Csak úgy kapkodják a fejüket az alkalmazottak az állandó át- és kiszervezéseket, tulajdonosváltásokat és elbocsátásokat megélő egyik hazai közszolgáltató vállalatnál. A bizonytalan helyzetben a vezetőség nem tud naprakész információval szolgálni, így felértékelődnek a folyosón szerzett hírek. A dolgozók napi munkaidejének tekintélyes része annak kiderítésére megy el, kihez kell fordulniuk a szervezeten belül, hogy el tudják látni feladataikat.
A fenti állapot a sikeres információáramlásnak legfeljebb ellenpéldája lehet. Ekkora fejetlenség persze ritka, de nyugodtabb környezetben is fontos feladata az alkalmazottaknak, hogy összegyűjtsék a munkájukhoz lényeges tudnivalókat. Nagyobb vállalatoknál a személyes kommunikáció már nem elég, hiszen nem lehet arra építeni, hogy “úgyis öszszefutunk a kulcsemberekkel”.
KI MIT TUD? A Fornax Rt. létszáma másfél év alatt 60 főről a duplájára duzzadt, ráadásul az informatikai cég alkalmazottai nyolc különböző helyszínen dolgoznak. Az információáramlást segítik a személyes értekezletek és rendszeres hírlevelek, ezenkívül a munkatársak az elektronikus tudásbázisból is tájékozódhatnak. Itt megtalálhatók az egyes területek eredményei, és a céges “Ki kicsoda?”, amelyben minden kolléga fényképpel, szaktudásának, nyelvismeretének pontos megjelölésével szerepel. Ha valaki elakadt a munkában, itt utánanézhet, hogy a cégen belül ki tud neki segíteni. Az újonnan felvettek belső térképet is kapnak, amely feltünteti, ki hol ül az irodában.
“Az egyén felelőssége, hogy minden információt beszerezzen, ami a feladata elvégzéséhez szükséges” – szögezi le Borbély Ágota, a Fornax emberi erőforrás vezetője. “Ha elakadt, és a tudásbázisban sem talál segítséget, kérdezze meg a HR menedzsert, hogy kihez fordulhat tanácsért. Ha pedig külső szakértő bevonása szükséges, akkor a vezetőség megmondja neki, kik azok a specialisták, akikkel a cég kapcsolatban áll.” Segíthetnek a szakkönyvek és a folyóiratok is. A Fornaxnál elektronikus nyilvántartást vezetnek a megrendelt folyóiratokról, így nem fordulhat elő, hogy egy lap elakad valakinek a fiókjában és a többiek nem jutnak hozzá.
Kellő odafigyeléssel a vezetők is rájöhetnek, milyen információkra van éppen szüksége a dolgozóknak, így elébe mehet az igénynek, még mielőtt az alkalmazottaknak kellene utánajárniuk. Amikor az informatikusok egy gazdasági szoftveren dolgoztak, a kontrolling vezető előre sejtette, hogy nem lesznek tisztában a fedezetszámítással, ezért egy belső képzés keretében elmagyarázta nekik.
Ésszerű intézkedésekkel az információ beszerzésének költsége is lecsökkenthető. A Fornaxnál előfordult, hogy magas részvételi díjas konferenciára csak egy kollégát küldtek el, és ő részletes beszámolót írt a tapasztalatairól, amit minden érdeklődő elolvashatott.
KUKACOSKODÁS. Projektek megvalósítása során különösen húsbavágó kérdés az információ megszerzése, hiszen a csapat egyes tagjai a vállalat más-más részlegében dolgoznak, nem egyszer jókora földrajzi távolságra vannak egymástól és különböző nemzetiségűek – a multinacionális cégek fejlesztési projektjei jobbára ilyenek.
A gyors kommunikáció eszköze ilyenkor az e-mail, ám ez félreértésekre is okot adhat, főleg, ha a levelezés idegen nyelven történik. Célszerű mindig óvatosan értelmezni a másik e-mailjét, és ha valami nem teljesen világos, inkább visszakérdezni. További gond az e-maillel, hogy ha elárasztja a dolgozókat, nem szentelnek neki kellő figyelmet. “Velem is előfordult, hogy letöröltem egy e-mailt, majd néhány héttel később kiderült, hogy mégis szükséges lett volna a benne levő információ, de addigra már a csapat egyik tagjának sem volt meg” – meséli Gerner Péter, a Sysdata Kft., a Siemens szoftverfejlesztő leányvállalatának üzletfejlesztési vezetője. Hogy az ilyen eseteket kiküszöböljék, az információt az intraneten helyezik el, és az e-mail csak az intranetes címre hívja fel a figyelmet.
