Még szerencse, hogy az Office 365 naptárszolgáltatásainak használatával ez nem fordulhat elő.
Rövid lead: Jó időbeosztás nélkül, akármilyen munka is legyen az, tervezhetetlenné és káosszá válik mind a mi életünk, mind a cég élete.
Ha összeszámolnánk, nem meglepő módon több napot is kitenne azon órák száma, melyeket egy-egy találkozó, értekezlet megszervezésével, telefonos lemondásával, időpont módosításokkal és az ezekből fakadó félreértésekkel eltöltünk egy évben. Gondoljunk csak bele: ennek a pár napnak hirtelen milyen jelentősége lenne akkor, ha ezeket a napokat extra szabadságként tudnánk felhasználni.
A naptáram a titkárom
A mindennapi vállalati kommunikációhoz ma már modernebb cégeknél hozzátartozik, hogy az elektronikus levelezés mellett munkatársak a naptárukat is online vezetik. Ennek több okból van jelentősége. Egyrészt azért, mert ha felhő-alapon tesszük mindezt, akkor a számítógépünkön felvitt naptárbejegyzések egyből mobiltelefonunkban is megjelennek és ugyanígy fordítva: mobilunk valamennyi előzőleg felvett időpontról értesít minket és adott esetben a helyszínektől kezdve a résztvevőkig minden, mindig a zsebünkben lehet anélkül, hogy az egyes részleteket külön cetlikről, spirálfüzetből, netán asztali naptárból keresgéljük.
Az Office 365 naptárszolgáltatása pontosan ezt a kényelmet hozza el a mindennapokba: az email, közös dokumentumtár, névjegyalbum és Sharepoint weboldal szolgáltatások mellett a naptárunkhoz is ugyanazon office365.hu weboldalon keresztül érhető el, vagy a már beállított, erre alkalmas mobiltelefonunkon, mely állandó szinkronban van a Microsoft szervereivel annak érdekében, hogy az egyes levelek és naptárbejegyzések mindig, mindenhol utolérjenek bennünket.
Az Office 365 naptárfunkcióival akár egyedi, akár naponta, hetente, havonta, vagy évente ismétlődő eseményeket is rögzíthetünk, melyekhez egyedileg beállítható, hogy azok bekövetkezte előtt hány perccel csipogjon mobiltelefonunk, és dobjon fel a számítógép emlékeztető ablakokat. Ezeken felül valamennyi eseményre a vállalati címlistából tetszőleges számú személy meghívható, melyről mindenki emailben kap értesítést, és a meghívás elfogadásáról, elutasításáról, vagy új időpontok javasolásáról pedig az értekezlet szervezője – adott esetben mi – is értesülünk.
Az Office 365 arról is gondoskodik, hogy az így megszervezett találkozók kapcsán a végeláthatatlan időpont tologatásoknak és lemondásoknak elejét vegyük: a rendszer az egyes értekezlet résztvevők hozzáadásakor jelzi, hogy az ő naptárjuk szerint akkor éppen ráér-e az illető, illetve igény szerint automatikusan javasol olyan időpontot, mely valamennyi munkatárs naptárjában szabad.
