Változik a döntés-előkészítés, a döntéshozás és a vállalati kommunikáció teljes vertikuma. A világban szétszórt vállalati egységek között nagyon nehéz hatékony együttműködést kialakítani. A kis cégeknél megszokott értekezletek, meetingek, brainstorming-megbeszélések a hatalmas szervezeti modellekben egyáltalán nem működnek. Ettől természetesen az egész vállalati hatékonyság csökkenhet. Régen elmúlt a levelek, leiratok, gépelt emlékeztetők kora.
Nem hatékony az e-mail
Egy ideig úgy tűnt, hogy majd az e-mail megold minden problémát, gyors és hatékony formának látszott a postázón keresztül elküldött, több napig bolyongó borítékokhoz képest. Arról nem is beszélve, hogy a megbízhatósága is erősen megkérdőjelezhető volt.
Sajnos egyre inkább kiderül, hogy a munkahelyi levelezés elektronikus formája sem elég gyors, a globalizálódó világ kihívásainak, a nemzetközi vállalatok elvárásainak kielégítésére. A sokszor napokig elhúzódó levélváltásokkal sem sikerül tisztázni problémákat. Az elektronikus levelezés azonban mindenképpen abba az irányba mutat, ahol valamiképpen találkozik a gyorsaság, a biztonság és a hatékonyság.
Az e-mail kommunikáció másik problémája a biztonság. A spamek, kémprogramok és adathalászok korában nem feltétlenül bízhatunk meg abban sem, hogy az elküldött levelet csak címzett olvassa majd el. Az ellopott adatok egyre többet érnek, s a titkosítások sem ígérnek tökéletes védelmet senkinek. A levelezésünk biztonságának hiányosságait mutatja az is, ha vírusok és spamek tömegei záporoznak postafiókunkra.
Sok mobil, kevés siker
A mobilok hihetetlen elterjedése azt is feltételezi, hogy ez lehet majd egyszer az univerzális kommunikációs eszközünk, de amíg a legújabb technológiát is a dizájn elsődlegességének rendeli alá a tervező, addig nem várhatunk nagy áttörést. A trendinek számító kamerás, mp3-lejátszós, videók többsége alkalmatlan a legalapvetőbb online funkciókra is. A helymeghatározó és térképmegoldások ugyan a közeli jövőben beépülnek majd a telefonokba, de láthatóan a mobiltévé sokkal fontosabb a gyártóknak, mint a vállalati kommunikáció. Arról nem is beszélve, hogy amíg nem találják meg a gyártók azt a méret- és funkcionalitásegyensúlyt, amely egy igazi céges telefonhoz szükséges lenne, addig felesleges pénzkidobás a drága mobil és a 3G. Mivel a mobiltelefon még mindig nem elég univerzális és meglehetősen drága, így marad az online.
A sokat sztárolt iPhone sem hozott láthatóan áttörést a hatékony kommunikációs eszközök irányában, gyanítható azonban, hogy a Google saját mobilmegoldásában már az univerzális kommunikáció több szerepet kap majd.
A Messenger és társai
Évekkel ezelőtt minden meghatározó internetszereplő azonnali üzenetküldőket, internet telefonmegoldásokat vásárolt, s akkor még nem sejtettük, hogy mindez nem a már meglévő hatalmas portálok felhasználóit szolgálja majd. Az üzenetküldés általánossá válásával, a Skype diadalmenetével egy újfajta kommunikáció lehetősége kezdett el kirajzolódni. Az egymástól távol lévők néhány kattintással ingyenes videotelefonhoz jutottak, jelentősen csökkentve a telekommunikációs vállalatok bevételeit. Ráadásul a könnyen elsajátítható technológiai megoldás olyanokhoz is eljutott, akik mindeddig legfeljebb a leveleiket nézték meg az interneten. Az egész világ elkezdett kommunikálni, egymástól több ezer kilométerre lakók a webkamerákkal felszerelt gépeikkel pillanatok alatt megoszthatják egymással élményeiket, beszélgethetnek. A korai chatoldalak virtuális közösségei online világgá alakultak.
A Second life és a hozzá hasonló internetes szolgáltatások ma már milliónyi felhasználónak nyújtanak lehetőséget egy, a korábbitól teljesen eltérő kommunikációra. A virtuális világokban valódi pénz, valódi ötletek termelődnek, és természetesen emberi kapcsolatok alakulnak ki.
Office-kommunikátor?
Mára eljutottunk odáig, hogy a világszerte használt azonnali üzenetküldők is beépültek a vállalati kommunikációba. Az Microsoft és a Google céges megoldásai jó lehetőséget nyújtanak a kisvállalatoknak a költségtakarékos, hatékony és kooperatív munkavégzésre.
A csoportmunka új definíciót kapott azzal, hogy a korábban csupán felhasználóbarátnak nevezett funkciók a munkahelyi környezetben is értelmet nyertek. Az eddig beállított elérhetőségi opció mostanra, jelenléti információvá változott, ami bizonyos esetekben már azt is elárulja, hogy éppen mivel vagyunk elfoglalva. A vállalati kommunikációs megoldás figyeli azt is, hogy szabadságon vagyunk-e éppen, vagy csupán egy telefon foglalja az időnket. Közvetlen kapcsolatban van a naptárunkkal is, ahonnan, ha engedélyezzük, részletes információkat ad arról is, hogy éppen milyen megbeszélésen tartózkodunk.
Az interneten megosztott dokumentumokat küldözgethetünk partnereinknek, párhuzamosan szerkeszthetjük ezeket, illetve a későbbiekben újabb részvevőket bevonva munkamegbeszélést tarthatunk anélkül, hogy az asztalunktól felállnánk.
Ezek a lehetőségek kombinálhatók komplett videomegoldásokkal, így akár a tengerentúlon dolgozó szakértőnk is könnyen bekapcsolódhat a munkába. A táblázatkezelők, szövegszerkesztők és prezentációkészítő alkalmazások online integrációja gyakorlatilag akár azt is megengedi, hogy tárgyaló lefoglalása, időrabló utazás és felesleges költségek nélkül hozzunk össze egy nemzetközi csapatot egy időben, egy helyen – a virtuális világban.
A jövő megoldásai valószínűleg valamiféle átmenetet képeznek majd a laptop és a mobiltelefon között, amit persze azért magunkkal kell majd hordani ahhoz, hogy bármikor elérhessen a főnökünk.
