Szűkössé vált a hely a fejlesztők számára a ilétszámban is gyorsan növekvő Graphisoft Rt. új irodaházában. A cég a maga által kifejlesztett ArchiFM létesítménygazdálkodási szoftverrel próbált helyet találni a munkatársaknak. Mint kiderült, voltak, akik egyedül ültek egy szobában, mások hetedmagukkal szorongtak. A szoftver segítségével készített terv szerint a fejlesztésen dolgozó 75 ember fele költözött, s most már mindenki kényelmesen elfér, ráadásul az 5-6 fős csoportok is együtt maradtak.
FIATAL SZAKMA. Az intelligens létesítménygazdálkodás (facility management – FM) valójában a munkahelyi környezet teljes vertikumát átfogó irányítást jelent, középpontjában az ember és a hatékonyság áll. A módszer – tudtuk meg Soóki-Tóth Gábortól, a Kolpron Budapest Kft. tanácsadójától – a nyugati gazdaságokban is csak a nyolcvanas évek közepén jelent meg, megvalósítása ugyanis az informatika fejlődésével vált lehetővé. E technika nemcsak a magánszektorban áll nagy jövő előtt. “Gondoljunk arra, hány épület, intézmény tartozik önkormányzatokhoz” – érzékelteti a lehetőségeket Soóki-Tóth Gábor.
“A létesítménygazdálkodáshoz nélkülözhetetlen, hogy az ingatlan műszaki dokumentációja naprakész állapotot tükrözően meglegyen” – állítja Flaskay Károly, a PricewaterhouseCoopers (PwC) csoporthoz tartozó Ingatlantanácsadó Kft. ügyvezető igazgatója. Ez azonban még új épületek esetében sem teljesül százszázalékosan, hiszen az építkezés alatt mindig történnek módosítások az eredeti tervekhez képest. Régi ingatlanoknál sokszor azt sem tudják, hány négyzetméteres a hasznos terület – ezt általában csak 10 százalékos hibahatárral tudják megbecsülni, nagyobb ingatlan-portfólióknál pedig az eltérés akár 15-20 százalék is lehet -, de a legnagyobb problémát a gépészeti tervek hiánya okozza. Ezért az üzembehelyezéskor a kialakult állapotot legalább kétdimenziós grafikus programmal rögzíteni kellene. Ez ugyan első hallásra nagy befektetésnek tűnik, ám az ingatlan árához és az elérhető megtakarításhoz képest jelentéktelen összegről van szó: egy vállalat mérleg szerinti vagyonának általában 25-50 százaléka is kapcsolódhat az ingatlanokhoz.
“Egy új autóhoz pontos tervrajzokat mellékelnek, s a kocsit meghatározott időközönként szervizelik, míg a jóval nagyobb értékű és hosszabb – akár 80-100 éves – élettartamú ingatlanoknál ez ritkaság” – mutat rá Flaskay Károly. Márpedig az épületeket is célszerű karbantartani, különösen a gépészeti rendszereket. Ha ezt előre tervezik, akkor hozzá tudják rendelni a szükséges létszámot és pénzt. Nyilván kell tartani a mobil berendezési tárgyakat is. Ennek révén kiderülhet, hogy ha valakinek nagyobb kapacitású számítógépre van szüksége, nem kell újat venni neki, mert cserélhet egy kollégájával, akinek a kisebb is megfelel.
Irodaháznál fontos tudni: melyik bérlőnek mekkora területet adtak ki, mikor kell fizetnie, mikor jár le a szerződése. Ha üresedés lesz, akkorra időzíthetik a szőnyegpadló cseréjét és előre elkezdhetnek új bérlőt keresni. A számlázás ütemes lehet, a bevételek és a kiadások tervezhetők.
MEGTAKARÍTÁSI LEHETŐSÉGEK. Új épületberuházásnál az a fő szempont, hogy minden a műszaki tervek szerint elkészüljön; a számvitel háttérbe szorul. Így az átadás után a pótlólagos adategyeztetések, a papírmunka miatt hónapokig is eltart, míg a számvitelben aktiválni lehet a beruházást. Jó FM-rendszerrel viszont ez azonnal megtörténhet, mert a számlákat, a szerződéseket folyamatosan nyomon követik, s az amortizáció azonnal elszámolható.
Európai tapasztalatok szerint egységes létesítménygazdálkodási rendszer révén az üzemeltetési költségekben 20-30 százalékos hosszú távú megtakarítást lehet elérni, miközben a szolgáltatás színvonala nő. Ennek ismeretében, s mert a magyar vállalatok egyelőre tartanak az FM bevezetésével járó költségektől, a PwC hosszú távon azt is el tudja képzelni, hogy az elért megtakarításból való százalékos részesedésért kínálja ezt a szolgáltatást, bár ennek mérési rendszere még nem kidolgozott.
