Napjainkban az outsourcing nem a közvetlen termelésre vonatkozik, hanem sokkal inkább az olyan támogató tevékenységek kihelyezésére, amelyek csak lazán kötődnek a vállalat alapvető tevékenységi köréhez, s stratégiai jelentőségük szerény.
A kérdés tehát az, hogy mi az, amit képesek vagyunk másoknál jobban csinálni, s mi az, amiben a többi cég van előnyben. Az előbbiekre építhetjük fel a cég sikeres versenystratégiáját, az utóbbiakat pedig érdemes inkább másokra hagyni.
Manapság rendkívül széles azon feladatok köre, amelyre könnyen találhatunk külső vállalkozókat. Az utóbbi esztendőkben a futárszolgálat, a takarítás vagy a fénymásolók, gépkocsik karbantartása itthon is szépen lassan átkerült az erre szakosodott cégekhez, miközben más területeken a kiszervezés csak ritkán kerül szóba.
Nem csak a nagyok kiváltsága
Különösen a kis- és közepes vállalatok ódzkodnak a kiszervezéstől. Ezeknél gyakran találkozunk azzal a tévhittel, hogy az outsourcing csupán a nagy cégek kiváltsága. Pedig ma már rendszeres havi díjért nem csak asztali gépeket és üzemeltetésüket rendelhetjük meg, hanem egy teljes vállalatirányítási rendszer működtetését is. Így külön szakembergárda és tőkebefektetés nélkül elvileg bármely közepes cég is használhat a legnagyobbakkal azonos technológiát.
Elegendő mindössze azt végiggondolni, hogy egy külsős cég miért tud például egy-egy speciális feladatot olcsóbban elvégezni. A titok a hatékonyságban rejlik.
Csak óvatosan
Az outsourcing tízparancsolata
1. A kiszervezés minden cég számára reális alternatíva.
2. A beruházás, fejlesztés költségét vesd össze a kiszervezésével.
3. Csak nem stratégai feladatot szervezz ki.
4. Minél kevesebb céggel állj közvetlen kapcsolatban.
5. Szerződéskötés előtt tisztázd elvárásaidat és a partner képességeit.
6. Meglevő termelőeszközeidet tartsd meg, és add bérbe.
7. Tarts meg legalább egy szakembert kapcsolattartónak.
8. A vitás ügyek elintézésének legyen intézményesített kerete.
9. A megállapodást rendszeresen tárgyald újra.
10. A szerződésben mindig legyen mód a biztonságos kilépésre.
A külső ajánlatok sokszor nem olcsóbbak a cégen belüli előállítás önköltségénél, ám szinte mindig jóval bővebb szolgáltatáscsomagot tartalmaznak, mint ami a kiszervező minimum programjában szerepel.
A teljes könyvvitelt is érdemes kiszervezni
Manapság már olyan bizalmi tevékenységek is kiszervezhetők, mint a könyvelés és a bérszámfejtés – emlékeztet Lengyel Tibor, a Magyar Könyvelők Országos Egyesületének elnöke. Sokan azt hiszik, hogy mindez túlzott függéssel, az üzleti titkok kitudódásának veszélyével jár, pedig aligha nagyobb itt a „szivárgás” veszélye, mint a számlavezető banknál, hiszen a vállalkozó létérdeke, hogy megőrizze jó hírnevét.
Az elnök szerint a teljes könyvvitel kiszervezésének előnyei:
1. a vállalkozások nem csupán a bért, de a járulékos költségeket, irodai területet, befektetett tőkét és munkaidőt is megtakarítanak.
2. a könyvvitelt végző szakembereket folyamatosan továbbképzik, s rendszerint az informatikai háttér is lényegesen jobb. Nincsenek több hetes elmaradások a könyvelésben, s az esetleges hibáért is a könyvvitelt végző vállalkozó tartozik felelősséggel.
3. Az nagyon fontos, hogy körültekintően válasszák ki a külső vállalkozást. Érdemes figyelni a cég felelősségbiztosításának nagyságára, tapasztalatára, referenciáira. Általános szabály, hogy nemigen érdemes szóba állni olyan vállalkozással, ahol kevesebb alkalmazott dolgozik, mint a saját könyvelésünkön.. Ha pedig megköttetett az ügylet, a munka rendszeres ellenőrzése elengedhetetlen.
Kapcsolódó jogszabály az Opten Kft.-től:
2000. évi C. törvény a számvitelről
