Sokan tartanak attól, hogy az internet alapú, asztali IP-telefonok bonyolultabbak hagyományos társaiknál, és külön képzés kell a használatukhoz, pedig épp ellenkezőleg, a kezelésükben nincs jelentős különbség, a tudásban viszont már igen.
A drága, hagyományos alközpontok helyett érdemes az interneten keresztül összekapcsolni a kollégákat.
Például ezek a telefonok pillanatok alatt összeköthetőek a számítógéppel, így a telefon kijelzője mellett a monitoron is nyomon követheti a saját és akár a kollégák híváslistáját is. Nemcsak azt keresheti vissza, hogy hány nem fogadott hívása volt, hanem azt is, hogy kik és mikor keresték. A beépített telefonkönyv, a hangposta és a hívásátirányítás alapfunkció, de ezekkel a telefonokkal már digitális faxot is küldhet. Így kevesebb papír, tintapatron fogy a cégnél, emellett megspórolható az áram és az üzemeltetés költsége, és nincs szükség külön telefonvonal beállítására, fenntartására sem, tehát ez a környezettudatos működés felé is egy újabb lépés.
A beállításokat a számítógépen keresztül is kiválaszthatja. A jól áttekinthető kezelőfelületen telefonszámokat is rögzíthet, és kezelheti a létrehozott híváscsoportokat. Például azt is beállíthatja, hogy az értékesítésen mindenkinél párhuzamosan befusson az adott hívás, de az is lehetséges, hogy a kollégáknál „körbecsörögjön” a telefon.
Nemzetközi telekonferencia a nappaliban
Az már teljesen megszokott, hogy valaki otthonról is rálát a munkahelyi gépére, a céges rendszerre. Az Invitel szakértője szerint az IP-telefonok esetében ugyanez megoldható, így az irodai telefonszámát használhatja akár a nappaliból is. Ehhez az IP Center online felületén kell bejelentkeznie, és ezután már a mobilján vagy a számítógépén keresztül is úgy telefonálhat, mintha a munkahelyén lenne, nem mellesleg a percdíjak is ugyanazok maradnak. A másik oldalon viszont a hivatalos számán önt is könnyen elérhetik az ügyfelek, akár munkaidőn kívül is. Ez rendkívül praktikus és elegáns megoldás akkor, ha olyan üzleti partnerei vannak, akik másik időzónában élnek.
Kösse össze az asztali gépét és a mobilját!
Gyakori dilemma a cégeknél, hogy a munkatársak nem ülhetnek mindig az asztaluknál, de a mobilszámukat viszont nem szeretnék kiadni az ügyfeleknek. „Ha nem szeretne egy hívásról sem lemaradni, akkor az IP-készülékeknél beállítható, hogy néhány csörgés után az asztali telefonról a mobiljára vagy az otthoni telefonjára is befusson a hívás. Ha szabadságon van, akkor simán törölheti ezt a funkciót, vagy ideiglenesen bárhonnan – akár webes felületen keresztül – beállíthatja, hogy más kollégája beszéljen az ügyfelekkel” – tanácsolja a szakértő.
Papír és ceruza helyett IP-telefon
A napi hajtás közben rengeteg információt kell fejben tartani. Amikor egymás után jönnek a hívások, és tornyosulnak a feladatok, akkor viszont könnyen kimaradhat egy-egy fontos részlet. Emiatt hasznos segítség lehet a fontosabb telefonos megbeszélések vagy telekonferenciák rögzítése. Van olyan munkakör, ahol az utólagos bizonyítási lehetőség megtartása miatt egyébként is rögzíteni kell a hívást. Az IP-telefonok ezt egy gombnyomással megoldják, további segítség, hogy a hanganyagok külön tárhelyen archiválhatóak, és könnyen visszakereshetőek.
Fotó: MTI / Czeglédi Zsolt
Itt a virtuális recepciós
Az ügyfelek vagy más érdeklődők gyorsabb informálása és hatékonyabb kiszolgálása érdekében érdemes összeállítani egy hangos menüt, amely eligazítja a telefonálót. Ez az IP-rendszeren belül könnyedén megtehető, hiszen ön építheti fel a menürendszert, saját kezűleg készítheti el a hangfájlt, és mindezt egyszerűen feltöltheti a rendszerbe. Ennek köszönhetően célirányosabban futnak be a hívások, az ügyfél gyorsabban megtalálja a hívott félt, és az érdeklődőket sem hagyták magukra. A rendszer további előnye, hogy növeli a döntési szabadságot, így ön sem lesz kiszolgáltatva a szolgáltatójának, emellett költséget is megtakaríthat, hiszen nem kell külön telefonközpontost beállítania.
