Botorság azt hinni, hogy aki írni tud, képes egy üzleti levél megírására is. Nem véletlenül része a gazdasági középiskolák tananyagának a levelezési ismeretek oktatása is. Gimnáziumon és egyetemen “felnőtt” menedzserek is mind többen vesznek részt iskolai rendszeren kívüli levélírás-ismereti fejtágítón. Ők is tisztában vannak azzal, hogy az ügyfelek vagy leendő partnerek gyakran kénytelenek egy levél alapján képet alkotni rólunk és vállalatunkról.
Üzleti levélen nemcsak a klasszikus levélformát értjük, hanem a kapcsolattartás valamennyi írásos formáját, így a faxot vagy az e-mailt is. Ha azonban tisztában vagyunk az üzleti levélírás szabályaival, nem hibázunk az utóbbi kettő írásakor sem.
Az elmúlt évtizedekben jelentősen leegyszerűsödött az írásbeli érintkezés. A mai cégek kisebb gondot fordítanak a levelezés szabályainak betartására vagy akár számonkérésére. Gondolni kell azonban arra, hogy a szabályoktól való eltérés mindig valamilyen üzenetet rejt magában, beszél helyettünk is.
Hogyan fogjunk hozzá?
•A kialakításnál legfontosabb az áttekinthetőség, a tagoltság, a lényeges részek kiemelése.
•Gyűjtsünk össze a témával kapcsolatos minden anyagot. Ha valami nem egyértelmű, szerezzünk hozzá információt.
•Gondoljuk végig, mit akarunk írni, esetleg vázlatot is készíthetünk. Több pontba, alpontba is foglalhatjuk közölnivalónkat.
•Ne törekedjünk mindenáron a személytelenségre! Ilyenkor körülményessé, nehezen érthetővé válik fogalmazásunk.
•A levél megírásánál ügyeljünk a tükörre is, hiszen később a levelet lefűzzük. Ezért a baloldalon hagyjunk elég helyet.
Mit követel a forma?
A levélírás formai kialakítására szinte változatlanok a szabályok. Így például a hármas tagolás: bevezetés, tárgyalás, befejezés.
A bevezetés a korábbi segítség, levél, ajánlat, cselekedet megköszönése vagy első kapcsolatfelvétel esetén önmagunk vagy cégük bemutatása. A tárgyalás tartalmazza a levél igazi célját. A befejezésben is illik megköszönni az együttműködést, a gyors választ, a használható információkat, a lehetőséget az ajánlattételre.
Nagyon fontos, hogy az üzleti levél nem tegeződik. Persze ha a felek régóta ismerik egymást, előfordulhat, hogy tegező formában születik meg a levél, de az udvariassági fordulatok ilyen esetekben még nyomatékosabbak, nehogy az a látszat keletkezzék, hogy a tegezéssel a tisztelet elolvad.
Amikor nekikezdünk a levélírásnak, tartsuk észben, hogy a ma üzletembere rettentő elfoglalt. Hacsak nem muszáj, nem pazarolja idejét több oldalas levelekre. Ezért törekedjünk a tömörségre, próbáljuk meg mondanivalónkat egy oldalba sűríteni.
Egy profi tippje
Egy kis létszámú, de több milliárd forintos forgalmú cég vezetője szerint a legfontosabb, hogy minden levél köszönettel kezdődjön. Több évtizedes gyakorlata alatt bebizonyosodott, hogy mindig van miért hálásnak lenni, tehát érdemes időt fordítani a köszönet tárgyának kitalálására. Fontosnak tartja azt is, hogy ez a köszönet ne üres frázis legyen, mert a partner könnyen érezheti magát nem kellőképpen megbecsülve.
Ami a fejlécet illeti…
Bár a mai vállalatok többsége saját fejléces papírt használ, előfordulhat, hogy kifogy a készlet. Ilyen esetekben is mindig ezzel kell kezdeni a levélírást. Tehetjük a lap mindkét oldalára – általában jobb oldalra kerül -, a lényeg az, hogy itt kell feltüntetni a kapcsolattartáshoz szükséges legfontosabb információkat: kihez kell fordulni az ügyben, milyen telefonszámon érhető el.
