Visszatérő panaszuk az álláskeresőknek, hogy sok cégtől semmiféle választ nem kapnak jelentkezésükre. Ez nem fordulhat elő toborzó szoftver használatakor, amely az automatikus válaszküldés mellett számos más adminisztratív terhet is levesz a humán erőforrás szakemberek válláról. Utóbbi megoldás ráadásul költségcsökkentéssel is kecsegtet. Igaz ugyan, hogy időbe telik, míg a papír alapú ügyintézést sikerül teljes egészében száműzni, az érintettek szerint azonban megéri a fáradságot az átállás.
“Sokan már azt is online toborzásnak nevezik, amikor egy cég e-mailben kéri a jelentkezéseket. Ám ha ezután az e-mailt kinyomtatják és papíron dolgozzák fel, akkor az sokkal inkább hagyományos módszernek tekinthető” – mutat rá Toldi Gábor, a Hewitt Inside Consulting Kft. tanácsadója. Az az igazi, amikor a kiválasztás teljes folyamatát szoftver támogatja.
Sokan már azt is online toborzásnak nevezik, amikor egy cég e-mailben kéri a jelentkezéseket.
ÖNKISZOLGÁLÁS. A jelentkező online kitölti az űrlapot, ez automatikusan bekerül a vállalat adatbázisába, s onnan vissza is lehet keresni. Van például olyan cég, amely később sem kívánja felvenni azt, akit egyszer már elutasított. Ilyen szoftver segítségével azonnal megtudhatja, hogy aki most bejelentkezett, azt egy másik felvételnél elutasították-e már. Mások éppen egy új keresésnél hasznosíthatják az adatbázist, abból válogatva ki olyan embereket, akik alkalmasak lehetnek az állásra. Nyilván lehet tartani, ki mikor volt bent interjún, kik beszéltek vele és milyen véleményt alakítottak ki róla. Ha az illetőt felveszik, a személyi anyagait egy gombnyomással át lehet küldeni az alkalmazottakról szóló könyvtárba. “Sokszor előfordul, hogy egy cég maga is keres, egyúttal fejvadászt is megbíz ezzel, utóbbi pedig ugyanazt a személyt mutatja be, aki a cégnél is bejelentkezett. Számítógépes nyilvántartás esetén ez azonnal kiderül, és meg lehet előzni a vitákat” – mondja Toldi Gábor. Az ő tapasztalata szerint egyébként az ilyen fejlett megoldásokat egyelőre kevés magyar cég alkalmazza; az a gyakoribb, hogy az e-mailcím mögött nincs szoftvertámogatás. Ugyanakkor egyre többen szeretnék megvalósítani az online jelentkezést, a közeljövő tehát a számítógépes programoké.
“Szoftver nélkül a humán erőforrás szakember először összeállítja a profilt, tehát, hogy milyen munkakörre, milyen végzettséggel, tapasztalattal, nyelvtudással, más kvalitásokkal rendelkező szakembert keresnek. Ez alapján megírja a hirdetés szövegét külön az internetre, külön a sajtóba. Ez azt jelenti, hogy kétszer-háromszor dolgozik ugyanazokkal az információkkal a HR-es. Egy jó szoftver támogatásával elég meghatározni a profilt, mert utána az előre kialakított céges formátumban a számítógép el tudja készíteni a hirdetéseket” – hoz példát az adminisztrációs munka csökkentésére Sebők Réka, a JobMaster szoftvert forgalmazó JOB Személyzeti Tanácsadó Kft. projekt menedzsere. Mint mondja, egy átlagos vállalatnál a humán erőforrás szakember a saját e-mailcímére fogadja a pályázatokat. A beérkezett jelentkezéseket tehát külön kell választania a többi e-mailjétől. Nem tud mást tenni, ezért a jelentkezéseket kinyomtatja, és amikor már elég összegyűlt, akkor szelektál, az első szűrőn túljutott jelöltekből pedig majd a szakmai vezető válogat. A kiszelektált jelentkezések 80-90 százalékban elkallódnak, nincs erőforrás, hogy válaszoljanak is rá. Szoftver segítségével a HR-es egy helyen látja az összes pályázót, kiválasztja azokat, akik jók lehetnek, ezeket elektronikusan küldi tovább a szakmai vezetőnek, aki szintén e-mailben válaszol, hogy szerinte ki felelne meg. Aki kiesett a rostán, annak a számítógép egyetlen gombnyomásra elkészíti a válaszlevelet a cég visszajelzéséről, amelyből a pályázó tájékoztatást kap arról, hogy bekerült a vállalat adatbázisába, illetve, hogy mi történik a cégnek elküldött adataival. A kiválasztási folyamat további részében a számítógép hasonló módon szinte magától elvégzi az adminisztrációt. “Azok a cégek, amelyek már legalább egy éve használják a JobMastert, úgy tapasztalják, hogy azóta rövidebb idő alatt befejezik a kereséseket, mindig látják, éppen hol tartanak, és az időközi jelentéseket is hamar el tudják készíteni a gépben tárolt adatok segítségével” – mondja Sebők Réka.
