Gazdaság

Van ideje?

admin
admin

2006. 07. 07. 00:00

Amikor a kevesebb több

Ha egy ideig lelkiismeretesen feljegyzi, mire is megy el az ideje, kiderül, mi az, amivel kevesebbet kellene foglalkoznia. Íme néhány olyan dolog, amire mindenkinek érdemes volna kevesebb időt szánnia.
Halogatás. Semmit sem old meg, ha elodázza a kellemetlennek tűnő feladatokat. Inkább gondolja át, miért is halogat, s ha megvan az ok, kézenfekvő lesz a megoldás is. Több információra van szüksége? A legjobb, ha máris hozzáfog, hogy megszerezze. Nem tudja, hogyan kezdjen hozzá? Bontsa fel az összetett feladatot apróbb részfeladatokra, és haladjon végig rajtuk.
Semmitmondó beszélgetések. Gondolja végig, mennyi időt tölt naponta olyan beszélgetésekkel, amelyeknek se eleje, se vége, csak az időhúzást szolgálják. Próbálja meg a lehető legszigorúbban korlátozni az ilyen csevegést annak érdekében, hogy több ideje maradjon a valóban fontos emberi kapcsolatok ápolására. Ha finoman közli, hogy boldogan beszélgetne még, ám most a munkájára kell összpontosítania, a legtöbben meg fogják érteni.
Nyakló nélküli információszerzés. Folyamatosan bombáznak bennünket az információk a televízióból, a rádióból, az újságokból, az internetről. Tanuljon meg szelektálni! Kérdezze meg magától, valóban szüksége van-e arra, hogy elolvassa a kezében vagy a képernyőjén lévő cikket, megnézze a sokadik híradót.
E-mailek tömege. Szánjon mindennap egy órát az e-mailek megválaszolására, például a munkaidő elején és végén fél-fél óra legyen az elektronikus levelezésé. A folyamatos levelezés közben végzett munka – bár abban a pillanatban úgy tűnik, hogy több mindent végez egyszerre – általában tovább tart, és nem is olyan jó minőségű, mint a teljes odafigyeléssel elvégzett. A reklámleveleket olvasatlanul törölje, a fontosakat még aznap válaszolja meg, vagy továbbítsa az illetékesnek.
Időrabló értekezletek. Csak szükség esetén tartson értekezletet, ha egyszerűen közölni akar valamit, azt e-mailben is megteheti. Az értekezletnek mindig legyen napirendje, amelyet már az elején ismertet, és amelynek betartásához ragaszkodik. Minden napirendi ponthoz rendeljen időkorlátokat, a legtöbb idő a legfontosabb témára jusson, és ne engedje, hogy a beszélgetés fonala elkanyarodjon. Ha a csapat hajlamos túl sokat beszélni, alkalmanként érdemes kipróbálni az „álló” értekezletet. Meglepően hatásos!

Minden vezető (és minden alkalmazott) életében eljön az a pillanat, amikor úgy érzi, hogy teendői elvégzésére nem elég a napi nyolcórás munkaidő. A túl sok munka mellett a korábban fontos hobbira, a családra, a barátokra sem jut idő, gyakran még arra sem, hogy kipihenje magát. Ha ez a helyzet hosszú távon is fennmarad, annak állandó stressz, fáradtság, ingerlékenység, s a végén kiégés lehet a következménye. Ez pedig akár komoly egészségügyi problémákat is okozhat amellett, hogy egyre kevésbé végzi hatékonyan a munkáját, és egyre többet hibázik döntéseiben.

A hatékony időbeosztásra tehát nagy szükség van – nemcsak a munkával töltött órákban. Szerencsére megtanulható. A tréningek szervezésével foglalkozó cégek számos olyan kurzust hirdetnek, amely a hatékony időbeosztás képességének elsajátítását ígéri. Ha úgy érzi, hogy szakértői segítségre van szüksége a krónikus időhiány leküzdéséhez, érdemes megfontolni a beiratkozást. Jó néhány hatásos lépést azonban önállóan is megtehet a jobb időbeosztás felé vezető úton.

Az idő: erőforrás

Az idő komoly erőforrás egy cég vagy egy ember életében. Mégis, mind a munkában, mind a magánéletünkben gyakran bánunk könnyelműen vele. Ha úgy érzi, sok munkaórája megy el feleslegesen, a fizetése alapján számolja ki az órabérét, és gondolja át még egyszer: megéri ezt a pénzben mérhetően is drága időt feleslegesen tölteni?

A hatékony időbeosztás első lépése, hogy azonosítja, mire is megy el valójában az ideje. Vezessen egy hétig naplót, amelyben minden órában leírja, mivel töltötte az elmúlt 60 percet. Ne szépítsen, legyen egészen őszinte! Ennek alapján már képes lesz felismerni, hol, mikor és mire vesztegeti az idejét, mi az, amire több időt kellene szánnia, és hol kellene takarékoskodnia a percekkel és az órákkal.

Érdemes rászánni egy kis időt a tervezésre, a fontos célok kitűzésére – munkában és magánéletben is. Ha például az életében nagyon fontos szerepet játszik a családja, mégis úgy érzi, hogy nem szán elég időt az önhöz tartozókra, tegye ezt prioritássá! Tudatosítsa, hogy a családdal töltött idő legalább olyan lényeges, mint munkavacsorákon részt venni, és ennek fényében igyekezzen gyakrabban beiktatni a napirendjébe a szeretteivel töltött órákat. Ugyanígy tekintse fontosnak a rendszeres pihenést és kikapcsolódást is. A tervezés során érdemes rövid, közép- és hosszú távú célokat is kitűzni éppúgy, mint amikor a cég jövőjére vonatkozó terveket állítja össze.

