Sokkoló volt a változás mintegy tíz esztendővel ezelőtt. Mamutvállalatok szinte egyik napról a másikra kényszerültek teljes fazonalakításra, megismerkedve a BPR – azaz a Business Process Reengineering (üzleti folyamatok újratervezése) – fogalmával, a portfóliótisztítással, új hie-rarchiák épültek, ami a munkavállalók tömeges megmozdításával járt. Hirtelen értelmet nyert a Human Resource Management (HRM), vagyis emberierőforrás-menedzsment, és immár, ha csak szűk körben, de az is megfogalmazódott, hogy a feladat messze túlmutat az egyszerű létszámgazdálkodáson, a hagyományos „személyzeti” feladatokon.
Egy nagyobb létszámú vállalatnál egy hadsereg is kevés lenne a hr iránt támasztott mai követelmények teljesítésére, nem beszélve az adatok bizonytalanságairól, szintetizálásuk nehézségeiről, de mindenekelőtt az információk hasznosításának, másokkal való megosztásának bonyolultságáról. HR IT (Human Resource Information Technology), azaz újabb két betűvel bővült a vállalati kultúrára valamit is adók szótára, de becslések szerint a hazai vállalatok alig 5 százaléka használ integrált, azaz az emberierőforrás-gazdálkodás minden elemét felügyelő rendszereket, a többség, mintegy 60 százalék, ahogy 20 évvel ezelőtt, ma is megelégszik a bérszámfejtés számítástechnikai megoldásával.
MÉRNI VAGY NEM MÉRNI? Lassan terjed a köztudatban, hogy a humán erőforrással való gazdálkodás korántsem mennyiségi alapú, hanem sokkal inkább kompetencia kérdése. A fogalom a számítógépek világában is ugyanazt jelenti, mint fél évszázaddal ezelőtt, de tartalma kibővült. A vállalatstratégiai megközelítésben a kialakított struktúra, a célokat legjobban kiszolgáló pozíciók, a pozíciókra megfelelő személyek megtalálása, megtartása, motiválása és fejlesztése, a tanulásra képes, azaz jövőbeni potenciállal rendelkező szervezet, az ismeretek megosztása – ezek együtt alkotják az úgynevezett kompetenciamenedzsmentet.
Ha egy mondattal szeretnénk jellemezni, hogy mit is kell érteni HRM-en, akkor olyan módszerek, folyamatok és nyilvántartások összességét, amelyek hozzájárulnak a társaság hosszú távú versenyképességének megteremtéséhez. Ennek következményeként a versenytársakhoz viszonyítottan hatékonyabban kezelhetők az emberi erőforráshoz kapcsolódó konfliktusok, kockázatok – magyarázza a hr-szakértő, Miklósné dr. Kővári Julianna, aki gyakorló hr-es tapasztalatait jelenleg a másik oldalon hasznosítja, közreműködve vállalatok humán gazdálkodását támogató informatikai fejlesztésekben.
Egy hr-részleg működése ugyanúgy gazdasági tevékenység, mint a vállalat bármely termelőegységéé, de ezt ma még csak kapiskálják a magyar vállalatok többségénél. Odáig sem sok cégnél jutottak el, hogy megfogalmazzanak a részlegre vonatkozó konkrét üzleti, azaz hatékonysági követelményeket. De ritka, mint a fehér holló, hogy megkíséreljék pontosan azonosítani, hogy a hr milyen mértékben járul hozzá az eredményes gazdálkodáshoz. A külföldi tulajdonú társaságok többségénél persze ez már nem idegen gondolat, ahogy az sem, hogy e részleg tevékenységét ugyanúgy racionalizálni kell, mint mondjuk a csavargyártásét, és az is elvárás, hogy a hr-tevékenység tervezhetően szolgálja a vállalat eredményességét – elemzi a helyzetet Kővári Julianna.
Válaszok arra, „mi lenne ha?”
