Üzleti tippek

Számlázni tudni kell

admin
admin

2007. 06. 15. 14:20

Számlát írni mindig öröm, hiszen jó esetben bevételt jelent. Az ünneplés közben azonban nem szabad megfeledkezni a számlaírás szabályairól. Már nem kötelező például feltüntetni a fizetés határidejét és a fizetési módot, s a számítógéppel előállított számlák alaki hibáját kézzel nem szabad javítani.

Akadnak tipikusnak mondható hibák, mint például a javítási lehetőségek helytelen alkalmazása. De azok sem járnak el helyesen, akik csak elektronikusan, például e-mailben küldik el az egyébként szokványos programból előállított számlájukat.

A számlát befogadónak is oda kell figyelnie, mert a megfelelő bizonylatolás lényeges kritérium az általános forgalmi adót érintő kérdésekben. Az áfalevonási joggal ugyanis kizárólag az előzetesen felszámított adó összegét hitelesen igazoló dokumentum birtokában lehet élni – ilyen a vállalkozás nevére szóló számla, egyszerűsített számla is.

Kötelező elemek

Mi változott, mi nem?



Januártól elég a kiállítás dátumát feltüntetni a számlán, ha az megegyezik a teljesítés időpontjával.
A számítógéppel előállított számlát ki kell nyomtatni, nem elég csak elektronikusan továbbítani.
Már nem kötelező feltüntetni a fizetés határidejét és a fizetési módot.
A számítógéppel előállított számlák alaki hibáját kézzel nem lehet javítani, csak stornírozással.

A számla kötelező tartalmi elemeit az áfatörvény szabályozza, és a gyakorlott vállalkozások már valószínűleg rutinként kezelik. 2007. január 1-jétől azonban történt némi változás ezen a téren.
A tavaly decemberi törvénymódosítás után a kibocsátott számlában a teljesítés időpontját csak akkor kell külön feltüntetni, ha az egyébként eltér a kiállítás dátumától. Így egyéb esetben a számla kibocsátási dátuma tekinthető a teljesítés dátumának.

Nem kötelező továbbá feltüntetni a fizetés határidejét és a fizetési módot sem. A módosítást az indokolta, hogy a vonatkozó uniós direktívánál bővebb adattartalmat követelt a magyar jogszabály, s ez nem lehetséges.

Nem tilos azonban a felsorolt adatokat feltüntetni. Nem kötelező tehát kevesebb adattal kiállítani a számlát, és nem kell átállítani a számlázó szoftvereket vagy újranyomni a nyomtatványokat.

Az új közlekedési eszköz másik tagállamba történő értékesítése esetén kiegészítő információkra is szükség van. Ezek: a másik tagállamba történő értékesítés ténye, az első forgalomba helyezés időpontja és a futott kilométerek száma. Ha az adó fizetésére úgynevezett pénzügyi képviselő kötelezett, annak nevét, címét és adószámát is szerepeltetni kell.

A termékexport és a közösségen belüli értékesítés esetében, valamint alanyi, illetve tárgyi adómentesség vagy különös adózási szabályok alkalmazásakor ezekre külön hivatkozni kell. Az egyszerűsített számlák esetében már kevesebb kötelező tartalmi elemet ír elő a törvény, és mint adómértéket, mindig fordított százalékkulcsot kell szerepeltetni.

Javítások

Bármennyire is rutinfeladat a számlázás, mégis sok fejtörést okozhat, ha a korábban kiállított számlát (vagy számlákat) alaki, tartalmi hibák miatt módosítani kell. A korrekciót a hiba és a számla típusától függően kell elvégezni.

