Cég, iroda a lakásban? Kisvállalkozóknak, kezdő vállalkozóknak egyáltalán nem ismeretlen a kép. Jobb híján, mert nincs rá pénz, vagy mert nincs is szükségük állandó irodára a vállalkozáshoz. Sokan a lakcímükre is jelentik be a céget. A SEED Kisvállalkozás-fejlesztési Alapítvány munkatársa, Horváth Anna szerint ezzel önmagában nincs semmi probléma.
Persze néha nem a legkényelmesebb megoldás az otthon-iroda, például amikor a partnert fogadni kell, vagy ha telefonálás közben a háttérből gyerekzsivaj hallatszik stb. Vannak szolgáltatók, akik a hasonló helyzetekre kínálnak megoldást, például irodabérlést néhány órára. De vajon mennyire használhatóak és életszerűek ezek a szolgáltatások? Nézzünk néhányat.
Levelezés
Tegyük fel, hogy nem akarjuk a lakásunkra kapni a céges leveleket. Címeztethetjük a szolgáltatóhoz. Na és hogyan kapjuk meg őket végül? Van, ahol az alapdíj fejében havi egyszer postázzák a leveleinket. Ezt nem nevezi túl profi megoldásnak a XXI. században Horváth Anna. Hiszen a számlák és a hivatalos papírok sem tipikusan azok a dokumentumok, amiknek az intézésével egy hónapot lehetne várni. Persze, ha ráfizetünk, akkor hetente, de akár 24 órán belül is elküldi a leveleinket a szolgáltató.
Már csak az a kérdés hogy hova, hiszen a kiindulás az volt, hogy a lakásunkra nem akarjuk kapni. Ennél jobb megoldásnak tűnik a hagyományos postafiók.
Máshol van olyan megoldás is, hogy a szolgáltatót megbízhatjuk: bontsa fel, szkennelje be, és e-mailen elküldje el nekünk a leveleinket. Ez már lehet elég gyors. De tegyük a szívünkre a kezünket: ki bízza idegenre a céges leveleit?
Vonalas telefon
Ma már nem elérhetetlen. Sokak szemében a feltételezett megbízhatóság egyik eleme, hogy van-e vonalas telefonja (faxa) a vállalkozónak. Ha nincs, vagy állandó mozgásban van a vállalkozó, ezért nem tudná fogadni a hívásokat, bérelhet telefon-, faxszámot és hozzá ügyeletet is. Mit is jelent ez? A szolgáltatónál lesz a számunk, de mi magunk nem leszünk ott, hiszen irodát nem bérlünk és folyton mozgunk. Trükközhetünk úgy, hogy átirányíttatjuk a telefont, vagy üzenetrögzítőt alkalmazunk.
De kérhetjük azt is, hogy a vállalkozásunk nevében vegyék fel a telefont. Nos, aki felveszi a telefont, nem az alkalmazottunk (feltehetőleg több cég tartozik hozzá). Valószínűleg nem is tud válaszolni az esetleges kérdésekre, csak továbbítja nekünk (például a készített hangfelvételt e-mailen). Nem jobb ennél, ha a kéznél lévő mobilra jönnek a hívások, magához a vállalkozóhoz, és ő érdemben foglalkozik a telefonálóval? S fax helyett nem felel meg az email?
Iroda, tárgyaló
Onnan indultunk ki, hogy nincs a vállalkozásnak állandó irodája. De alkalmi munkaállomást is lehet bérelni, vagyis kvázi irodát, néhány órára. Számítógéppel, nyomtatóval, szkennerrel és egyéb eszközökkel felszerelve. Bizonyára sok olyan kezdő cég van, amelyeknek ez nagy segítség lehet. Viszont akinek a munkájához kell a számítógép, az valószínűleg inkább vesz magának egy laptopot, és ott és akkor használja, ahol éppen kell vagy kedve tartja.
Ajánlják a tárgyalókat is, ami egy különösen fontos, komoly, nagy megrendeléssel kecsegtető ügyfélnél (akit nem akarunk sem a lakásba, sem a presszóba vinni), tényleg jól jöhet. Emiatt viszont nem érdemes szolgáltatási csomagra előfizetni, elég egy-egy alkalomra kibérelni a tárgyalót – jegyezte meg Horváth Anna. Igaz, így drágább lehet, de mégsem kell állandó szolgáltatási díjat fizetni.
És persze az is kérdés, hogy apró figyelmességnél többre értékeli-e a partner, hogy igazi tárgyalóban találkoztunk vele. A tárgyalóbérlés rugalmasságáról még annyit, hogy néhol hetekkel előbb le kell kötni a helyiséget ahhoz, hogy használhassuk.
