Egy irodának választ kell adnia a környezeti kihíváisokra és összhangban kell lennie a vállalat szerkezeitével, tevékenységével is – mondja Bakonyi Gyöngyi, az üzleti élet infrastruktúrájával foglalkozó Office magazin főszerkesztője. A hároméves múltra visszatekintő, irodaberendezésre és -technikára szakosodott lap a csúcstechnológiák bemutatása mellett ötleteket ad az irodák ergonómiailag és gazdaságilag optimális kialakítására is. A szerkesztőség április közepén – A jövő irodája címmel – egy kétnapos szimpóziummal is igyekszik segíteni a gyártók, kereskedők és tervezők közötti információáramlást. Nyilván ott is szóba kerül majd, hogy az irodaberendezés új irányzatai a rugalmasságra és mobilitásra fókuszálnak. Az iroda fejlődésében az információtechnológia a legnagyobb húzóerő. Az információ átadásának új módjai – internet, mobiltelefon, videokonferencia – hatalmas szabadságot nyújtanak, új megközelítések sorát kínálva (lásd külön anyagunkat). Ezek a megoldások – amellett, hogy jelentékeny költségmegtakarítás érhető el velük – dinamikus, gyorsan alkalmazkodó munkavégzést tesznek lehetővé.
Az új koncepciók rugalmas, mobil és multifunkcionális bútorokat követelnek. Az egyteres irodához például változtatható térelválasztók kellenek, melyek készülhetnek üvegből, fából, vagy akár perforált fémlemezből. A székeknek, asztaloknak könnyen mozdíthatóknak és igény szerint állíthatóknak kell lenniük. Bakonyi Gyöngyi elmondta, hogy a jövő irodájában dolgozóknak a mobilitás jegyében akár névre szóló guruló konténerük (caddy, trolley) is lehet, melyben munkaeszközeiken kívül személyes holmijaikat is tárolhatják – akár kabátjukat is felakaszthatják rá, majd kis kocsijukat maguk után húzva csatlakozhatnak a megfelelő team-hez. A gyártók már az 1998-as kölni bútor-szakvásáron számtalan formáját mutatták be az ilyen alkalmatosságoknak. –
Új megoldások
DESK-SHARING. Egy-egy munkahelyet időben megosztva több személy használ. A módszer olyan – például könyvvizsgáló, kereskedő – cégeknél alkalmazható, amelyeknél az alkalmazottak többsége munkája zömét más cégeknél, ügyfeleknél végzi, ezért felesleges mindenkinek külön asztalt fenntartani (az Andersen Consultingnál bevezetett gyakorlatról lásd cikkünket a Figyelő 1999/26. számában). Költségcsökkentő hatású, ám nagyon jó allokációs mechanizmust követel, hiszen nem az a cél, hogy a dolgozók ölre menjenek egy íróasztalért. Az úgynevezett hoteling rendszerben a munkavállalónak be kell szólnia telefonon egy asztalfoglalás miatt, míg a booking szisztémában a recepción való bejelentkezés után elfoglalhat egy asztalt, és egy kód beütése után a telefonokat automatikusan hozzá irányítják.
HOME-OFFICE. Az információtovábbítás fejlődésének köszönhetően a munkák számottevő hányada részben vagy egészben otthon is elvégezhető. A home-office a desk-sharing inverz formája is lehet, amikor az alkalmazottak feladataik nagy részét otthon végzik és csak bizonyos napokon járnak be az irodába, hogy “megosztott” íróasztaluk mögött dolgozzanak. Ennek alapfeltétele az irodával fenntartott folyamatos kommunikáció; a távközlési költségek csökkenése nagy előrelépést hozhat e téren.
OPEN-SPACE IRODA. Az egyteres iroda terjedése nemcsak divathullám. Azon túl, hogy megspórolhatók a válaszfalak, az így kialakított területen egy hasonló nagyságú, kis irodákra bontott területhez képest többen dolgozhatnak. A gyorsan változó piaci környezetben a szervezeti felépítés rugalmassága, alkalmazkodóképessége létfontosságú, ezért manapság a laposabb, átláthatóbb szervezeti formák térnyerése figyelhető meg. A munkát gyakran végzik csoportok, amelyek összetétele, létszáma mindig az adott feladatnak megfelelően változik; az open-space iroda jó környezetet nyújt ehhez. Az információáramlás is gyorsabb és hatékonyabb, a mobil paravánokkal pedig a csoportokra lehet szabni a teret. Az egy térben való munkavégzés erősíti a csapatszellemet és a vállalati kultúrát is. Bizonyos követelményeket persze be kell tartani. Az egy főre jutó területnek legalább 8-12 négyzetméteresnek kell lennie, hogy a túlzott nyitottság miatt a dolgozók ne érezzék megsértve személyes terüket. A természetes megvilágítás akkor oldható meg, ha terem mélysége kevesebb, mint az ablakok magasságának kétszerese. A világítás mellett a zaj a másik kritikus tényező: létezik egy optimális ingerszint, amely mellett a dolgozó “nem alszik el”, de nem is érzi magát feszültnek az őt érő hatások áradatától. Jó minőségű klímaberendezésre és párásítóra is szükség lehet, amelyek viszont a zajszintet növelik. –
