HR ombudsman – a semleges harmadik

A HR ombudsman a vállalati humán erőforrás munkatársak válláról veszi le a

“mamaszerep” terheit. Az Egyesült Államokban tíz éve létezik ez a munkakör. Ma több száz nagyvállalat alkalmaz HR ombudsmanokat. Az utóbbi időben rivaldafénybe kerültek, mert az olyan vállalati botrányok, mint például az Enroné, valószínűleg elkerülhetőek lettek volna, ha a dolgozóknak módjukban állt volna megosztani etikai fenntartásaikat egy semleges harmadikkal.

Szigorúan bizalmas

Az ombudsmani tisztség alapköve a bizalom. Az alkalmazottak bátran felkereshetik az ombudsmant, az nem fogja kiadni. A menedzsmentet pedig tájékoztatni tudják a vállalaton belül terjedő hírekről, amelyek esetleg aggodalomra adnak okot. Az ombudsman tehát informális összekötő alkalmazott és vezető között.

Sok beosztott nem szereti főnöke elé vinni egyéni problémáit, mint például a kompenzáció kapcsán érzett elégedetlenségét. “Sokat tudunk segíteni abban, hogyan igazodjon el az alkalmazott vállalati formális rendszerek között, hogyan használja ki az őt megillető lehetőségeket” – fogalmazza meg az ombudsmani feladatkör lényegét Deborah Cordillo, aki 1995 óta a Kodak Co. HR ombudsmanja.

Hivatásos kommunikátorként a HR ombudsman nem a belső PR-ért felelős. Nem a vezetés és a vállalat jó hírét kell erősítenie az alkalmazottakban, hanem a vállalati kommunikációs és egyéb rendszerek útvesztőiben igazítja el az őt megkeresőket.

Kétélű kard

Az ombudsmanok függetlenségét beszámolási kötelezettségük garantálja. Nevükkel ellentétben nem a humán erőforrás gazdálkodás osztályhoz tartoznak. Kizárólag az első számú vezetőnek tartoznak elszámolással, nekik adják tovább az információkat, természetesen anélkül, hogy azonosíthatók lennének a személyek. Így az ombudsman minden funkcionális igazgatótól független. Semleges harmadikként keresik meg az alkalmazottak, akik tudják, az ombudsmant senki sem “vehette meg”.

Ugyanakkor a pozíció hatásköre véges: a törvényt sértő visszaéléseket az ombudsmannak is jelentenie kell, ha az alkalmazott fenyegetve érzi magát és a visszaélés feltehetően rövid időn belül be is következik. Ez sértheti a bizalmasság elvét. Leggyakrabban a diszkrimináció és a zaklatás esetében kerül felszínre ez a gond. A munkatársak nem várhatják el, hogy az ombudsman ilyenkor is bizalmasan kezelje a tőlük kapott információkat. A dolgozóknak tisztában kell lenniük azzal, milyen kérdésekben várhatnak anonimitást. Az egyik legegyszerűbb megoldás, ha az ilyen jellegű témákat nem az ombudsman hatáskörébe rendeli a vezérigazgató.

Feszültség a HR és az ombudsman között

A HR szervezettől független ombudsman és a humán erőforrás gazdálkodás munkatársak között természetes feszültség áll fenn. Az ombudsman ugyanis olyan funkciókat lát el, amelyek eredetileg a HR feladatkörébe tartoztak, mégsem nekik tartozik elszámolással.

Tapasztalatok szerint az ombudsmani feladatkör bevezetésénél a HR munkatársak számára az új alkalmazott hatás- és feladatköre nem behatárolt, ezért a kezdetekben érdemes külön hangsúlyt fektetni a két terület közötti jó kommunikációra. Később ugyanis a HR funkció és az ombudsman együttműködése sok hasznot hajthat mindkét fél számára.

A rendszeres találkozók során a HR értesítheti az ombudsmant a várható leépítésekről, a vállalati politika változásáról, ami miatt az alkalmazotti megekeresések sűrűbbé válhatnak. Az ombudsman pedig továbbítani tudja azokat a panaszokat, amelyek feloldása a HR hatáskörébe tartoznak.