Üzleti tippek

Hogyan készítsünk vonzó árajánlatot?

admin
admin

2007. 12. 07. 15:28

Egy ügyfél megszerzésének talán legnehezebb fázisa az árajánlat elkészítése: a tartalom legyen versenyképes, az ár, a fizetési konstrukció legyen kedvezőbb a versenytársakénál.

Új üzleti partner felkutatásának és a kapcsolatfelvételnek számos olyan pontja akad, amikor eldőlhet, létrejön-e konkrét üzlet, megbízás: felkészült-e az üzletkötő, rendezett körülmények várják-e az érdeklődőt a cég tárgyalójában. De a meghatározó továbbra is az árajánlat és a benne szereplő tartalom. Ezért sem mindegy, mit teszünk vevőnk elé.

Ugyanakkor arra is figyelni kell, hogy a sokszor dömpingszerűen beérkező ajánlatkérések közül „első ránézésre” ki tudjuk választani azokat, amelyek megérik a fáradságot, a másik fél nem csupán a kötelező három (vagy éppen tíz) ajánlat egyikét kívánja velünk elkészíttetni. Szellemi termék esetében az a veszély is fenyeget, hogy csak ötleteinkre, tapasztalatainkra kíváncsiak.

Árlistával előnyben

Az ajánlatadásánál azok vannak könnyebb helyzetben, akik a versenytársakkal szinte mindenben megegyező terméket, szolgáltatást kínálnak. Számukra létfontosságú az árlista összeállítása és rendszeres frissítése. Helyes minden lehetséges terméket, szolgáltatást vagy összetevőt – akár óradíjat – formalizálni, így könnyebb és gyorsabb ajánlatot adni.

„Akkor töltünk csak több időt egy ajánlat készítésével, ha speciális esetről, esetleg a referencia miatt fontos ügyfélről van szó” – mondja Mátrai Tamás könyvelő, adószakértő. Könyvelőirodája szabott árakkal dolgozik: cégmérettől és bizonylatszámtól teszi függővé a könyvelés, a bérszámfejtés havidíját. Csak akkor változtat árain, ha rezsiköltségei növekednek.

Némileg nehezebb a dolguk azoknak, akik egyazon problémára eltérő megoldásokat kínálnak, mert ilyenkor az egyes cégek termékei között jelentős eltérés lehet – tudásban és árban egyaránt. „Az áraink kedvezőek, nekünk arról kell meggyőznünk az ügyfeleket, hogy szoftvereink tökéletesen ellátják feladatukat” – mondja Bódis Ákos, az IT-biztonsági programokat forgalmazó Yellow Cube 2000. Kft. ügyvezetője. Ezért a cég az ajánlat mellé ingyenes, 30 napra szóló tesztlehetőséget kínál, hogy meggyőzze a potenciális vevőket. „Az ajánlat elkészítése az árlista alapján nem vesz sok időt igénybe, mindenkinek szinte azonnal tudunk árat mondani – legyen szó akár két, akár négyszáz számítógépből álló rendszerről.”

Egyedi megrendelések

Négy pont, amitől könnyebb



Készítsünk minden lehetséges összetevőről árlistát! Úgy állítsuk össze, hogy egy-egy összetevő változása ne okozzon gondot, és gyorsan tudjuk aktualizálni.
Ha nem tudunk árlistát készíteni, mérjünk fel minden formalizálható összetevőt (munkaóra, rezsiköltség, önköltség)!
Nagyobb munkáról készítsünk rövid összefoglalót: mennyi időt, költséget terveztünk be, és mennyit fordítottunk rá a valójában, ez irányadó a hasonló projekteknél.
Mérlegeljük, mennyire látszik komolynak az ajánlatkérés. Ha rossz megérzésünk van, inkább ne adjunk ajánlatot!

Lényegesen nehezebb dolguk van azoknak, akik egyedi problémára egyedi megoldásokat kínálnak. Leginkább szellemi szolgáltatásokat nyújtó cégekről: pr-ügynökségekről, tanácsadókról van szó. Ebben az esetben az ajánlatkészítés lényegesen több időt vesz igénybe, mivel a szolgáltatónak időt kell szánnia arra, hogy megértse a feladatot, s azután konkrét megoldást javasoljon.

Az ügyfelek az egyes ajánlatokat komplex módon veszik figyelembe, a tartalmat és az árat együtt, vagyis az ár-érték arányt. Sajnos még mindig az áron van a nagyobb hangsúly. „A tanácsadói iparágban nehéz csak az ár alapján a legmegfelelőbb ár-érték arányú szolgáltatást megtalálni, egyes ajánlatkérési formák, például az e-aukció, nem is alkalmasak komoly ajánlatkérésre” – mondja Cservenyák Tamás, a DBM Magyarország ügyvezető partnere.