A fejléc tartalmazza a cég nevét, címét, az ügyintéző nevét, telefonszámát, telefaxszámát, e-mail címét is. Ha a cégnél iktatják a leveleket, itt kell feltüntetni a levél ügyiratszámát vagy iktatószámát is. Ellentétes oldalra kerülnek fel a címzett adatai: a cég neve, majd annak neve és beosztása, akinek küldjük a levelet.
Nem szerencsés, ha úgy küldünk levelet egy cégnek, hogy nem ismerjük pontosan, ki a levél címzettje (a legtöbb marketinglevél ezért is landol automatikusan a szemeteskosárban). Persze előfordulhat, hogy az osztályon több ember is érintett lehet, ilyen esetekben használjuk a beosztást vagy az osztály nevét, ahova küldjük (például: Mol Rt. Emberi Erőforrás osztálya).
Mire ügyeljünk még a levél írásánál?
1.
Címzésnél a neveket nagy kezdőbetűvel, a beosztást (pl.: osztályvezető) és a szervezeti egységet (pl.: gazdasági osztály) kisbetűvel írjuk.
2. A címzett neve alá kerüljön beosztása, ide írjuk a szervezetet is, nehogy névazonosság miatt rossz helyre kézbesítsék az ügyiratot. Ne feledkezzünk meg az úr vagy asszony szó használatáról sem. Manapság divatos az úrhölgy megszólítás is. Ha nem tudjuk, hogy férfi vagy nő az, akinek írjuk a levelet, akkor a beosztás férfi és női változatát is tüntessük fel, és a kettő közé választójelet tegyünk (Tisztelt Igazgató Úr/Igazgatónő!).
3. A tárgy megnevezését kisbetűvel írjuk, bár sokan írják helytelenül nagybetűvel. (pl.: Tárgy: vállalati szerződés). Törekedni kell a tömörségre és a minél nagyobb információközlésre; soha ne fogalmazzunk túl általánosan! Jó eszköz a figyelemfelkeltésre a levél tárgyának kiemelése (kövérítéssel vagy aláhúzással).
4. A megszólításnál ne írjuk ki a doktori címzést, ezt csak a borítékon tüntessük föl. Kivétel, ha szakorvosnak írunk (Tisztelt Doktor Úr!).
5. Elköszönésnél, ha az elbúcsúzás önmagában áll, nagy kezdőbetűvel írjuk, és nem kell utána kettőspontot tenni. Mindig írjuk ki a küldő nevét és beosztását. Erre azért is szükség van, mert a kézi aláírás gyakran olvashatatlan. Ha mellékelünk valamit, azt is tüntessük föl: példányszám, darabszám, megnevezés.
6. A szöveg végére kerül a keltezés, melyet több formában is leírhatunk (Budapest, 2001.02.10., 2001.II.10., 2001. február 10.).
A telefax és az e-mail
Ezek az írásbeli kapcsolattartásnak azok a területei, ahol a szigorú szabályok egyre kevésbé érvényesülnek, de néhány általánosan vett jellemző azért itt is felfedezhető. Általában a telefax szabályai kötöttebbek: ez külsőre általában egységes a cégen, sőt a cégcsoporton belül is.
Az előlap fejléce ugyanazokat az adatokat tartalmazza, mint a nyomtatott levél, de a címzett adatai mellett feltüntetik, hány lapot küldenek faxon. Nem általános, de gyakori, hogy az előlapon található egy lista, amelyen a küldő bejelölheti, milyen célból küldi a faxot (tájékoztatás, véleményezés, továbbküldés).
Az elektronikus levél sok mindenben leegyszerűsíti dolgunkat. Nem kell például a fejlécet külön megszerkeszteni, hiszen ezt a címzésnél elvégezzük – bár már van cég a piacon, amely kínál ilyen megoldásokat is.
A szövegben sincs szükség a formalitások szigorú követésére. Ha a felek naponta írnak egymásnak, vagy gyakran beszélnek telefonon, sok esetben teljesen elmarad a megszólítás, csak a napszaknak megfelelően köszöntik egymást a partnerek. Ha teljesen ismeretlennek írunk, akkor alkalmazzuk ugyanazokat a formákat, mint a nyomtatott levélnél.
