Gyorsabb lehet mindenféle nyugdíjügyintézés, de ehhez előbb digitalizálni kell több tízmillió iratot. Az első lépések már megtörténtek, november végén jelent meg az a közbeszerzési eredményhirdetés, amelyet még az önálló, azóta a Magyar Államkincstárba (MÁK) beolvadt Országos Nyugdíjfolyósítási Főigazgatóság (ONYF) indított. A feladat 80 millió darab (+ 25 százalék opcionális lehetőség) különböző méretű kétoldalas iratlap beszkennelése, metaadatolása és elhelyezése a megfelelő tárhelyre. Vagyis a digitalizálás. Ezt fogja elvégezni a nyertes, a Gamax Informatikai és Munkaerő-kölcsönző Kft. nettó 688 millió forintért.
A 80 millió irat a már nyugellátásban részesülő mintegy 2,7 millió ügyfél teljes nyugdíjas életútja alatt keletkező papírokat, illetve a folyósításhoz kapcsolódó iratanyagokat tartalmazza. Az iratok között találhatóak a folyósítás pénzügyi folyamataival kapcsolatos eredeti dokumentumok is – tudtuk meg a MÁK Nyugdíjfolyósító Igazgatóságtól.
Évente több mint egymillió iratot kell megmozgatni
Az eredeti ügyiratok őrzését és visszakereshetőségét hosszú ideig, gyakran 30-40 éven keresztül kell biztosítani, de a napi ügyintézéshez, a nyugdíjak folyósításával kapcsolatos ügyintézéshez is szükség van ezekre az iratokra. A napi ügyek intézése nem kizárólag az ellátás folyósításával, a nyugdíjas bejelentéseivel, adatváltozásokkal és az egyéb hatósági ügyek intézésével függ össze, a folyósító szerv végzi a letiltásokkal kapcsolatos tevékenységeket is.
Ilyen tömegű dokumentum hivatalon belüli mozgatása jelentős időt és munkaerő-ráfordítást igényel. Az iratok digitalizálása után a súlyos anyagmozgatás nélkül is lehetővé válik az elektronikus formában elérhető dokumentumok felhasználása.
Az elektronikus másolatok készítésére azért van szükség, hogy biztosított legyen a nyugdíj-folyósítási szolgáltatásokhoz a decentralizált hozzáférés és ügyintézés – magyarázta a MÁK. Ez azt jelenti, hogy a Nyugdíjfolyósító Igazgatóság szervezetén kívül, az ország különböző részein működő nyugdíj-megállapító szerveknél is intézhetők lesznek olyan ügyek, amelyekhez az eredeti folyósítási iratok megtekintése szükséges. Így csökkenhet a szervezetek közötti megkeresések száma és az ügyintézési idő is. Az elektronikus ügyintézés és az iratok elektronikus formájú felhasználása összességében költségcsökkentő, erőforrás-kímélő és gyorsabb ügyintézést eredményez – összegezték a várható hozadékot.
A friss adatokat már digitalizálva viszik fel
Rákérdeztünk, mi a helyzet azokkal az iratokkal, amelyek az úgynevezett nyugdíjbiztosítási adategyeztetési eljárásban keletkeznek. Vagyis akkor, amikor előre korcsoportonként bekéri, leegyezteti a nyugdíjfolyósító a majdani nyugdíjazáshoz szükséges iratokat.
Bár egyes, a szolgálati időt vagy kereseti adatokat tartalmazó papíralapú iratok az ügyfelek birtokában vannak, ennél az ügyintézésnél ilyen jellegű projekt indítására nincs szükség – válaszolták. Az adategyeztetési ügyekben ugyanis az ügyfelek által papíralapon személyesen benyújtott vagy postai úton érkező dokumentumokat azonnal szkennelik és becsatolják az elektronikus ügyiratba. Ezeket a dokumentumokat tehát a hatósági eljárás során rögtön digitalizálják, így más nyugdíj-biztosítási eljárásokban is felhasználhatóak a későbbiekben.
Kiemelt kép: Thinkstock