Az együttműködő közösség kialakítása az Oracle hr-szoftverjeinek alapfilozófiája. Akinek emberi erőforráshoz kapcsolódó feladata van, online, a vállalat egészét lefedő emberierőforrás-menedzsment keretében végezhesse munkáját. Az emberierőforrás-gazdálkodási rendszer modulos felépítésű, testre szabható, alapja a maximális alkalmazkodás az üzleti folyamatokhoz. A grafikus tervezőmodul segítségével például munkafolyamatokat képezhet le a felhasználó, tetszés szerint barangolhat a vállalat jelenlegi és jövőbeni üzleti stratégiájában, és a célkitűzésekhez illeszkedő szervezeti modelleket tervezhet. A kérdésre, hogy „mi lenne, ha”, pillanatok alatt pontos választ kap. Természetesen az Oracle-rendszer moduljai is megoldják a cég személyügyi adminisztrációját, bérszámfejtését, a karriermenedzsmentet. Az e-learning nagyvállalati szintű oktatáskezelő modulnak köszönhetően a vállalat alkalmazottjai bárhol és bármikor elérhetik a tudásforrásokat. Rugalmas lehetőségeket kínál az internetes toborzást támogató program is. Az álláskereső személyes adatainak közlése nélkül is böngészhet a cég ajánlatai között, s ha regisztrálta magát, a teljes pályázási folyamatot online úton kezelheti.
KÖLTSÉG ÉS FENYEGETÉS? A számítástechnikai megoldásokat tálcán hozták a hazánkba betelepülő nyugati vállalkozók, de a hazai fejlesztők is ringbe szálltak. A valóság azonban az, hogy a magyar vállalkozások többsége még az igények megfogalmazásáig sem jutott el, önvizsgálat nélkül pedig nem is számíthatnak testreszabott informatikai támaszra. A tulajdonosok csak a költségoldalát látják a lehetőségnek, a hr-részlegek pedig a létszámleépítés fenyegetését érzékelik benne.
Az átvilágítás, amely mindenfajta informatikai beruházás alapfeltétele, ugyancsak pénzkérdés – mondja Csaposs Noé-mi, a Trenkwalder Multiman személyzeti tanácsadó üzletfejlesztési igazgatója. Becslése szerint egy komolyabb integrált hr-rendszer megvalósítása 100 millió forintos nagyságrendű. Igaz, a fejlett szoftverek általában modulos felépítésűek, így nem kell megvásárolni a teljes csomagot, ki-ki válogathat az elemek között, a kérdés csak az, hogy a felhasználó tudja-e, mit akar.
A választék gyakorlatilag korlátlan, minden van az étlapon, és a termékek többségéből különböző szintű csomagok állíthatók össze, mint a legó játékból. Természetesen minden szolgáltató a saját portékáját dicséri, így már a kínált lehetőségek között eligazodni sem könnyű.
IDŐGÉP A PROGRAMBAN. A Master Consulting Kft. cégvezetője, Varga-Szilágyi Gyula a partner német P&I vállalkozás által kifejlesztett Loga nevű szoftver legfőbb erényeként említi, hogy a bérszámfejtéssel együtt adatbázisszinten integrálja a hr-funkciókat. Így a toborzás, kiválasztás, teljesítményértékelés, karriermenedzsment, oktatásszervezés és bérköltségtervezés algoritmusait.
A programban időgépfunkció van, azaz adott napra érvényes komplex adatokat képes előállítani visszamenőleg és előrevetítve is. Egységes adatbázisban kezeli a vállalatcsoportok adatait is. Külön érdekessége, hogy tizenkét nyelven tud, azaz külföldi munkavállalók adatait az igényelt nyelven adja ki. Mint Varga-Szilágyi Gyula elmondta, mintegy négyezer ügyfelük között 50-től 10 ezres létszámú cég is megtalálható.
