A keresés lázában pedig, miközben az iratkupacokban turkálva, más, régről elveszettnek hitt levelek bukkannak elő, újra fogadalmat teszünk, hogy most már tényleg rendet rakunk irataink között, mert ez így nem mehet tovább.
„Ügyfeleink is a legtöbbször csak annyit kérnek, hogy rend legyen az irataik között, a hogyant már ránk bízzák” – mondja Zoltán Orsolya, az Archico Dokumentumkezelő Kft. kereskedelmi és marketingigazgatója. – „A mai vállalkozások egyre nagyobb hangsúlyt fektetnek arra, hogy ügyfeleiket, partnereiket minél gyorsabban és magasabb színvonalon szolgálják ki, amely óriási versenyelőny lehet. Ez pedig csak akkor lehetséges ha tudják mit hol találjanak, ha őket gyorsan kell informálniuk. Mindez a vezetőktől stratégiai döntéseket igényel a dokumentumkezelés területén is. “
Egy folyóméter irat:
A/4-es formátumú lapok, lapjával egymásra helyezve, egy méter magasságban.
Iratkezelési szabályzat: az iratok és egyéb küldemények átvételét, postabontást, a posta szétválogatását, nyilvántartásba vételét, érkeztetését, elektronikus szignálását és iktatását, a dokumentumok archiválását, a küldemények elosztását, ügyintézését, az iratok átmeneti tárolását, központi tárolását, selejtezését szabályozza.
Irattári terv: tartalmazza az iratok ügykörönkénti csoportosítását, iratári tételszámát, őrzési idejét, a selejtezésre, iratárban való tárolásra és levéltárba adására vonatkozó előírásokat.
A meglévő káoszon azonban a tervek és tanulmányok csak részben segítenek. A cég vállalja azonban azt is, hogy szakértőt küld, aki első lépésként szétválogatja az iratokat, selejtezendő, továbbőrizendő és maradandó értékű dokumentumokra. Ez utóbbi iratokat az ügyfél igénye szerint rendezi és elkészíti irattári jegyzékét. Az elkészített iratjegyzéket nyomtatott és elektronikus formában is átadják az ügyfélnek. Ha pedig a megrendelő úgy kéri, speciális dobozokba helyezik, megfelelő azonosítóval ellátják, és megszámozott tároló polcokra rakják az ügyfél irattárában. Innen már csak egy mozdulat, hogy a keresett dokumentumot a cégvezető, illetve az iratokat általában kezelő asszisztens egy pillanat alatt megtalálja. Amikor pedig újabb dokumentumok keletkeznek az ügyfélnél, akkor azok szakszerű rendezésében és tárolásában újra segédkeznek.
Az iratkezelés bizalmi üzletág, az adatokat, iratokat bizalmasan kell kezeli, illetve az arra kijelölt dokumentumokat zúzással megsemmisíteni. Jóváhagyás nélkül azonban semmit nem semmisítenek meg. A selejtezésre szánt iratokról jegyzéket készítenek, amelyek sorsáról a végső szót a megrendelő mondja ki.
Sok esetben a problémát nemcsak az iratok megfelelő rendben történő rendezése jelenti, hanem azoknak tárolása is. Amennyiben a cég rendelkezik irattár kialakítására alkalmas helyiséggel, úgy az Archico segítséget nyújt abban, hogy azt az előírásoknak megfelelően irattárrá alakítsák. Mert iratokat nem lehet akárhol őrizni: az irattárnak egyebek mellett tűzálló biztonsági ajtókkal, tűzjelző rendszerekkel, vagyonvédelmi berendezésekkel kell rendelkeznie, a padlózatnak és az elektronikus berendezéseknek szikramentesnek kell lennie, valamint ha azt akarjuk, hogy irataink hosszú ideig őrizzék meg olvashatóságukat, állandó hőmérsékletet és páratartalmat kell biztosítanunk számukra.
Sok esetben azonban a saját tárolás helyett költségtakarékosabb iratainkat bérben tároltatni – állítja Zoltán Orsolya. Ráadásul az Archico ehhez még pluszszolgáltatásokat is nyújt: az irattárban elhelyezett dokumentumokat nyilvántartják, évenként selejtezik és a legfontosabb, ha az ügyfél adatot kér vagy magát a teljes dokumentumot, azt kiszállítják neki.
Vannak olyan vállalatok, amelyek iratkezelésükben szeretnének áttérni az elektronikus iktatásra, archiválásra, a teljes körű elektronikus dokumentumkezelésre. Egyrészt azért, mert a papírmunka csökkentésével költséget takarítanak meg, másrészt az ilyen iktató és dokumentumkezelő rendszerekkel még gyorsabban elő lehet keresni a kívánt papírokat. Nem nehéz belátni, hogy ha a visszakeresésre fordított idő egy óráról egy másodpercre is csökken, ez jelentős költségmegtakarítást jelenthet a cégek számára. Nincs többé az asszisztensek és titkárnők rémálma a kézbesítőkönyv, az iktatókönyv, a postakönyv és hasonló társai, a program segítségével a beszkennelt dokumentumok elektronikusan iktathatók. Az elektronikus dokumentumkezelésben előírás, hogy megváltoztathatatlan legyen a dokumentum eredetisége, törvényi szabályozás híján az elektronikus formában megőrzött adatok nem minősülnek eredetinek, bár az APEH bizonyos feltételek teljesülésekor elfogadja a beszkennelt képet eredetiként.