Az ajánlatkérésben foglaltakból azért sok minden kiderülhet. Akár az is, ha a potenciális ügyfél nincs tisztában a szóba jöhető megoldásokkal, módszerekkel. „A mi esetünkben az a legnehezebb, ha nagyon különböző szolgáltatásokat nyújtó cégeket versenyeztetnek a potenciális ügyfelek – magyarázza dr. Juhos Andrea, a DBM Magyarország ügyvezető partnere –, ilyenkor ugyanis lehetetlen összehasonlítani az egyes szolgáltatásokat, így persze az ajánlatokat is.”

Komolyan gondolja?

De még mindig nem ez a legnagyobb gond. Sokkal nagyobb kihívás megkülönböztetni a komoly szándékú megkeresést a „lepapírozós” ajánlatkéréstől. Nem egy esetben ugyanis a megrendelő pontosan tudja, kivel szeretne dolgoztatni, de a cég előírásai miatt három különböző cégtől kell ajánlatot bekérnie. „Gyanús, ha az ajánlatkérés túlságosan is jól definiált – mondja Fábián János, a nyílászárók gyártásával foglalkozó FABA Kft. ügyvezetője. – Ha a megrendelő nem hajlandó személyesen találkozni, időt szánni az ajánlat átbeszélésére, az már eleve rossz jel.”

Hasonlóan látja ezt Juhos Andrea is. „Ha egy hr-igazgató ajánlatkérőnk csapatával először kijön az irodánkba körülnézni, referenciákat kér rólunk korábbi megbízóinktól, az már biztató” – mondja.

A vállalatoknak egyre inkább meg kell barátkozniuk azzal, hogy mindenki természetesnek veszi az ingyenes, részletes és gyors árajánlatot. „Volt olyan ügyfelünk, aki 36 helyről kért ajánlatot; nem álltunk be harminchetediknek” – említ egy szélsőséges példát Fábián János.

Ennél is súlyosabb, amikor az ügyfél az ajánlatkéréssel csak „ingyenesen” akar ötletekhez, megoldásokhoz jutni, esze ágában sincs megrendelni a felkínált szolgáltatást. „A legtöbb tréninggel foglakozó cég ajánlataiban csak a nagyon általános dolgok szerepelnek: a tréning célja, célcsoport, milyen készségeket fejleszt, tematika, várható eredmény, sőt a konkrét megkeresésre adott ajánlatban is sokan fogalmaznak óvatosan” – mondja Vécsey Katalin, a Vécsey és Társa tanácsadója.

Jogilag szinte lehetetlen kivédeni, hogy az ajánlatban szereplő elemeket, ötleteket a megbízó felhasználja, ha akarja, hiszen a két fél között nem jön létre szerződéses kapcsolat. Így nem marad más hátra, mint hogy megkereséskor eldöntsük: szánunk-e időt, energiát az ajánlat kidolgozására. Előbb-utóbb minden vezetőben kialakul a rutin, és jó eséllyel reálisan tudja megítélni az ajánlatkérés célját. „Az ötletlopásokkal szemben nincs biztos védelem, reális, de nem nagy kockázatként tekintünk az ilyen eshetőségre” – mondja Ferling József, a Ferling PR & Communications ügyvezető igazgatója.

„Tapasztalataink szerint az az eredményes ügyfélszerzési stratégia, ha az ügynökségünket nem ismerő potenciális megrendelőkkel szemben bizalommal vagyunk – vázolja az általuk követett gyakorlatot. – Ötleteink és ajánlataink kidolgozásakor igyekszünk a lehető legrészletesebb leírást nyújtani, hangsúlyozva természetesen a megvalósítás során tőlünk várható szolgáltatási kereteket is.”

Azt azért Ferling József is elismeri, hogy az általa követett gyakorlat nem egyezik a pr-ügynökségek szokásaival. „A pályázatok, ajánlatok kidolgozásába fektetett munka befektetés, ahol a bánatpénz csak pénzügyi vigaszt nyújthat, az ötletek ugyanúgy elleshetők, továbbgondolhatók.”

vissza a címlapra

Ajánlott videó mutasd mind

Nézd meg a legfrissebb cikkeinket a címlapon!
24-logo

Engedélyezi, hogy a 24.hu értesítéseket
küldjön Önnek a kiemelt hírekről?
Az értesítések bármikor kikapcsolhatók
a böngésző beállításaiban.