Intelligens irattárA munkafolyamat-támogató (workflow) szoftverek is segíthetik az információáramlást egy munkacsoport tagjai között, ha a csoport létszáma miatt a személyes kommunikáció már nem hatékony, vagy a tagok földrajzilag távol vannak egymástól. Ilyenkor a dokumentumok előre meghatározott szabályok alapján kerülnek át egyik személytől a másikhoz, és megfelelő ellenőrzés nélkül nem kerülhetnek nyilvánosságra. “Ezek az eszközök azonban csak intelligens irattárak, azaz kezelik, rendszerezik a dokumentumokat, de a feldolgozás és értelmezés továbbra is az ember feladata marad” – mondja Huszár Péter, az AAM Vezetői Informatikai Tanácsadó Kft. munkatársa. Bonyolítja a működést, hogy a szóbeli megbeszélések eredményeit is rögzíteni kell a gépen. Viszont többé senki sem ülhet rá az információra.
Az Akadémiai Kiadó 1998-ban megújította az angol, a francia és a német akadémiai nagyszótárakat. Egy ekkora szótár anyagának átdolgozása a hagyományos, manuális módszerekkel pár ember hosszú évekig tartó munkáját igényli. A kiadó egy dokumentumkezelő rendszer segítségével megoldotta, hogy szótáranként 100-200 ember dolgozhasson akár egyszerre az anyagon, a szerkesztés, javítás, tördelés munkafolyamatai felgyorsultak, így szótáranként 8-10 hónap alatt elkészült a felújítás. A rendszer alkalmazása biztosítja azt is, hogy mostantól az anyagok mindig naprakészek legyenek, utánnyomásonként friss adatok kerülhessenek be a szótárba.
Az intranet előnye, hogy segít az adattömeg strukturálásában, hiszen itt tagoltan lehet elhelyezni a mindenki számára, illetve a csak egy-egy csapattagnak fontos információkat. Egyetlen hátulütője, hogy statikus – nehéz úgy karbantartani, hogy minden változást azonnal kövessen.
Nagyobb projekteknél érdemes infotérképet is alkalmazni. Készítésénél az egész csapat összeül, és mindenki átgondolja, hogy a későbbiekben kitől, milyen gyakran és milyen formában van szüksége információra a munkája elvégzéséhez. Például: “Szeretném, ha az értékesítési vezető hetente elküldené nekem e-mailben az eladási adatokat.” Az igényeket rögzítik, és a továbbiakban ki-ki ez alapján szolgáltat információt a többieknek.
A Siemensnél létezik kétszáz fős nemzetközi projekt is; ezek megvalósításánál szükség van kulcsemberekre, akik utazásaik során tartják a kapcsolatot a messzi tájakon dolgozó csapattagok, illetve a külső partnerek között, s a többiekkel megosztják a megszerzett információkat.
MÁS KÁRÁN. A projektek során lecsökken a félreértés veszélye, ha a tagok jól ismerik egymást. Ha a különböző divíziókban dolgozó résztvevők egyébként sosem találkoznának, akkor nagy szerepe van a csapatépítő tréningeknek, ahol a tagok összeszokhatnak. “Idővel amúgy is csökken a félreértések száma, mert a tagok megtanulják, hogy mire kell odafigyelni, de ehhez át kell esni egy-két ilyen konfliktuson” – véli Gerner Péter.
Néha egy-egy malőr is jó ötletet adhat az információs rendszer tökéletesítéséhez. “Az egyik kereskedőnk egy hétig nyomozott annak a nagyvállalatnak a kontaktszemélye után, amellyel üzletet akart kötni. Akkor derült ki, hogy a vezérigazgató-helyettesünk már ismerte a megfelelő embert” – meséli Rácz Katalin, a Fornax pr vezetője. Azóta a cégükkel kapcsolatba kerülő összes személy névjegykártyáját központilag elektronikusan tárolják, a kereskedők pedig naponta kötelesek bevinni az elektronikus rendszerbe, hogy hol tartanak a külső felekkel folytatott tárgyalások, így azokat a cégnél bárki nyomon követheti.
Az egységes információrendszer nemcsak a szervezeten belüli, hanem a vevőkkel való kapcsolattartást is megkönnyíti. Egy multinacionális távközlési vállalat marketing- és értékesítési információit többféle csatornán keresztül juttatta el ügyfeleihez: különféle brosúrákban, árajánlatokban, akciókkal és interneten is. Ezek nem működtek mindig konzisztensen: egy adott termékről egy időpontban is különböző információk jelentek meg, mivel különböző forrásból származtak – például az ügyfélszolgálat más felvilágosítást adott, mint a marketing részleg, ahol tudtak egy akcióról. Az ilyen hibák kiküszöbölésére a cég egységes marketinginformációs rendszert hozott létre, ahol a termékek összes adatát egy helyen, egy példányban tárolták. Ettől kezdve minden munkatárs és szervezeti egység ezt az adatbázist töltötte ki és innen kapta a munkájához szükséges információkat, továbbá minden elkészülő dokumentum is erre épült. Két előnye származott a cégnek a rendszer bevezetéséből: egyrészt az ügyfelek ezután konzisztens információkhoz jutottak, másrészt az adatbázisra építve automatizálni lehetett a marketingdokumentumok előállítását, így számottevően csökkent az ehhez szükséges munkaerő- és időráfordítás.
