Jó néhány álmatlan éjszakát okozott Szilárdnak, amikor felvetődött: cége új szolgáltatását sajtótájékoztatón kellene bejelenteni. A cégvezető ugyan gyakran tart előadást munkatársai előtt, folyékonyan és határozottan beszél, van kiállása, ám ezen tulajdonságait elsősorban olyanok előtt kamatoztatja sikerrel, akiket már ismer. Annak még a gondolatától is berzenkedik, hogy idegenek (újságírók!) előtt tartson tájékoztatót. Bizonytalanságát csak növelte, hogy fogalma sem volt, mint kezdjen neki a megszervezésnek.
Egyre több cégvezető fedezi fel a kommunikáció előnyeit a direkt hirdetéssel szemben. A növekvő reklámözön mind több fogyasztót ösztönöz a reklámok tudatos kerülésére, ezzel együtt nő a szerkesztőségi tartalom értéke – vagyis az emberek elsősorban azért vesznek, „fogyasztanak” sajtóterméket, mert annak tartalmi részére kíváncsiak, tájékozódni, szórakozni szeretnének.
A szerkesztőségi tartalom viszont nem vásárolható meg pénzért – legalábbis nem úgy, ahogy a hirdetési felületek. Ugyanakkor az sincs sehol kőbe vésve, hogy csak az újságírók, a szerkesztők döntik el, mi kerüljön a lapba – vagyis bárki élhet témajavaslattal, esetleg szervezhet sajtótájékoztatót, amelyen cégéhez, tevékenységi köréhez kapcsolódó híreket juttat el a sajtó képviselőinek.
Az alapok
Legfontosabb a téma kiválasztása – itt csak egy dobásunk van: ha a cégnek nincs mondanivalója, az már a meghívóból kiderül. A legtöbb újságíró el sem jön, aki pedig eljön, az „egy életre” megjegyzi a cég nevét, és sokáig tart majd meggyőzni, hogy a következő tájékoztató már tartalmasabb lesz.
egy sajtótájékozató kellékei
– névtábla, kis logó, zászló
– sajtómappa: közlemény, CD-n fotók, háttéranyagok
– toll, jegyzetfüzet
– büfé (többféle saláta, szendvics, gondoljunk a vegetáriánusokra is!)
– igényes ajándék
A téma kiválasztásában segít, ha megnézzük, hogy a versenytársak milyen aktivitást fejtettek ki az adott témakörben – vagy éppen mit nem tettek meg. Ez után állítsunk össze egy rövid, legfeljebb 20–25 diából álló prezentációt (ennél hosszabb unalmas lesz), amelyen a fontosabb adatok, tények, a mondanivaló nyomon követhető összefoglalója szerepel. Ha kész a prezi, próbáljuk el először saját magunkban, majd közönség – munkatársak, családtagok – előtt előadni „beszédünket”, és kérjünk visszajelzést: megfelelő sebességgel, intonálva, érthetően beszéltünk-e, nem őzünk-e túl sokat.
Ez után pedig készítsünk sajtóközleményt. Egy-két oldalon foglaljuk össze a legfontosabbakat – lehetőleg úgy, hogy a nyomdakész szöveget az újságíróknak szinte csak másolniuk kelljen.
Az oroszlánok becserkészése
Ha kész vagyunk azzal, amit mondani akarunk, keressük meg azokat, akiket érdekel is: építsünk adatbázist. Egyrészt gyűjtsük össze, hogy az eddigi sajtómegkeresések során kivel álltunk kapcsolatban, kinek adtunk interjút – őket mindenképpen hívjuk meg. Ez után keressük meg azokat a lapokat, amelyek számára érdekes lehet mondanivalónk: gyűjtsük, szemlézzük a napilapok különböző rovatait, mellékleteit, egy újságárusnál válasszuk azokat a magazinokat, amelyek profiljába vághat sajtótájékoztatónk témája.
Nézzük meg, hogy ki a számunkra fontos rovat vezetője, vagy mely újságíró szokott a témában publikálni. A lapokat felütve az impresszumból másoljuk ki a szerkesztőség vagy az újságírók adatait, a biztonság kedvéért pedig hívjuk fel a szerkesztőséget az adatok egyeztetése végett.
tipikus témák
– gazdasági eredmények (negyedéves, éves bevétel, nyereség)
– új megbízás elnyerése, tendergyőzelem
– új (lehetőleg a piacon egyedülálló) szolgáltatás bevezetése
– új ügyvezető vagy felsővezető kinevezése
– új üzlet, telephely, gyáregység alapkőletétele, építése, megnyitása
Mindezt természetesen ismételjük meg az internetes orgánumokkal is – ők ma már legalább olyan fontosak, mint a nyomtatott médiumok, ráadásul hamarabb leközlik a híreket. Persze, a rádiókat, tévéket se felejtsük ki – ebben is sokat segíthetnek e médiumok honlapjai. Ne feledjük: legalább 40–50 újságíró meghívására van szükség ahhoz, hogy 5–8 el is jöjjön.
