Sok vezető panaszkodik arra, hogy nem képes átgondolni a következő fél év teendőit vagy leülni a munkatársakikal megtárgyalni a stratégiát, mert a napi teendők, a “tűzoltómunka” felemészti az idejét. Tudják ugyan, hogy vezetniük kellene az embereket, jövőképet, biztatást adni nekik, mégis egész nap tárgyalnak s elérhetetlenek. Emiatt aztán a lelkiismeretük is rossz, állandó feszültségben élnek. Alacsonyabb beosztásban még könnyebb úgy érezni, hogy rajtunk kívülálló okokból semmire sem jut idő. Ennek az az oka, hogy az emberek nem ültetik át a prioritásokat az időbeosztásba, hagyják magukat sodortatni az eseményekkel, ahelyett, hogy maguk döntenének arról, mire szánnak időt és mire nem.
“Nem az gazdálkodik jól az idejével, aki szorosan egymás után tartja a tárgyalásokat, a találkozókat, nem késik el, s elkerüli az üresjáratot, hanem az, aki a számára fontos dolgokra teremt időt” – mondja Balázs György, a TMI Hungary Kft. ügyvezető igazgatója. Éppen ezért a jó időbeosztás alapfeltétele, hogy tisztában legyünk a céljainkkal, a munkában és a magánéletben egyaránt.
CÉLTUDATOSAN. A TMI-nél úgy tapasztalják, hogy a munkahelyi célok meghatározása is problematikus, de még mindig ez a kisebb gond. Segít, hogy a cégek maguk előírnak ilyeneket (például: az eladásoknak 20 százalékkal nőniük kell), az egyes osztályok is tudják, mi a feladatuk (le kell vezényelni öt marketingkampányt), s ahol karriertervezés is van (Figyelő, 1999/34-35. szám), ott rendszeresen meg is beszélik a munkatársakkal, hogy az egyéni célokat – például továbbképzés, előrelépés – miként hozzák összhangba a vállalatiakkal. A baj akkor szokott kezdődni, amikor a magánéletre terelődik a szó. Az időgazdálkodási (time management) tréningek résztvevői rendszerint nem tudják felsorolni, mit szeretnének elérni a család, az egészség, a sport, a hobbi területén. Márpedig ezeket a dolgokat komplexen kell kezelni, hiszen összefüggnek. Ha a munkahelyen az az elvárás, hogy este nyolcig bent kell maradni, miközben valakinek kisgyermeke van, s hatra haza kellene érnie, döntenie kell, hogy mi a fontosabb számára, a gyerek vagy a karrier. A legtöbbször azonban nem a fontosabb, hanem a rövid távú célokat követjük: ha a főnök azt mondja, egy munkának másnapra kész kell lennie, tovább bent maradunk, mert félünk a másnapi letolástól, s nem gondolunk arra, hogy házastársunk egy év múlva elhagyhat bennünket, mert elhanyagoljuk őt. “Gyakori hiba, hogy a körülöttünk lévő világot változtathatatlannak fogjuk fel, például azt hisszük, csak annál a cégnél dolgozhatunk, ahol éppen vagyunk” – mutat rá Kiss János Balázs, a TMI tanácsadója. Pedig elmehetünk máshova, ahol mondjuk 9-től 6-ig tart a munkaidő. Lehet persze, hogy ott lassabb az előrejutás, vagy kevesebb pénzt fogunk keresni, a döntés meghozatalához tehát tudnunk kell, mi a fontos nekünk. “Harmonikus családi háttér nélkül nehéz jól dolgozni” – érvel Kiss János Balázs amellett, hogy az összhang megteremtése nemcsak az egyén, de a vállalat érdeke is.
PRAKTIKÁK. A cégek egyébként sem azt szokták előírni, hogy este 8-ig bent kell maradni, hanem azt, hogy a feladatokat el kell végezni. Más kérdés, hogy annyi munkát adnak, amennyit csak 9-10 óra alatt lehet elvégezni. Ilyen körülmények között nagy a jelentősége annak, hogy hatékony időbeosztással tudunk-e napi egy-másfél órát nyerni. Balázs György mindenkinek megfontolásra ajánlja a Lotus európai igazgatójának példáját, aki napi egy órát tölt e-mailek olvasásával, 45 percet pedig telefonálással. “Ha érkezik egy új e-mail, azt nagy hiba munka közben azonnal megnyitni” – mondja Balázs. “Sokszor meg sem válaszolják a mailt, vagyis nem intézik el a dolgot – lehet, hogy nem is volt fontos -, de kiestek a munkából, a figyelmük másra terelődött.” Nem feltétlen az e-mailek nézegetésével és mások visszahívásával kell kezdeni a napot. Ezzel rendszerint a gyorsan elintézhető, de nem fontos dolgoknak jutunk a végére, miközben a valóban fontos ügyek a körmünkre égnek. Balázs szerint akár olvasatlanul is ki lehet törölni e-maileket. Ma már nem az a kulcskérdés, hogy minél több információhoz jussunk, hanem az, hogy szelektálni tudjunk közöttük. Ha egy bizonyos helyről rendszeresen haszontalan üzeneteket kapunk, kisebb baj, ha azt is olvasatlanul kitöröljük, ami véletlenül éppen hasznos lett volna, mintha a sok feleslegeset is elolvassuk.
Gyakran időrablóak a megbeszélések is, nem a megfelelő kör ül ott a megfelelő téma megvitatásán. Ezért jól meg kell választani, mire megy el az ember. Követeljük meg a jó előkészítést, hogy az anyagot előre elküldjék, ebből kiderül, van-e közünk a dologhoz. Balázs György szerint nemcsak főnököknek, de beosztottaknak is van módjuk befolyásolni, min ülnek ott. Például egyfajta rendszeres eszmecserére elmehetnek egyszer, majd, ha feleslegesnek tartják, azt tisztázhatják a főnökükkel. Erre azonban általában nem szánják el magukat, csak panaszkodnak a kollégáknak.
Mindenkinek joga van ahhoz, hogy nyugodtan dolgozzon. A TMI tanfolyamán részt vevők között volt olyan, aki ezt úgy oldotta meg, hogy kiment a tárgyalóba dolgozni. Pedig természetesnek kellene lennie, hogy valaki azt mondja a kollégájának, most nem érek rá, beszéljük meg a dolgot később, mondjuk délután 3-kor. Van olyan vállalat, ahol a munkatársak piros táblát tesznek az asztalukra, ha el akarnak mélyülni valamiben, s zöldet, ha szabad megzavarni őket. Ki lehet kapcsolni a mobiltelefont, de az asztali készüléket is: aki hív, hagyhat üzenetet. Egyes cégek kultúrájában az ilyesmi normális, másutt megütközést válthat ki. A TMI tanácsadói szerint mindenesetre érdemes megpróbálkozni a meglévő rossz gyakorlat megváltoztatásával. Még az is előfordulhat, hogy sikerül.
