Ismerős helyzet: a cég külsős szakértőt kér fel, a belsős munkatársak meg sértetten pusmognak: „ezt nemhogy ilyen szinten, de kicsit jobban is megoldottuk volna”. Igen ám, de a feladat elvégzéséhez szükséges szaktudás nem szerepel a munkaköri leírásukban. Tudomásuk sem volt róla a külsős céget felkérőknek. Sőt, a „pusmogók” sem tudtak arról, hogy a szomszédos épületben, épületszárnyban, folyosón, esetleg a szomszéd szobában készül valami.
Mi történt valójában? A vállalat rosszul gazdálkodott az egyébként is rendelkezésére álló forrásokkal (munkaerő), s drága pénzen (pluszköltség) külső forrásokat (szakértők) vett igénybe. Mindennapos eset, de korántsem kivédhetetlen. Ez jórészt a vállalati számítógépes rendszerek kiépülésének köszönhető.
Érdekes módon azonban a számítógépes rendszerek sokkal gyorsabban terjednek, mint a technikai lehetőségeikre épülő tudásmenedzsment-rendszerek. S végül, ha ki is épül valahol egy hatékonyan alkalmazható céges intranet, még mindig csak a hozzá férő munkatársak töredéke használja valóban információszerzésre.
SZÉKBŐL VEZÉRELT ÉLETPÁLYA. A vállalati intranet ma már korántsem csak valamiféle belső levelezéssel felturbózott elektronikus faliújság, melyen a „főnökség” időről időre közzéteszi a céges evangéliumokat. Sőt, még az sem az igazi, ha mondjuk a vállalati stratégián túl a belső információk széles köre hozzáférhető, de a rendszer egyirányú. Egy modern intranetes rendszer interaktivitást feltételez, egyúttal az „infók” olyan hatékony áramlását, ami érdekeltté teszi a résztvevőket tudásuk megosztásában.
Mint annyi más, technológiához köthető újdonság, az együttes munkán és a tudás megosztásán alapuló tartalomkészítés is a tengerentúlon formálódott. A nagy informatikai cégek az elmúlt években sorra fejlesztették a vállalati közösségfejlesztő szoftvereket, melyek a belső levelezésen túl a körkérdések vagy akár a szavazások lebonyolítására is alkalmasak. Ahogy a hr-esek mondják, a mai céges informatikai rendszerek képesek arra, hogy a dolgozók gyakorlatilag mindent elintézzenek rajtuk, anélkül, hogy a székükből felállnának. Sőt, a „vérmesebbek” szerint egy jó intraneten keresztül akár egy egész vállalati karriert meg lehet tervezni, s a terv megvalósításának minden egyes lépcsőjén segítséget kell kapni a következő lépéshez.
Milyen egy hatékony tudásmenedzsment-rendszer?
• egységes struktúrában tárolja a különféle vállalati rendszerekbe érkező adatokat, s gondoskodik az adatbázisok folyamatos karbantartásáról
• moduláris felépítéssel lehetővé teszi, hogy a rendszert mindig az igényeknek megfelelő méretre lehessen igazítani
• összefogja az egyes szakterületek szakértőit, és az egyes kérdésekben általuk kidolgozott megoldások dokumentációit a többieknek is hozzáférhetővé teszi, illetve megőrzi a vállalat számára
• támogatja a dolgozók információszerzési és online-learning törekvéseit, esetleg az életpálya-tervezést is támogatja
• serkenti a részlegek, osztályok és a munkatársak tudásmegosztást, ez a hatékony erőforrás-gazdálkodás alapja
Ennél is bátrabb kiterjesztése az eredetileg belső használatra szánt intranetnek, ha a munkatársi körön túl a cég ügyfeleinek is adnak bizonyos felhasználói jogokat. Az ügyfeles network-szolgáltatások hatékony megtérüléssel kecsegtetnek, amennyiben csekély befektetéssel naprakész piaci információk áramolhatnak a vállalati adatbázisba ily módon. S akkor még a humán tényezős előnyökről meg a cégről formálódó kedvező képről nem is beszéltünk.
Az meg már tényleg csak a hab a tortán, amikor a PricewaterhouseCoopers honlapjára kattint az ember, s megpillantja a „korábbi munkatársaink klubja” feliratot. Igen, ilyen is van. Talán meglepő, pedig kézenfekvő gondolat, hogy érdemes a volt kollégákkal jóban lenni, hiszen nagy valószínűséggel csak logót váltanak, nem pedig piacot – jó eséllyel még ügyfél is lehet egyszer belőlük.
SOK MÚLIK A KÖZÉPVEZETŐKÖN. Az összkép persze nem ennyire derűs. Ma még alig jellemző az a fajta vállalati tudásmegosztás, ami néhány multinál természetes: hogy mindig a világnak azon a táján dolgoznak tovább a közös projekten, ahol éppen felkel a nap. A hazai gyakorlat ezzel szemben nagyjából úgy írható le, hogy szinte mindenütt kiépítik a céges hálózatot: feláll a „rendszer”, amihez elvileg ugyan hozzáférhetnek a dolgozók, de még a jobb esetekben is csak arról leveleznek egymással, hogy „mikor megyünk ebédelni?”
De legalább már leveleznek – tegyük hozzá. Hiszen ez a tény már önmagában is fenntartja legalább a lehetőségét a tudásmegosztásnak. Ami ellen olyan tényezők hatnak (ha a vállalati adatrendszer fejletlenségétől vagy a dolgozók informatikai képzetlenségétől eltekintünk), mint mondjuk a vállalaton belüli pozíció vagy egyáltalán a munkahely féltése.
Kulcsfontosságú a középvezetők megnyerése. Két okból is. Egyrészt a felső vezetés elvárásai és a beosztottak törekvései között ők egyfajta kettős nyomás alatt állnak, vagyis különösen hajlamosak a szakmai féltékenységre. Másrészt a maguk osztályán vagy üzemegységében éppen ők motiválhatnák leghatékonyabban a tudásmegosztást – aminek jó esetben munkahelyi tekintélyben, s persze prémiumban is le kellene csapódnia.
Önkiszolgáló hr-modul
Az Oracle Hungary Oracle HRMS szoftvert magyar jogi környezetre specifikálták. Önkiszolgáló hr-modulja intranetes portálfelületet kínál a vállalatoknak. Blahut Boglárka, az Oracle Hungary HCM Megoldások Üzletágának vezetője elmondta: a modul „filozófiája” úgy fogalmazható meg, hogy mindenki váljon saját hr-menedzserévé. A levelezés mellett a modul lehetőséget nyújt a személyes adatok karbantartására, támogatja a karrierútvonal menedzselését, a személyes képzéseket és a vállalati tudásmegosztást. A vállalati struktúrától függően jelentős eltérések lehetnek a jogosultságokat illetően: egy piramisszerkezetű cég jóval katonásabb hozzáférési rendet feltételez, mint a laposabb struktúrák.
