban a saját tulajdonú, bérelt, lízingelt vagy más szállító tulajdonában álló telephelyen üzemeltetett gépek dokumentált beazonosítása és kiszűrése jelentős időt és energiát vehet igénybe. Egy pontosan vezetett leltár mindig segítség a bajban.
Tartsa nyilván szoftvereit!
A szoftvernyilvántartás alapját az összeírt számítógépes hálózat hardveres elemei képezik. Az AIDA32 nevű, ingyenesen használható magyar szoftverrel például gyorsan és rögzített (dokumentált) módon megtörténhet bármely munkaállomás hardveres háttere és a gépen futó szoftveralkalmazások feltárása. A felmérés során érdemes különválasztani a nyílt forráskódú szoftvereket, illetve a szerzői jogvédett alkalmazásokat. Ellenőrzéskor jól jöhet, ha dokumentálva van a szoftver jogtulajdonosa, fejlesztője, verziója (a verzió minősítése: oktatási, kereskedelmi, frissített, teljes), sorozatszáma és nyelvi változata, és jogilag nyomon követhetők a szoftverfrissítések kapcsán elvégzett változások. Gyakorlati felmérések szerint egy-egy gép ellenőrzése nem vesz igénybe 50–60 percnél több időt.
Tegye rendbe a licenceket!
A szoftverek jogszerű alkalmazását az igazoló technikai dokumentumok összegyűjtése mellett a végfelhasználói vagy licencszerződések, számlák, birtokba kerülést mutató egyéb iratok igazolhatják. Fontos: a keretszerződések vagy például a cégfelvásárlással megszerzett végfelhasználói jogok bizonyítása e dokumentumok nélkül csak a jóhiszemű, de nem a jogszerű szoftverhasználatot feltételezi. A felmérés során érdemes kiemelten figyelni a konkrét darabszámok, nyelvi változatok és felhasználási módok közötti különbségekre.
A szoftvergazdálkodási szabályzat pontjai
Kiindulási állapot (felmérés)
Éves költségvetés
Szoftverek nyilvántartása
Támogatás
Hozzáférési jogosultságok
Adatvédelmi szempontok megvalósítása
Licencmegfelelés
Gyűjtse össze a dokumentumokat!
A szoftverlicenc-szerződés és a számla mellett őrizze meg a felhasználói kézikönyvet, az eredetiséget igazoló tanúsítványokat, az eredeti adathordozókat (hardverkulcsokat). Ezek a szoftverek jóhiszemű jogszerű használatát bizonyíthatják. Szoftvertelepítéskor nyomtassa ki az elektronikus licencszerződést, hogy dokumentált formában is rendelkezésre álljon!
Figyeljen a változásokra!
Az elavuló szoftvert korszerűbbre kell cserélni. A későbbi, korszerűbb verzióra frissített (upgrade) alkalmazások csak a korábbi szoftververziókkal együtt legálisak, jogtiszták. Érdemes rögzíteni a szoftverfrissítések idejét, mert ezzel elejét lehet venni a többszörös szoftverfrissítések során kialakuló káosznak. Dokumentálja a változásokat! A szoftverfrissítések önálló megléte még nem elegendő a jogtisztaság bizonyításához. Ha egy új szoftver frissítésekor kétségei támadnak a szerzői jogokkal kapcsolatban, tanácsot és útmutatást kérhet a licenc tulajdonosától, vagy civil jogvédő szervezetekhez is fordulhat.
Törődjön a jogokkal!
Van cégénél belső fejlesztésű szoftver? Rendezve van használatának szerzői jogi része? A belföldi vagy vállalaton belüli fejlesztésű szoftverek esetén, ahol a fejlesztő cég megszűnt, átalakult, már nem elérhető, számos nehézség forrása lehet a felhasználói jogokkal kapcsolatos rendezetlenség. Ha belső fejlesztésbe kezd, érdemes elejét venni a későbbi jogvitáknak és egyértelműen rendelkezni a szoftverek fejlesztői jogairól.
Az ingyenes sem veszélytelen
Egyre több cég tér át nyílt forráskódú ingyenes alkalmazások használatára. Ellenőrizze, mennyire rendezett a kiválasztott szoftveres megoldás jogi helyzete: folyik-e valamilyen per a szoftvert fejlesztő közösség ellen (és ha igen, milyen várható eredménnyel?)! Általánosságban elmondható, hogy a ma frissen megjelenő, nyílt forráskódú szoftverek többnyire saját fejlesztésű, szabadon felhasználható technológiákat tartalmaznak, biztonsággal használhatók.
Készíttessen szabályzatot!
Az átgondolt, előre meghatározott feladatok szerinti, pontos szoftvergazdálkodási szabályok kialakítása különleges érték. Van már ilyen az Ön cégénél?
Tegyen gyakorlati próbát!
Számos cég menedzsmentje gondolja, hogy minden rendben van ezen a téren. Meglepő eredménnyel járhat egy gyakorlati próba. Kérje meg munkatársait, hogy gyűjtsék össze a meglévő szoftverlicenceket és a hozzájuk kapcsolódó szoftvernyilvántartó kartonokat, számlákat. Ezt követően bízza meg őket azzal, hogy mérjék fel a számítógépeken telepített és gyakorlatban használt alkalmazásokat, és rendezzék egységesen dokumentált leltárba. Van különbség a ténylegesen használt szoftverek és a legálisan rendelkezésre álló, jogtiszta szoftverlicencek között? Mi az oka?
Tájékoztassa munkatársait!
Tájékoztassa munkatársait a szervezet szoftvergazdálkodási politikájáról! Legyenek ők is tisztában azzal, hogy a vállalat kiemelt hangsúlyt fektet a szoftverhasználatból fakadó gondok megelőzésére. A nyílt forráskódú alkalmazások, asztali szoftvereket pótló internetes szolgáltatások igénybevétele természetesen más körbe tartozik.