Szintén elvégzi az álláskiírások, a betöltendő pozíciók valamint az arra jelentkezők adatainak nyilvántartását, a pályázatok menedzselését, illetve a spontán megkeresések kezelését a német H.R. Software GmbH által fejlesztett Best!HR program, amelyet a humánügyviteli szolgáltatásokra szakosodott Nexon Kft. honosított. Az öt részből álló alkalmazáscsalád a toborzás mellett a személyzeti nyilvántartást, a képzést és fejlesztést, a karriertervezést és a szervezet modellezését is képes támogatni, de az egymást kiegészítő modulok önmagukban is telepíthetők.
Gál Eszter, a Nexon HR üzletágvezetője elmondta: a szoftver figyelembe veszi a magyar személyiségi jogi szabályozást, s egyedi igények szerint módosítható. Az állásra jelentkező a cég internetes honlapján, belső kiválasztás esetén pedig az intraneten találkozhat a programmal, mondjuk az “Állásajánlatok” menüben. Az ikonra kattintva kiválaszthatja, hogy melyik állásra szeretne pályázni, és kitöltheti az ott elhelyezett adatlapot. Ebből az összes vele kapcsolatos tudnivaló (önéletrajz, elérhetőség, kompetenciák, referenciák) bekerül a cég adatbázisába. A jelentkezési határidő lejárta után a HR osztály munkatársainak nincs más dolguk, mint egy gombnyomással lehívni az adatokat, a nyilvántartásban megnézni, hogy a pozíciót betöltő személynek milyen készségekkel kell rendelkeznie, milyen elvárásoknak kell megfelelnie, s milyen értékelési fázison kell végigmennie.
A programba már előre felvitt követelményeket és a profilokat ezután egymás mellé kell rendelni, hogy a szoftver segítségével elvégezhetők legyenek az összehasonlítások. Amikor ez megvan, a megfeleltek automatikus értesítést kapnak a kiválasztás következő lépéséről (személyes interjú, tesztírás), az elutasítottakkal pedig elektronikus vagy offline sablonlevél postázásával tudatja a humánpolitikai osztály a számukra kedvezőtlen eredményt. A pályázó ettől függetlenül személyes azonosítójának és jelszavának megadása után maga is tájékozódhat arról, hogy elbírálták-e már felvételi kérelmét, sőt egyszerre több bent lévő pályázatának útját is figyelemmel kísérheti.
PAPÍRKÍMÉLŐ MÓD. A Nestlénél korábban papíron és Excel file-okban tartották nyilván a pályázatokat, a toborzó szoftver azonban lerövidítette az időigényes, adminisztratív feladatokat, megkönnyítette a pályázók első szűrését, az adatok rendszerezett tárolását, a levelezést, miközben persze a személyes meghallgatást nem tette megkerülhetővé. “Havonta 4-6 állást hirdetünk meg, s a modul bevezetése csökkentette az adminisztratív és a postai költségeket, a kiválasztásra fordított időt, illetve a manuális munka miatt előforduló pontatlanságokat” – mondja a Nestlé Magyarország HR specialistája, Haluza Valéria. Szerinte a szoftverrel jól nyomon követhető a toborzás teljes költségvetése, ami kellemes, pláne, ha az összegek kisebbek lesznek. “Teljes mértékben nem tudtunk megszabadulni a papírmunkától – teszi hozzá Haluza -, hiszen ma is érkeznek postai úton jelentkezések. Ám mivel a munkatársaink a pályázatokat közvetlenül a központi toborzási modulban rögzítik, így a későbbiekben mindenki egy adatbázisban szerepel.”
Arra a felvetésre, hogy a gyatra hazai internetes ellátottság nem akadálya-e egy ilyen rendszer kihasználásának, Haluza Valéria így válaszolt: a meghirdetett pozíciótól függ, hogy a pályázók többsége az elektronikus utat választja-e. A felsőfokú végzettségű pályakezdők 90 százaléka az interneten juttatja el a jelentkezését, míg egy állandóan mozgásban lévő értékesítési képviselő, aki ritkán ül számítógép előtt, nyilván inkább papíron küldi el a pályázatát. “Miközben a saját munkánkat megkönnyítjük, a jelentkezők elé nem gördíthetünk akadályokat, tehát az internet térnyeréséig mindkét csoport igényeit ki kell elégítenünk” – fogalmazott Haluza Valéria.
Bár az alkalmazások száma még alacsony, Gál Eszter bizakodó a szoftver sikerét illetően, mert tapasztalatai szerint egyre több cég ismeri fel az internet jelentőségét. “A nagy fluktuációjú cégeknél a befektetés rövid távon is megtérül, akár a munkaidő-ráfordítást, akár a költségcsökkenést vizsgáljuk” – véli Gál Eszter, hozzátéve, hogy egyelőre kevés cég vásárolja meg egy tételben a szoftvercsalád mind az öt modulját.
