Új lendületet kaphat az e-számlázás azzal, hogy az elektronikus számlázási rendszereket forgalmazó cégek felfedezték maguknak a kkv piacot. Olyan fejlesztéseket hajtottak ugyanis végre, amelyekkel képesek a legkisebb vállalkozókra szabott speciális igények kiszolgálására is.
S bár az e-számlázás alapvetően informatikai háttérre épül, az sem kizáró ok ma már, ha egyáltalán nincs a vállalkozónak számítógépe. Előre egyeztetett számlaadatok alapján akár telefonon keresztül is elindíthatja szolgáltatóján keresztül az e-számlát – derült ki a csütörtöki „E-számlával könnyebb!” konferencián, melyet a DMS Labor rendezett.
Technikailag tehát már nincs akadálya annak, hogy a teljes vállalkozói szektor átálljon az e-számlázásra. A forgalmazók szerint azonban 2-3 évbe még mindig beletelhet, mire a közepes és kis cégek is tömegesen választják ezt a módot.
Elérhető áron
Az e-számlázás melletti egyik döntő érv, hogy költségtakarékos. A konferencián az is kiderült: maga a bevezetés sem feltétlenül kell, hogy pénzbe kerüljön. Egyes szolgáltatók ugyan kérnek egyszeri, úgynevezett regisztrációs díjat, jellemzően 40 ezer forint alatt, de olyanok is akadnak, akik a piacszerzés érdekében ettől eltekintenek.
Maga a számlakiállítás (fokozott biztonságú elektronikus aláírással, időbélyeggel, elektronikus továbbítással) 50 forint körüli összegbe kerül darabonként. Az elektronikus számlához más dokumentumok is csatolhatók (például szerződések, szállítólevelek, marketing anyagok), s néhány szolgáltatónál ezért sem kell külön fizetni. A forgalmazók közül van, aki ingyenesen biztosítja az e-számlák archiválását és őrzését is.
Aki már áttért
Az egyik e-számlázási rendszert kínáló cég ügyes marketingfogással ügyfelét hozta el magával, hogy az ő szájából halljuk, miért is jó, ha egy kis cég elektronikus számlázásra áll át. A beszámoló igen meggyőző volt. Megtudhattuk, hogy a 15 fős vállalkozás idén januártól bocsát ki e-számlát. Vevőiknek úgy csináltak kedvet az új módihoz, hogy részletesen ecsetelték a papírszámlák minden lehetséges hátrányát (nem érkezett meg, elveszett, nem találjuk, stb.).
Mostanra odáig jutottak, hogy a számláik 95 százalékát elektronikusan bocsátják ki. Megtakarításuk jelentkezett munkaerőben, időben, költségben, s például egy nyomtatót is fel tudtak szabadítani. A példa érdekessége még, hogy a cég minden ügyfele készpénzzel fizet.
A vevőknek sem kell megijedni, ha e-számlát kapnak
Befogadói oldalon két kérdésben érezni bizonytalanságot: az egyik az e-számla előírásszerű megőrzése, a másik a kontírozása. A FigyelőNet utánajárt mindkét kérdésnek. Megtudtuk, hogy a korábban hallottakkal ellentétben az elektronikus számlák biztonságos megőrzése semmivel sem bonyolultabb, mint a papír számláké.
Az APEH-től és a Nemzeti Fejlesztési Minisztériumtól (NFM) is azt az egyértelmű választ kaptuk, hogy az e-számla bármilyen mentése elfogadható (számítógép könyvtárába, CD-re, DVD-re, vagy más adathordozóra). Lényeg, hogy eredeti formában maradjon meg a számla, ne vesszen el és ne sérüljön meg. Annak nincs jelentősége, hogy nem újraírható vagy újraírható adathordozón történik-e a tárolás.
Kontírozás – a gumicsont
Azt is megkérdeztük, megfelel-e a szabályoknak, ha a vállalkozó kinyomtatva adja át az elektronikus számlát a könyvelőjének, és a kinyomtatott példányon történik a kontírozás jelölése. Az adóhivatalnak az a véleménye (és külön hangsúlyozták, hogy ez csak vélemény), hogy bár az e-számlát eredeti elektronikus formában kell megőrizni, nincs akadálya annak, hogy a számviteli, kontírozási feladatokat kinyomtatott példány alapján végezzék el.
Az NFM válasza szerint viszont szigorúan nézve nem jó megoldás az, ha a kinyomtatott e-számlán történik a kontírozás. Azt is hozzátették azonban, hogy az APEH tájékoztató közleményében három olyan lehetséges megoldást is felsorol, ami elektronikus számlák könyvelésénél kiválthatja a hagyományos értelemben vett kontírozást.
E-számlák kontírozása
Az APEH közleményében ezeket a kontírozási megoldásokat ajánlja az e-számlához:
– a kontírozási információk hozzárendelése az eredeti e-számlához egy csatolt mellékletben;
– a kontírozás követelményei teljesíthetőek megfelelő elektronikus könyvelési rendszer alkalmazásával (egyértelmű hozzárendelés, visszakereshetőség, utólagos módosítás kizárása);
– olyan iktatóprogram használata, amely a számlához iktatószámot rendel, és ehhez az iktatószámhoz kapcsolódik a könyvelési információ.
Bármilyen más módszer is megfelel, amennyiben biztosítja, hogy a kontírozás egyértelműen, elválaszthatatlanul és módosíthatatlanul hozzá legyen rendelve a számlához.
Kovács Ferenc az APEH osztályvezetője a FigyelőNet kérdésére azt mondta a konferencián, hogy a kontírozás az eredeti e-számla alapján kell hogy történjen, elektronikus formában.
Pócza András, az NFM Infokommunikációs Államtitkárságáról is egyetértett vele, s egyben egy egészen kézenfekvő megoldásra hívta fel szerkesztőségünk figyelmét. Ennek alapja, hogy a könyvelés ma már szinte kizárólag számítógéppel történik. Ha pedig a könyvelő számítógépes programja rögzíti és elválaszthatatlanul, visszakereshető módon összekapcsolja a számla számát a könyvelési adatokkal, az megfelel a kontírozás követelményeinek.
A Magyar Könyvelők Országos Egyesületének elnökétől azt is megtudtuk, ma már nemigen van olyan könyvelő, aki ne számítógéppel könyvelne. Lengyel Tibor egyébként régóta elkötelezett az e-számlázás mellett. Sőt, mint előadásából kiderült, ő már tovább is gondolkodott. Azt tervezi, hogy a vállalkozási és az állami szektor bevonásával létrehoznák a Széchenyi Elektronikus Elszámoló Rendszert, amelynek célja lenne többek között, hogy az e-számlázásra építve felgyorsítsa a számlamozgásokat és megszüntesse a lánctartozásokat.