Ha a hiba nem érinti az adó összegét, akkor kijavításról beszélünk, ami általában a név, a cím, az adószám vagy más adat elírását jelentheti. A kézzel írt számlák esetében ez egyszerű módosítást jelent: a rossz adatot egy vonallal át kell húzni (úgy, hogy később még olvasható legyen), és a jó adatot mellette vagy megcsillagozva a számla szélére kell felvezetni minden egyes példányon. Fontos még a javítás dátuma és a javító aláírása.
A számítógéppel elektronikusan előállított számlák esetében nem lehet kézzel vagy géppel javítani! A könyvelőirodák gyakran találkoznak olyan számlákkal, amikor az alapinformációkat egyszerűen kézzel javítja a kiállító, mellette szignó, dátum vagy akár bélyegző is, de ez nem helyes eljárás. Csak stornírozással lehetséges javítani az ilyen számlákat.

Az indokot a számlázóprogram sajátosságában és a vonatkozó PM-rendelet előírásában kell keresni. A programból kinyomtatott számlákat szigorú számadás alá kell vonni, mégpedig úgy, hogy a hibás vagy rontott, illetve a megsemmisült, elveszett számlákat is kihagyás és ismétlés nélküli sorszámozással kell ellátni, és garantálni kell a memóriában (vagy az adathordozón) tárolt másolatok alapján a hiánytalan elszámolást. Ha az egyébként digitálisan tárolt számlát kézzel módosítanánk, akkor a kinyomtatott példány nem egyezne meg a program adataival.

A stornózott számlán ne felejtsük el feltüntetni az eredeti számla sorszámát, az ellenértéket pedig negatív előjellel szerepeltessük. Itt jegyzendő meg, hogy előlegszámlát nem lehet stornírozni, csak nullára helyesbíteni.

A korrekció másik lehetősége a helyesbítés, amely kizárólag abban az esetben végezhető el, ha az áthárított adó összegét, valamint az annak meghatározásához szükséges tételeket szükséges módosítani, vagy ha az adót utólag kívánja felszámítani és áthárítani a kibocsátó. Ilyen esetben a korrekciót számítógépes számla esetén is helyesbítő számlával kell elvégezni. Minden más, a számítógéppel kiállított számlával kapcsolatban felmerült hiba esetén stornírozni kell!

A helyesbítő számla csak az eredeti számlával együtt értelmezhető, azt meg kell őrizni. Sokan nem tudják, hogy a helyesbítő számlán nem kell az eredeti számla minden tételét feltüntetni, csak a módosítottakat.

E-mailben nem elég

Szintén gyakori hiba a számítógéppel előállított számlák esetében, hogy a kibocsátó csak elektronikus úton küldi el számláját a vevőnek. Ez akkor gond, ha a vevő érvényesíteni akarja adólevonási jogát, mert az ilyen számla után ezt nem teheti meg.

Az adóhatóság decemberben kiadott közleményéből egyértelműen kiderül, hogy semmilyen esetben nem lehet eltekinteni a számítógéppel kiállított számla papíralapú előállításától! A figyelemfelhívást a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugtaadásra alkalmas pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. számú PM-rendeletre hivatkozva teszi az adóhatóság, melyből egyértelműen következik, hogy a számítógéppel előállított számlának minden példányát papír alapon ki kell nyomtatni.

A 20/2004-es PM-rendelet alapján ugyanakkor elektronikus úton továbbíthatók azok a számlák, amelyek legalább fokozott biztonságú digitális aláírással és minősített időbélyegzővel vannak ellátva, vagy elektronikus adatcsererendszer (EDI) alkalmazásával létrehozott elektronikus adat formájában bocsátották ki.

vissza a címlapra

Ajánlott videó mutasd mind

WASHINGTON, DC - DECEMBER 7 : President Donald J. Trump stops to speak with reporters and members of the media as he walks to board Marine One and depart from the South Lawn of the White House on Friday, Dec. 07, 2018 in Washington, DC. (Photo by Jabin Botsford/The Washington Post via Getty Images)
Nézd meg a legfrissebb cikkeinket a címlapon!
24-logo

Engedélyezi, hogy a 24.hu értesítéseket
küldjön Önnek a kiemelt hírekről?
Az értesítések bármikor kikapcsolhatók
a böngésző beállításaiban.