Üzleti tippek

Iratok és emberek

admin
admin

2006. 09. 07. 00:00

Indulásakor senki nem jósolt nagy jövőt az Archicónak. Egyetlen ember volt biztos az ellenkezőjében: az alkalmazottként dolgozó ügyvezető, egykori gépészmérnök, Kovács Lajos.

A dokumentumkezeléssel, irattárolással foglalkozó Archico Kft. indulásakor, 1993-ban a nagy számban zajló céges végelszámolások ugyan bőven adtak munkát, de csak rövid periódusra. A politikai átalakulás nyomán idővel lecsengett a felszámolási hullám, a cégek iratait tároló vállalkozásra sem volt tovább szükség. Kovács Lajos ügyvezető azonban ekkor már félig-meddig magáénak érezte a „boltot”. „Alkalmazott mindenesként kezdtem náluk – meséli. – Mindig azt néztem, hogyan lehet a legjobb kiszolgálást nyújtani a partnereknek, de így is lehetett látni, hogy egy idő után a folyamat stagnálni fog. Kíváncsi voltam, van-e igény efféle tevékenységre az élő piacon. Felhívtam tizenöt ismerőst, és tíz azt mondta: de jó, hogy most jelentkeztél!”

Kovács Lajos mindenki mást megelőzve önállóan építgette e második vonalas profilt: működő vállalatok iratkezelését, -tárolását. Ez utólag logikusnak látszik, de akkoriban nem volt ennyire kézenfekvő. „A mai napig felteszik a kérdést: honnan tudtad, hogy ez ilyen jó üzlet lesz? – mondja. – Fogalmam sincs. Valahogy ráéreztem, ahogyan azóta is sok mindent intuitív módon csináltam.”

Tulajdonrészt szerzett a cégben, majd a kilencvenes évek végén teljesen meg is vásárolta. Ekkor már nem egyedül küzdött a papírokkal, ott volt mellette két gyermeke: Orsolya és Zoltán. A feladat három fő üzletágból állt: fizikai iratkezelésből (vagyis bértárolásból, a meglévő irattárak felméréséből, az ott lévő dokumentumok rendezéséből, illetve megsemmisítéséből), dokumentumkezelési tanácsadásból és elektronikus iratkezelésből (ezt hamar kiszervezték).

Saját nevelés

Váratlan siker


„Több éve az egyik banknál hívták fel a figyelmünket az Üzlet & Siker Minősített Vállalkozása pályázatra. Nagy meglepetés és öröm volt számunkra, hogy első évben megkaptuk a minősítést, majd a következőben különdíjasok lettünk. Ez komoly visszajelzés számunkra, azóta pedig a példánk nyomán körülöttünk mások is kedvet kaptak arra, hogy pályázzanak” – emlékezik Kovács Orsolya.

Nemcsak a cég fejlődött, a tulajdonos-vállalkozó gyermekei is szép karriert futottak be. Mindketten egy-egy fő területért lettek felelősek: Zoltán az irattárat, Orsolya a kereskedelmi és a marketing részt igazgatja. „Érettségi után kértem édesapámat, adjon valami munkát. Nagy bosszúságomra az irattárban tölthettem az időt dokumentumokat rendezgetve. De becsülettel meg kellett csinálni, hiszen az összes munkatárs árgus szemmel figyelte a főnök lányát.”

Azóta eltelt tíz év, és ma már Orsolya felelőssége alá tartozik a teljes kommunikáció, új ügyfelek szerzése, és a meglévőkkel való kapcsolattartás. Már az ő asszisztálásával fejlődött fel az azóta fő tevékenységgé váló tanácsadás. „Ebbe a munkába bele tudtuk vinni addigi gyakorlati tapasztalatainkat. Ismertük a piac összes gyártóját és szolgáltatóját, elkészítettük Magyarország »iratkezelési mátrixát«, egyre ismertebbek lettünk a piacon.”

