Azt valószínűleg minden magára valamit is adó cégtulajdonos sejteni véli, hogy a számítógépek, szoftverek, nyomtatók, kábelek és az összes további kütyü a munka könnyebbé tétele miatt fontos. Ám amikor az IT-rendszerek ellenére a konkurencia mégis jobb eredményeket produkál, sokan melegebb éghajlatokra küldenék az összes informatikust. Pedig nem az informatikával, hanem a felhasználás módjával van a gond.
Informatika mint befektetés
Mondandóm lényegére az életből hoznék példát: egy ügyfelem árajánlatot kért egy programra, amely a céges mobilhívások könyvelését automatizálja. Mi egy félmillió forintos szoftvert ajánlottunk. Tapasztalataim alapján elemi erejű visszautasításra vártam, ám meglepetésemre a kontrollinges azt válaszolta: – Ha figyelembe veszem, hogy a saját híváslistája böngészésével, a céges és magánhívások elkülönítésével minden dolgozónk havonta csak fél órát dolgozik, akkor az évi 6 órát jelent, ami száz alkalmazottra vetítve 600 órát jelent. Amennyiben 2500 forintos átlagos órabérrel (vagyis a munkavállaló órára lebontott költségével) számolok, akkor ez évi 1,5 millió forint értékű kidobott munkaidő. Ez azt jelenti, hogy alig több mint három hónap alatt megtérül a beruházás. Tehát, kérjük a szoftvert.
Megvesszük!
Egy kis kalkuláció
Gondoljuk végig, milyen szolgáltatásokat, tevékenységeket támogat az informatikai infrastruktúra egy átlagos cégben!
‹ Informatikai szolgáltatás: dokumentum előállítása (Word, Excel, ppt), dokumentum tárolása, internetelérés, e-mail-kommunikáció, tömeges körlevelek (marketinglevelek), képszerkesztés, nyomtatás, archiválás, mentés, víruskeresés, vírusirtás, spyware-szűrés, spamvédelem, könyvelőszoftverek, abev, ebev, saját belső rendszerek, videokamera-rendszer, beléptető rendszer, távoli munkahelyek, helpdesk, otthoni segítségnyújtás, felhasználókezelés, mappajogosultságok kezelése, beszerzések, hardverhiba-javítás.
‹ Informatikai szolgáltatáshoz kapcsolódó tevékenység: hardverüzemeltetés, operációsrendszer-frissítések, szolgáltatás beüzemelése, módosítások/fejlesztések, hibaelhárítás, adminisztráció, működés ellenőrzése, mentés, katasztrófára való felkészülés.
‹ Szolgáltatási szint: próbálta már ugyanazt a munkát ISO-környezetben, illetve szabályozatlanul elvégezni?
Most már csak egy egyszerű szorzási művelettel ki lehet számolni az informatikai költségeket:
Informatikai szolgáltatások*hozzájuk kapcsolódó tevékenységek*szolgáltatási szint=informatikai költségek.
A felsorolt szolgáltatások és tevékenységek szorzata egy-egy sort képez a cég költségvetésében. Minél több a sor, annál nagyobb az informatikai költség. Ki az, aki meghatározza, hogy az informatikai költségek szorzata ténylegesen mekkora? Ez a személy csakis Ön – mint a cég vezetője – lehet! Nem pedig a rendszergazda! Na persze konzultáljanak, beszéljék át, gondolkodjanak közösen! Mégis hogyan kezdjenek neki? Íme, leírom…
Lépésről lépésre
1. Fontossági sorrend felállítása
Tényleg mindenre szükség van, amivel foglalkozik az IT, vagy van azért, ami kihúzható? Javaslom, hogy üljenek le a rendszergazdával vagy az informatikai vezetővel, és nézzék végig a listát.
2. Egységesítés
Vonjanak össze szolgáltatásokat, egységesítsék a hátteret. Ez mind-mind a szorzatot csökkenti.
3. Házirend
Mit engedünk a dolgozóknak, és mit nem? Mit engedünk az IT-nek, és mit nem?
4. Költségtervezés, stratégia
Legalább 3–5 évre szóló stratégia készítése. Az informatikában nem lehet ad hoc döntésekkel bármit is elérni. Gyakran évekkel ezelőtti döntéseink következményeit nyeljük.
5. Kommunikáció
Rendkívül fontos momentuma terveink sikerének az, hogy mennyire tudjuk megértetni és elfogadtatni ezt az újfajta látószöget az informatikussal. Ő nem a cégvezető nézőpontjából szemléli a feladatokat, problémákat. Meg kell értetni vele a célokat, és betekintést kell engedni a döntések stratégiai okaiba.
Hatékonyan
Nem kell mindent egyszerre rendbe tenni, a fontos dolgokkal kezdjük!
Közhelyes, de a problémák 20 százalékának megoldásával 80 százalék megtakarítás érhető el.
‹ Házirend kidolgozása.
‹ Egységes géppark és szoftververziók.
‹ Nyomtatók azonos gyártótól.
‹ Szerverek számának csökkentése.
‹ A céljainknak nem megfelelő eszközök megtalálása, kiiktatása.
‹ Létfontosságú alkatrészekből azonnali cseredarab biztosítása (olcsóbb a cseredarab, mint az állásidő költsége).
‹ Új kollégák megismertetése a rendszerrel, szervezett oktatás.
‹ Végiggondolt, stratégiai céloknak megfelelő hardver- és szoftverbeszerzés.
‹ Az informatikai üzemeltetés konstrukciójának vizsgálata. A cégek jelentős többségénél kiszervezve, azaz külső szolgáltató cég bevonásával, sokkal olcsóbban és többszörösen hatékonyabban megoldható feladat.
Itt az idő, hogy elkezdjen egy kicsit másképp gondolni az IT-re, mint eddig. Még ma írja össze, melyek lesznek az első lépések, amelyeket kipróbál annak érdekében, hogy az informatikára költött összegek a lehető legjövedelmezőbb befektetéseként működhessenek.
Juhász Viktor
A szerző az iSolutions
Informatikai Kft. vezetője
www.isolutions.hu
