Számtalan olyan internetes oldalt találhatunk a világhálón, mely készséggel elhelyezi álláshirdetésünket saját felületein, ezek közül sok oldal látogatottsága el is éri azt a szintet, hogy tényleg megérje hirdetni. Különböző módon mérhetjük egy-egy megjelent hirdetés hatékonyságát, ezek között szerepelhet: hányan látták a hirdetést, hány jelölt adta be pályázatát, a pályázatok közül melyek voltak értékesek, megtaláltuk-e a megfelelő jelöltet a toborzási folyamat eredményeképp? Természetesen akkor volt hatékony a hirdetésünk, ha általa megtaláltuk a megfelelő munkavállalót, azonban az internetes toborzás sok más előnyt is magában foglal.
Az internetes álláshirdetésekre általában jelentős mennyiségű pályázat érkezik, nagyobb vállalatoknál ez a szám több százra is emelkedhet, melyet elősegít az, hogy a CV elkészítésének és küldésének ideje lerövidül. Általában e-mailben küldik el a jelöltek saját önéletrajzukat, az ezekben szereplő fontosabb adatokat a toborzással foglalkozó szakember valamilyen módon – jobb esetben elektronikus úton (excel-tábla, access-adatbázis) – rendszerezik. A toborzási folyamat említett első fázisát nevezzük adatbázis-építésnek, mely talán a legfontosabb lépés is egyben. A legtöbb toborzási szakember tisztában van azzal, hogy az általa készített excel-táblázat nem megfelelő eszköz a jelöltek nyilvántartására, és a jelöltek közötti szűrések elvégzésére. Ezen kívül munkájuknak 15-30 százalékát teszi ki az adatrögzítés, az említett jelöltek adatainak, például excel-táblába való rögzítése. A rögzítés egyúttal egy leképezés is, ahol az önéletrajzból nem egyértelmű információt próbáljuk transzformálni. A közepes nyelvtudás vajon mit jelent? Vajon beszéd- és íráskészséget jelent a hétköznapi nyelvben? Ezt adott pályázatnál csak a pályázó tudja.
Az internetes toborzás nagy előnye, hogy a világháló használatával bárki, szinte bárhonnan jelentkezhet egy állásra, és saját adatait maga viheti fel az adott vállalat adatbázisába, mely a vállalat toborzási rendszerének, Karrier Portáljának az alapját képezi. Ezzel a vállalat információs adatbázisára a leképezést is a jelölt végzi, tehát kénytelen lesz megadni – akár osztályozási skálán is – az írás- és beszédkészségének szintjét. Ez a lehetőség jelentős munkától szabadítja meg a HR-eseket, valamint lehetőség nyílik akár az első tesztek jelöltek általi kitöltésére is, melyet egy intelligens rendszer néhány másodperc alatt ki is értékel.
Ha már a Karrier Portál adatbázisában rögzítésre kerültek a pályázók, könnyen lehet keresni a jelöltek adatai (életkor, iskolai végzettség, munkahelyi tapasztalat, nyelvtudás, stb.) között, lehetőség nyílik különböző automatikus levelek (e-mail, és postai) küldésére, interjúk szervezésére, teszteredmények rögzítésére, stb., végeredményben az egész toborzási folyamat egy homogén rendszeren belüli kezelésére.
A jó karrieroldal kezeli a ma már jelentős mennyiségű passzív (nem konkrét pozícióra) jelentkezést is, hiszen később ez jó alap lehet egy pályázat kiírásakor. Fontos ismérve a jó Karrier Portálnak az adatbázisban szereplő adatok jelentkezők általi karbantarthatósága is.
Számos vállalatnál felmerül az igény, hogy a toborzási rendszer legyen összekapcsolva egy vagy több vállalati rendszerrel, mely lehet a bér-, az alkalmazottakat nyilvántartó, a szervezeti hierarchiát kezelő rendszer. A belső vállalati rendszerekkel való összekapcsolás eredményeképp a toborzási rendszer nem kizárólag a HR-esek, hanem áttételesen pl. a bérszámfejtők munkáját is megkönnyíti.
Egy vállalat saját toborzási rendszerének megfelelő működéséhez két dolog elengedhetetlenül szükséges: megfelelő informatikai háttér, és egy kiforrott toborzási szoftver. A megfelelő informatikai háttér jelenti egyrészt a Karrier Portált kiszolgáló szerver (pl. IBM) megfelelő rendelkezésre állását, valamint a rendszer gyors használhatósága érdekében egy megfelelő internetes kapcsolat meglétét.
Fontos megjegyezni, hogy minden cég toborzási folyamata kicsit más, a toborzási rendszernek minden esetben alkalmazkodnia kell a vállalat belső folyamataihoz. Egy jó toborzási megoldás a fent említett szolgáltatásokon felül ergonómikus, mely magában foglalja a lényeget: a HR-szakember egy olyan rendszert kap a kezébe, aminek segítségével megtalálhatja az álláspiacon a megfelelő jelölteket, ami nem kisebb feladat, mint megtalálni a tűt a szénakazalban.
