A számla- és bizonylatböngészés, a raktári nyilvántartások lapozgatása helyett hatékonyabb megoldás ha pénzügyi, számviteli, kontrolling tevékenységét, valamint az eszköz- és anyaggazdálkodás kézbentartását a társaság vállalatirányítási rendszerrel követi nyomon.
A napra kész nyilvántartás, a jelenlegi gazdálkodási helyzet ismerete azért szükséges egy vállalat számára, hogy versenyképes legyen, hogy azonnal reagálni tudjon a piac változásaira.
A gazdálkodási mutatók aktuális ismerete – Pálfalvi György, az SAP Hungary Kft. üzletágvezetője szerint – azért is fontos, mert az EU-csatlakozás nyomán a társaságoknak mind több adatot kell szolgáltatniuk magukról a különböző uniós statisztikai rendszerek számára, amely egy vállalatirányítási rendszer segítségével lényegesen könnyebb, mint a hagyományos „papíros” módon. Nem beszélve arról, hogy ha egy vállalkozás eséllyel kíván indulni egy uniós tenderen, akkor pályázati anyagában gazdálkodását, eredményeit olyan adatokkal kell alátámasztania, amelyeket megbízhatónak ítél az uniós döntőbizottság.
Testreszabás
Egy vállalatirányítási rendszertől elvárható funkciók:
1. Pénzügyi számvitel-kontrolling-eszközgazdálkodás
– zárási munkálatok könnyebbé tétele
– előzetesen beállított mérlegstruktúra mellet tetszőleges számú alternatív mérleg- és eredménykimutatás-változat hozható létre
– több pénznemben történő könyvelés
– a vevői bizonylatok az értékesítési modulból érkeznek, azért manuális számlakönyvelésre csak ritkán van szükség
– vevők fizetési pozícióinak, szokásainak elemzése
– a termékhez, szolgáltatáshoz közvetlenül nem rendelhető költségek nyomon követése, felügyelete
– teljes eszközvagyon-kezelés
2. Anyaggazdálkodás (beszerzés és készletvezetés)
– az értékesítési tervek, vevői rendelések, anyagfoglalások alapján képes megrendelési javaslatot készíteni
– rendelkezésre álló készlet alapján készít megrendelési javaslatot
– megrendelési és átvételi adatok összehasonlítása
– készletek időbeni rendelkezésre állása
3. Értékesítés
– potenciális vevőket tartalmazó adatbázis
– információk versenytársakról, konkurens termékekről
Valós idejű feldolgozás
A rendszer szolgáltatásainak középpontjában elsősorban a pénzügyi számvitel, a controlling, az eszközgazdálkodás és az anyaggazdálkodás áll, amit érdemes kiegészíteni a szervizmenedzsment, a raktár-gazdálkodási és az értékesítési modullal, valamint igény szerint egy internetes áruházzal. A rendszer akkor válik könnyen kezelhetővé, ha az egyes tranzakciók – például számlázás, anyagkivét, új állóeszközök nyilvántartásba vétele – következményei mind az adott modulban, mind a kapcsolódó modulokban azonnal megjelennek. Ha külön feladási, vagy naplózási funkciók futtatására van szükség, az megnehezíti a munkát, bizonytalanná teheti a rendszer konzisztenciáját. Nemcsak az lényeges tehát, hogy az adatokat egyszer kelljen rögzíteni, hanem az is, hogy ennek hatásai azonnal láthatók legyenek a rendszer egészében.
Integrált rendszer
Az integráltság az egyik kulcsszó, ha vállalatirányítási rendszerben gondolkodunk. Ennek pedig alapfeltétele, hogy a rendszerbe bekerülő adatok és információk egy helyen elérhetők legyenek, amelyek úgynevezett közös törzsek létrehozásával – anyagtörzs, a szállítói, vagy a vevőtörzs – oldhatók meg. A törzsekhez tartozó adatmezők sokasága biztosítja a felhasználók igényeinek megfelelő adatszerkezet kialakítását. A kapcsolódó nézetek gondoskodnak arról, hogy a felhasználó a törzsadatok sokaságában ne tévedjen el, vagyis az anyagtörzs értékesítési nézete az eladáshoz tartozó adatokat, a könyvelési nézet pedig a számvitelhez kapcsolódó adatokat írja le. A termékek beszállításakor és értékesítésekor a partnerekkel való ármegállapodásokat is kezelni szükséges. Ilyenkor lényeges elvárás, hogy a termék és partner kapcsolatát leíró információk közé árlistákat, kedvezményeket, szállítási határidőket tudjunk felvenni, amelyek átkerülnek a vevői, vagy a szállítói megrendelésekbe, ahol azok jóváhagyhatók, vagy szükség szerint módosíthatók. A könyvelési tételek, illetve a kinnlevőségek létrehozását, illetve a megfelelő költséghelyre történő bevitelt könnyíti meg, ha a logisztikai rendszerben végzett műveletek pénzügyi hatása automatikusan megjelenik a számviteli, illetve kontrolling rendszerben. A rendszer használhatóságát nagymértékben növeli, ha az eszközgazdálkodás körébe bevont eszközök a normál beszerzési folyamaton keresztül kezelhetők, és nincs szükség az eszköznyilvántartásban és a beszerzésben kétszeres adatbevitelre.
Oktatás, tanácsadás
9 kérdés, amelyre egy vezetőnek naponta választ kell kapnia:
1. Miből mennyi a készletünk?
2. Nyereségesek vagy veszteségesek vagyunk-e?
3. Lesz-e a jövő héten pénzünk?
4. Kik a legjobb vevőink?
5. Kik a legjobb beszállítóink?
6. Kik a versenytársaink és mely termékekkel?
7. Rendben vannak-e bevallásaink?
8. Melyek a legnyereségesebb termékeink?
9. Miért nem tudjuk vevőink megrendeléseit fogadni az interneten?
Kinek éri meg
Nem minden társaságnak éri meg azonban vállalatirányítási rendszert bevezetnie. Pálfalvi György szerint egy bizonyos méret – körülbelül 800 millió–1 milliárd forint éves árbevétel – minimálisan szükségeltetik ahhoz, hogy a cég belevágjon az ehhez szükséges beruházásba. Valamint csak azoknak a vállalatoknak érdemes egyáltalán elgondolkozni a kérdésen, amelyek éves árbevételüknek legalább 1 százalékát információtechnológiai fejlesztésre tudják fordítani. Egy 10 felhasználóhelyes SAP rendszer bevezetése önmagában 15–18 millió forintba kerül, ami egy ilyen nagyságú cég esetében ugyan több mint az árbevétel 1 százaléka, viszont csak egyszeri költség. Bár az SAP vállalatirányítási rendszerét eredetileg nagyvállalatokra fejlesztette ki, a cég Kulcsr@kész SAP nevű terméke azoknak a kis- és közepes méretű termelő vagy kereskedelmi vállalkozásoknak készült, amelyeknek termelési vagy értékesítési folyamataik elvégzésére naprakész és biztonságos információra van szükségük. „A rendszer előre konfigurált, ami azt jelenti, hogy kiemeltük a nagyvállalatoknak szánt rendszerből azokat a modulokat és opciókat, amelyekkel a kis- és közepes vállalkozások folyamatait ki tudják szolgálni. Ezzel csökkentjük a bevezetés költségeit, de nem korlátozzuk a felhasználó lehetőségeit az SAP által nyújtott szolgáltatások teljes tárházának kiaknázásában – mondja Pálfalvi.