Ha kész az adatbázis, foglaljunk megfelelő termet. Ha nem speciális témáról van szó – például alapkőletételről –, akkor leginkább olyan étterembe érdemes menni, amely a belvárosban található, közel a szerkesztőségekhez, főbb tömegközlekedési útvonalak mentén, könnyen megközelíthető. A fővárosban az V. kerületi éttermek a legmegfelelőbbek erre a célra, a Liszt Ferenc tér például különösen „trendi”.
A helyszín kiválasztása után járjuk be a helyet – lehetőleg akkor, amikor üres: fontos, hogy csendes legyen, lehetőleg különterembe menjünk, illetve a terem méretétől függ, hogy szükség van-e hangosításra. Az étterem általában minden technikai eszközt – projektort, vásznat, mikrofont – tud adni.
Nem maradt más hátra, mint a meghívás: sajtótájékoztatóra szinte kizárólag a kedd–csütörtök délelőtt 10, esetleg 11 óra a megfelelő időpont: korábban még, később már nem jönnek el az újságírók. A napilapok szerkesztőségben kora délután már lapzárta van. Hétfőn még, pénteken pedig már ritkán vállalnak külső helyszínt. Arra is ügyeljünk, hogy lehetőleg ne tartson más cég ugyanebben az időpontban hasonló témában tájékoztatót – az újságírók ilyenkor általában az ismertebb vállalat rendezvényét választják.
A jó meghívó fél siker
A meghívó legyen rövid, lényegre törő, szerepeljen benne a dátum, a hét napja, a helyszín (esetleg a megközelíthetőség), a téma rövid, 4–6 soros ismertetője, az előadók neve, illetve a cég elérhetősége. Legalább egy, legfeljebb két héttel a sajtótájékoztató előtt küldjük ki – különben késve érkezik, illetve elsikkad. Meghívót ma már szinte kizárólag e-mailen szokás kiküldeni – lehetőleg keressünk személyes e-mail címet minden egyes újságíróhoz.
A meghívás folyamata azonban itt még nem ér véget: az újságírók naponta tucatnyi meghívót kapnak, ezért az esemény előtti héten mindenképpen hívjuk fel őket telefonon, érdeklődve: számíthatunk-e részvételükre. Esetleg ha nem jönnek, kit ajánlanának a szerkesztőségből megkeresni.
Ez után már csak időben – legalább egy órával kezdés előtt – a helyszínen kell lennünk, fogadva, regisztrálva az újságírókat, egyúttal átadva nekik a sajtómappát, amely a közleményt – esetleg képeket – tartalmazza. Ne várakoztassuk őket túl sokáig, ha 10-re hirdettünk kezdést, legkésőbb 10.08-kor kezdjünk, és legfeljebb 40 percig tartson a rendezvény. Az újságírók általában egy órát szánnak egy rendezvényre – utazással együtt –, s nincs annál kínosabb, mint amikor valaki 45 perc után feláll, és még az előadás közben távozik. Inkább legyünk rövidebbek, figyelemfelkeltőbbek, s hagyjunk 10 percet a végén a kérdésekre. Ha olyan kérdést tesznek fel, amire nem tudjuk a választ, ne kezdjünk köntörfalazni, inkább egyszerűen ígérjük meg, hogy utánanézünk.
A rendezvény végén köszönjük meg a részvételt, szóban és a cégre jellemző vagy a sajtórendezvényhez kapcsolódó apró ajándékkal is. Ez után már csak ki kell küldenünk a közleményt valamennyi meghívott újságíró, illetve a hírügynökségek részére, s várnunk munkánk megszolgált gyümölcsét: a megjelenést.
Keretes:
Egy sajtótájékoztató kellékei
– névtábla, kis logó, zászló
– sajtómappa: közlemény, CD-n fotók, háttéranyagok
– toll, jegyzetfüzet
– büfé (többféle saláta, szendvics, gondoljunk a vegetáriánusokra is!)
– igényes ajándék
Keretes:
Tipikus témák
– gazdasági eredmények (negyedéves, éves bevétel, nyereség)
– új megbízás elnyerése, tendergyőzelem
– új (lehetőleg a piacon egyedülálló) szolgáltatás bevezetése
– új ügyvezető vagy felsővezető kinevezése
– új üzlet, telephely, gyáregység alapkőletétele, építése, megnyitása
