A nyaralás nem olcsó mulatság, így a legtöbb vállalkozó foglalkozik a gondolattal, hogyan lehetne cége költségei között elszámolni a vakáció kiadásait. Ez a megoldás a fizetendő közteher egy részének megspórolásával kecsegtet, ám egy esetleges adóellenőrzés során könnyen lebuknak a meggondolatlanul takarékoskodók.
Alapvetően kétféleképpen lehet a jogszabály adta keretek között elszámolni az utazás költségeit. A szakmailag indokolt üzleti utazás – ez a „legolcsóbb” megoldás – költségként jelenik meg a vállalkozás könyvelésében, ezért az utazás kiadásai után nem kell társadalombiztosítási járulékot fizetni. Ezért nem véletlen, hogy a törvény rendkívül körültekintően szűkíti le a szakmainak tekinthető utazások körét.
Ha a nyaralás költségeit szeretné elszámolni a vállalkozó, a törvény erre is lehetőséget teremt. Ebben az esetben természetbeni juttatásként kell besorolni a cég kiadásai közé. Ez anynyit tesz, hogy utána 44 százalék személyi jövedelemadót, a 29 százalék társadalombiztosítási és a 3 százalék munkaadói járulékot kell megfizetni. És ez még mindig előnyösebb, mint ha ugyanezt az összeget egyszerűen bérként fizetné ki magának a cégtulajdonos.
A természetbeni juttatás költsége és közterhe ugyanis növeli a vállalkozás kiadásait, vagyis év végén ennyivel kevesebb eredmény után kell nyereségadót fizetni.
A fenti két lehetőség közül – nem véletlenül – az első, az üzleti utazásként való elszámolás kelti fel a vállalkozások fantáziáját. Éppen a közterhek kikerülése miatt próbálják sokan tágan értelmezni, mi az, ami az üzlet érdekeit szolgálja, és mi az, ami magáncélú. Illúziónk ne legyen: ha a család kéthetes egyiptomi körutazását próbálja meg szakmailag indokolt útként feltüntetni az egyébként szaunaépítéssel foglalkozó vállalkozó, az adóhivatal nem fogja tétlenül nézni.
A személyi jövedelemadó-törvény szerint a hivatali, üzleti utazások valamennyi költsége növeli az adóalapot akkor, ha az utazásra vonatkozó dokumentumok és a körülmények valós tartalma alapján akár közvetve is megállapítható, hogy az utazás csupán látszólag szolgált hivatali vagy üzleti célt. A jogszabály részletezi, hogy a szervezés, a reklám, a hirdetés, az útvonal, az úti cél, a tartózkodási idő, a szakmai és a szabadidőprogram aránya alapján lehet ténylegesen eldönteni, hogy turista- vagy üzleti utazásról van-e szó. A szigorú kritériumok miatt ezért mindenképpen javasolt útinaplót vezetni a szakmai utakról. Vannak persze egyértelmű esetek, amikor az effajta dokumentáció sem menti meg a világjárót.
Ha az adórevizor felfigyel a nyaralás céges költségként való beállítására, akkor nem tehet mást, mint hogy természetbeni juttatásnak minősíti az utazás során felmerült költségeket és megállapítja az adó-, illetve járulékhiányt. Az adóhatóság elmarasztaló határozata ellen természetesen fellebbezhetünk, de – a tapasztalatok szerint – a hivatalos utak magáncélúvá minősítése esetén nem nagyon rohannak a bíróságra az érintettek.