Kezdődhet a szervezés

A hatékony munkavégzés megszervezése az iroda átvizsgálásával kezdődik. Érdemes alaposan szemügyre venni az irodát: adva van-e minden a nyugodt, elmélyült munkavégzéshez. Például: kényelmes-e az íróasztala, jut-e elég természetes fény az irodába. Ha kell, változtasson a berendezésen, vagy szokjon rá, hogy bizonyos időszakokban magára zárja az ajtót, ilyenkor senki se zavarhassa meg a munkában.

Régi, de hatásos tanács az is, hogy tegyen rendet az íróasztalán. Ha lehet, csakis azokat az iratokat és tárgyakat hagyja elöl, amelyek az adott feladat elvégzéséhez szükségesek, és ha végzett a soron lévő projekttel, rakja a fiókba az ehhez kapcsolódó iratokat, mielőtt áttér a következő feladatra.

Elektronikus eszközök, például számítógépek, kéziszámítógépek használatával igyekezzen csökkenteni az asztalát ellepő papírok mennyiségét, de az elektronikus dokumentumok között is tartson szigorú rendet. Lehetőleg minden irattal csak egyszer foglalkozzon, hiszen ha folyton vissza- és visszatér az adott ügyre, rengeteg felesleges munkát végez. A függőben lévő ügyeknek alakítson ki külön mappát vagy mappákat, és amint végzett velük, törölje vagy szükség esetén archiválja a dokumentumokat. Ezzel a saját helyzetét könnyíti meg: kevesebb dolgot kell fejben tartania.
A „külső” rendrakás után jöhet a „belső”. Igyekezzen fejleszteni koncentráló képességét, és egy bizonyos ideig csak a kitűzött munkával foglalkozzon. Ha kell, tegye ki az ajtajára a „Ne zavarjanak!”-táblát, telefonját is kapcsolja ki, vagy kérje meg a munkatársait, titkárnőjét, hogy csak a valóban halaszthatatlan hívásokat kapcsolják önnek. Bizonyos időközönként azonban tartson szünetet, és ezeket a perceket töltse pihenéssel, kikapcsolódással.

Ami sürgős, ami fontos

A rendelkezésünkre álló idő beosztásakor nagyon gyakran megfeledkezünk a sürgős és a fontos dolgok szigorú elkülönítéséről. A kelleténél többször fordul elő, hogy azt vesszük előre, ami sürgős, bár hosszú távon nem lényeges. Így az állandó „tűzoltásban” nem marad időnk a valóban fontos dolgok elvégzésére. Ez történik akkor is, amikor a sürgősen elvégzendő feladatok miatt nem marad idő a rendszeres sportolásra vagy a barátokra. Ezen csak akkor segíthetünk, ha tisztázzuk, melyek azok a dolgok (akár a munkánkban, akár a magánéletünkben), amelyekre fontos lenne időt szánnunk, és melyek azok, amelyek pillanatnyilag ugyan sürgősnek látszanak, hosszú távon mégsem feltétlenül jelentősek.

Érdemes leszámolnia azzal a tévhittel is, hogy mindent feltétlenül önnek kell elvégeznie. A csapatban mindenkinek legyen meg a saját feladata, felelősségi köre, és nyugodtan delegálja azokat a feladatokat, amelyek nem tartoznak közvetlenül önhöz. A „tűzoltást” igénylő munkákat is rábízhatja a csapat megfelelő, kompetens tagjaira. Ugyanígy a magánéletben is érdemes az időrabló, nem szeretem feladatokat, például a hétvégi nagytakarítást bejárónőre hagyni, hogy több idő maradjon a családi programokra. Az így felszabaduló idő gyakran értékesebb, mint az az összeg, amelyet megtakaríthat, ha a családtagok saját kezűleg végzik el a házimunkát.

Saját feladatainak listáján is először a valóban fontos dolgokat jelölje ki, és a fennmaradó időben végezzen a sürgős „aprómunkával”. Minden reggel tervezze meg a napját, és gondolja végig, mennyi időre lesz szüksége az egyes feladatok elvégzéséhez. Ne szabjon túlságosan szűkös időkereteket, hiszen nem az a cél, hogy rohamtempóban hajszolja végig magát a munkanapon. Számoljon azzal is, hogy akár akarja, akár nem, rendkívüli események bármikor megzavarhatják a munkájában, és jó, ha a ráhagyások miatt ilyenkor nem borul fel az egész napirendje.

A napi, heti időbeosztásból ne feledje ki a szabadon hagyott órákat sem. Azokat, amelyeket a hobbijával, a családjával vagy egyszerűen csak lazítással tölthet. Fontos, hogy mindennap legyen néhány olyan óra, amikor végre nem kell szigorú beosztás szerint élnie!

vissza a címlapra

Legfrissebb videó mutasd mind

Budapest, 2017. május 27.
A bajnok Budapest Honvéd játékosai a magasba dobják az olasz Marco Rossi vezetõedzõt az OTP Bank Liga utolsó, 33. fordulójában játszott Honvéd - Videoton FC labdarugó-mérkõzés végén a kispesti Bozsik József Stadionban 2017. május 27-én. A Honvéd 1-0-ra gyõzött, ezzel megszerezte története 14. bajnoki címét.
MTI Fotó: Koszticsák Szilárd
Nézd meg a legfrissebb cikkeinket a címlapon!
24-logo

Engedélyezi, hogy a 24.hu értesítéseket
küldjön Önnek a kiemelt hírekről?
Az értesítések bármikor kikapcsolhatók
a böngésző beállításaiban.