Van ideje?

Minden vezető (és minden alkalmazott) életében eljön az a pillanat, amikor úgy érzi, hogy teendői elvégzésére nem elég a napi nyolcórás munkaidő. A túl sok munka mellett a korábban fontos hobbira, a családra, a barátokra sem jut idő, gyakran még arra sem, hogy kipihenje magát. Ha ez a helyzet hosszú távon is fennmarad, annak állandó stressz, fáradtság, ingerlékenység, s a végén kiégés lehet a következménye. Ez pedig akár komoly egészségügyi problémákat is okozhat amellett, hogy egyre kevésbé végzi hatékonyan a munkáját, és egyre többet hibázik döntéseiben.

A hatékony időbeosztásra tehát nagy szükség van – nemcsak a munkával töltött órákban. Szerencsére megtanulható. A tréningek szervezésével foglalkozó cégek számos olyan kurzust hirdetnek, amely a hatékony időbeosztás képességének elsajátítását ígéri. Ha úgy érzi, hogy szakértői segítségre van szüksége a krónikus időhiány leküzdéséhez, érdemes megfontolni a beiratkozást. Jó néhány hatásos lépést azonban önállóan is megtehet a jobb időbeosztás felé vezető úton.

Az idő: erőforrás

Az idő komoly erőforrás egy cég vagy egy ember életében. Mégis, mind a munkában, mind a magánéletünkben gyakran bánunk könnyelműen vele. Ha úgy érzi, sok munkaórája megy el feleslegesen, a fizetése alapján számolja ki az órabérét, és gondolja át még egyszer: megéri ezt a pénzben mérhetően is drága időt feleslegesen tölteni?

A hatékony időbeosztás első lépése, hogy azonosítja, mire is megy el valójában az ideje. Vezessen egy hétig naplót, amelyben minden órában leírja, mivel töltötte az elmúlt 60 percet. Ne szépítsen, legyen egészen őszinte! Ennek alapján már képes lesz felismerni, hol, mikor és mire vesztegeti az idejét, mi az, amire több időt kellene szánnia, és hol kellene takarékoskodnia a percekkel és az órákkal.

Érdemes rászánni egy kis időt a tervezésre, a fontos célok kitűzésére – munkában és magánéletben is. Ha például az életében nagyon fontos szerepet játszik a családja, mégis úgy érzi, hogy nem szán elég időt az önhöz tartozókra, tegye ezt prioritássá! Tudatosítsa, hogy a családdal töltött idő legalább olyan lényeges, mint munkavacsorákon részt venni, és ennek fényében igyekezzen gyakrabban beiktatni a napirendjébe a szeretteivel töltött órákat. Ugyanígy tekintse fontosnak a rendszeres pihenést és kikapcsolódást is. A tervezés során érdemes rövid, közép- és hosszú távú célokat is kitűzni éppúgy, mint amikor a cég jövőjére vonatkozó terveket állítja össze.

Kezdődhet a szervezés

A hatékony munkavégzés megszervezése az iroda átvizsgálásával kezdődik. Érdemes alaposan szemügyre venni az irodát: adva van-e minden a nyugodt, elmélyült munkavégzéshez. Például: kényelmes-e az íróasztala, jut-e elég természetes fény az irodába. Ha kell, változtasson a berendezésen, vagy szokjon rá, hogy bizonyos időszakokban magára zárja az ajtót, ilyenkor senki se zavarhassa meg a munkában.

Régi, de hatásos tanács az is, hogy tegyen rendet az íróasztalán. Ha lehet, csakis azokat az iratokat és tárgyakat hagyja elöl, amelyek az adott feladat elvégzéséhez szükségesek, és ha végzett a soron lévő projekttel, rakja a fiókba az ehhez kapcsolódó iratokat, mielőtt áttér a következő feladatra.

Elektronikus eszközök, például számítógépek, kéziszámítógépek használatával igyekezzen csökkenteni az asztalát ellepő papírok mennyiségét, de az elektronikus dokumentumok között is tartson szigorú rendet. Lehetőleg minden irattal csak egyszer foglalkozzon, hiszen ha folyton vissza- és visszatér az adott ügyre, rengeteg felesleges munkát végez. A függőben lévő ügyeknek alakítson ki külön mappát vagy mappákat, és amint végzett velük, törölje vagy szükség esetén archiválja a dokumentumokat. Ezzel a saját helyzetét könnyíti meg: kevesebb dolgot kell fejben tartania.
A „külső” rendrakás után jöhet a „belső”. Igyekezzen fejleszteni koncentráló képességét, és egy bizonyos ideig csak a kitűzött munkával foglalkozzon. Ha kell, tegye ki az ajtajára a „Ne zavarjanak!”-táblát, telefonját is kapcsolja ki, vagy kérje meg a munkatársait, titkárnőjét, hogy csak a valóban halaszthatatlan hívásokat kapcsolják önnek. Bizonyos időközönként azonban tartson szünetet, és ezeket a perceket töltse pihenéssel, kikapcsolódással.

Ami sürgős, ami fontos

A rendelkezésünkre álló idő beosztásakor nagyon gyakran megfeledkezünk a sürgős és a fontos dolgok szigorú elkülönítéséről. A kelleténél többször fordul elő, hogy azt vesszük előre, ami sürgős, bár hosszú távon nem lényeges. Így az állandó „tűzoltásban” nem marad időnk a valóban fontos dolgok elvégzésére. Ez történik akkor is, amikor a sürgősen elvégzendő feladatok miatt nem marad idő a rendszeres sportolásra vagy a barátokra. Ezen csak akkor segíthetünk, ha tisztázzuk, melyek azok a dolgok (akár a munkánkban, akár a magánéletünkben), amelyekre fontos lenne időt szánnunk, és melyek azok, amelyek pillanatnyilag ugyan sürgősnek látszanak, hosszú távon mégsem feltétlenül jelentősek.

Érdemes leszámolnia azzal a tévhittel is, hogy mindent feltétlenül önnek kell elvégeznie. A csapatban mindenkinek legyen meg a saját feladata, felelősségi köre, és nyugodtan delegálja azokat a feladatokat, amelyek nem tartoznak közvetlenül önhöz. A „tűzoltást” igénylő munkákat is rábízhatja a csapat megfelelő, kompetens tagjaira. Ugyanígy a magánéletben is érdemes az időrabló, nem szeretem feladatokat, például a hétvégi nagytakarítást bejárónőre hagyni, hogy több idő maradjon a családi programokra. Az így felszabaduló idő gyakran értékesebb, mint az az összeg, amelyet megtakaríthat, ha a családtagok saját kezűleg végzik el a házimunkát.

Saját feladatainak listáján is először a valóban fontos dolgokat jelölje ki, és a fennmaradó időben végezzen a sürgős „aprómunkával”. Minden reggel tervezze meg a napját, és gondolja végig, mennyi időre lesz szüksége az egyes feladatok elvégzéséhez. Ne szabjon túlságosan szűkös időkereteket, hiszen nem az a cél, hogy rohamtempóban hajszolja végig magát a munkanapon. Számoljon azzal is, hogy akár akarja, akár nem, rendkívüli események bármikor megzavarhatják a munkájában, és jó, ha a ráhagyások miatt ilyenkor nem borul fel az egész napirendje.

A napi, heti időbeosztásból ne feledje ki a szabadon hagyott órákat sem. Azokat, amelyeket a hobbijával, a családjával vagy egyszerűen csak lazítással tölthet. Fontos, hogy mindennap legyen néhány olyan óra, amikor végre nem kell szigorú beosztás szerint élnie!