Ami az iratkezelést illeti, ekkor már három ipari csarnok volt tele dokumentumokkal a padlótól a mennyezetig – közel hetven ügyfél bízta iratai tárolását a cégre, amelyet hivatalos nevének használata helyett sokszor csak úgy emlegettek: a Kovács család. Orsolya saját jogán is nevet szerzett a piacon, ám idáig eljutni nem volt könnyű. „Amikor először mentem el prezentációkra és tárgyalásokra, két hátrányom volt: húszéves voltam, ráadásul nő. Ha édesapámmal együtt tárgyaltam, gyakran előfordult, hogy hiába válaszoltam én, hozzá intézték a kérdéseket. Rájöttem, hogy csak akkor vesznek komolyan, ha nagyon jó vagyok a szakmában. Ma már nincs ezzel gondom.”

Sorsfordító telefon

Mivel irat mindenütt keletkezik, vegyes ügyfélkör alakult ki, vezető pénzintézetekkel, biztosítókkal, kereskedelmi vállalatokkal és minisztériumokkal a képben. Aztán tavaly megtörtént az, amit a családtagok ma is a „nagy csodaként” emlegetnek. Vevő akadt a cégre. „Hosszú évek során mi egyszerűen csak építgettük a céget – mondja Orsolya. – Dolgoztunk, a bevételeket visszaforgattuk, és sikerült is feltornázni magunkat az élvonalba. Ehhez képest tényleg meglepetésként ért minket, ami történt.”

A Renus, Németország egyik legnagyobb hulladékhasznosítási és iratkezelő vállalata keresett magyar partnert az iratmegsemmisítés területén. A tárgyalások során azonban a kép átrajzolódott, és Kovácsék végül vételi ajánlatot kaptak. „Arra gondoltunk, vagy megyünk tovább elszántan, és kitartunk az erős konkurenciával szemben, vagy a gyors megtérülést választjuk. Az utóbbi mellett döntöttünk, és ez a lehető legjobb lépésnek bizonyult.”

Különösen, mivel a család végül nem a céget, csupán a nevet és fizikai iratkerzelési piacát adta el. Anyagilag is beérett tehát a tizenhárom év munkája, a letisztult tanácsadói profilt pedig Flexus Consulting Tanácsadó Kft. néven vitték tovább tizenkét munkatárssal.

Garantált függetlenség

„Megtaláltunk egy piaci rést, a független iratkezelési tanácsadást, jelenleg nincsen konkurenciák. A többi cégnek »nyomja a lelkét« valamilyen termék, vagyis az általa forgalmazott cikkeket igyekeznek ráerőltetni az ügyfélre. Így nem lehet segíteni.” Márpedig Kovács Orsolya szerint sokaknak nagy szüksége van rá. „Aki korszerű szolgáltatást akar kivinni a piacra, annál az iratkezelésnek is profinak kell lennie.”

De milyen a profi dokumentumkezelés? „Ha nem veszik észre, hogy van” – mondja Kovács Orsolya. Ennek eléréséhez a Flexus beépül a szervezetek életébe, és személyesen beszél az iratkezeléssel foglalkozó munkatársakkal, így deríti fel a kényes pontokat. A legnehezebb a kialakult rutinnal szemben elérni a szemléletváltást. „Aki megszokta, hogy eddig könyvben vezette a nyilvántartást, annak nem könnyű átállnia arra, hogy holnaptól gépben fogja…”

Kovács Orsolya úgy véli, ahhoz, hogy megtartsák az ügyfél bizalmát, különösen oda kell figyelni a kommunikációra. „Bár a munkánk tárgya a papír, jól tudjuk, hogy az iratok mögött emberek vannak. Úgyhogy nálunk is ők állnak a középpontban.” A céges tervek középpontjában pedig az, hogy a Flexus Consulting olyan erős nevet szerezzen a szakmában, amilyen az Archico volt.

vissza a címlapra

Ajánlott videó mutasd mind

Nézd meg a legfrissebb cikkeinket a címlapon!
24-logo

Engedélyezi, hogy a 24.hu értesítéseket
küldjön Önnek a kiemelt hírekről?
Az értesítések bármikor kikapcsolhatók
a böngésző beállításaiban.