Az optikai archiválás lényege, hogy a papír alapú dokumentumot szkenner segítségével a számítógép által kezelhető információvá alakítja, s ebben a formában hosszú ideig, biztonságosan tárolja. Előnye, hogy a számítógépes munkahelyekről elérhetők a dokumentumok, azokhoz egyszerre többen – akár több helyről is – hozzáférnek, mindez szabályozható, a keresési idő pedig összezsugorodik. Az archiválásnak ezt a módját egy integrált döntéstámogató rendszerhez lehet csatlakoztatni, s ezzel a számítástechnika egy lényeges szolgáltatással többet nyújt a cégen belüli felhasználóknak.
Nézzünk egy magyarországi példát. A BorsodChem még 1996-ban döntött az integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése mellett. Az ehhez csatlakozó archiválást illetően a Digital elsőként felmérte a terepet, vagyis javaslatot tett arra, hogy mivel kezdjék az archiválást, s szállította az ehhez szükséges hardvert és szoftvert, köztük a leglényegesebb optikai dobozt. Ezt a Digital Archive for SAP R/3 névre hallgató rendszer integrálása, majd a felhasználók oktatása követte, ami a működtetés megkezdésével folytatódott.
A BorsodChem 1997 szeptemberében írta alá a szerződést, a Digital pedig határidőre szállított, s így ez év január elsején indulhatott a munka. A cég a fokozatos bevezetés mellett döntött, amit a kimenő számlák és a hozzájuk tartozó kiegészítő dokumentumok archiválásával kezdett januárban. Ez márciusban az import számlák és kiegészítőik követték, és a hírek szerint hamarosan a beérkező számlákat is ily módon archiválják majd. A rendszer előnye, hogy amint az üzleti adatokat rögzítették, akkor azokhoz azonnal hozzá lehet rendelni a bevitel alapját adó papírdokumentum szkennelt képét. Így a kettő nem válik el egymástól, az eredeti dokumentum képe bármikor egy menüponttal behívható. Ezzel a tárolás biztonságossá vált, a keresés és a megjelenítés felgyorsult, az adminisztráció ideje és költségei pedig csökkentek.