A cégek igénylik a programok testre szabását – mondja Syrjänen-Barkóczy Eleonóra, a NEXON stratégiai és kereskedelmi igazgatója. Ez jelenthet terminológiai átalakítást, kiegészítő funkciókat, további adatmezőket, módszertani változtatásokat vagy például más rendszerekhez történő integrálást. „A bevezetést megelőző, minden kapcsolódó területre kiterjedő helyzet- és igényfelmérés garantálja az optimális megoldást, de fontosnak tartjuk az alkalmazások használata közben is az ügyfeleinktől folyamatosan érkező visszacsatolást” – avat be a módszerekbe.
A NEXON szoftvereit használja például a Jahn Ferenc Kórház, amely bérgazdálkodásában két szempontból is különbözik a vállalkozási szektortól. A közalkalmazotti státusból fakadó garantált alapilletmény, valamint a folyamatos, 24 órás szolgálat is specifikus rendszer kiépítését tette szükségessé.
MAGA ELŐTT BUKIK LE. Viszonylag kicsi, 10-től 4000-es létszámú vállalkozások a vevői a Pepper Rt.-nek, amelynek első, még DOS-alapú hr-szoftverjét 1990-ben az Áfor vette meg. Mai termékük, a VIP Humánpolitikai Rendszer más cégek termékeihez hasonlóan ugyancsak „csomagrendszerű”. Balogh Imre vezérigazgató azt mondja, szerencsések, mert partnereik kivétel nélkül olyan hr-esek, akik tudják, mit akarnak, benne vannak a vállalat vérkeringésében, így konstruktívak egy-egy modul testre szabása során.
A VIP, beépülve az adott szervezet ügyrendjébe, korlátlan hozzáférési jogosultságot ad a hr mellett a munkáltatói jogkörgyakorlók, a felső szintű vezetők vagy akár az alkalmazottak számára is, természetesen a jogosultságok figyelembevételével. Önkiszolgáló hr-szolgáltatást nyújt, a dolgozó akár a saját számítógépén, akár a büfében kihelyezett terminálon megnézheti, hogy melyik oktatásra iskolázták be, mikor lesz a következő teljesítményértékelése, mik voltak a célkitűzések, mikor esedékes a következő orvosi vizsgálata vagy okmányfrissítése, egyúttal adatokat is közölhet saját magáról.
Ahogy más hasonló programok, a VIP is naplóz minden elvégzett olvasás, írás és törlés műveletet, azaz semmit nem lehet eltüntetni, meg nem történtté tenni.
A rendszer munkajogi modulja legnagyobb előnyeként említi a vezérigazgató, hogy az azt használó hr-vezető először „önmaga előtt bukik le”: mielőtt még a munkaügyi ellenőrök kapnák valamiféle szabálytalanságon, rendbe rakhatja ügyeit, elkerülve a büntetést.
ÓRIÁS AZ ÓRIÁSSAL. A hazai, de a nemzetközi piac legnagyobbja is az SAP. A társaság megrendelői között ott a Mol, ahol három esztendővel ezelőtt, a már működő SAP humán modulok mellett, a teljes humán tevékenységet átfogó ügyfélszolgálati rendszert vezettek be. A hr minden feladata számítógépes irányítás alá került, egy akkor még szinte ismeretlen komplex megoldással, amelynek 2003-ban még európai referenciája sem volt, az SAP anyavállalatánál és egy dél-afrikai nagyvállalatnál működött hasonló, úgynevezett hr-CRM (Customer Relationship Management) szoftver.
Az új algoritmus szemléletváltást jelentett, a komplex program ugyanis nemcsak értékeli az erőforrás-gazdálkodás különböző elemeit, hanem rávetíti azokra a vállalati eszközökre, amelyek a tőke általános kezelésében szerepet játszanak. Ezzel a megközelítéssel mint vállalati befektetést kezelik a hr-t, azaz elismerik úgy is, mint a gazdálkodás egyik értékteremtő elemét.
Az SAP programválasztéka egyébként különböző jellegű, méretű mintavállalatokra leképezett folyamatokra épül. „A megrendelő részére a céghez legközelebb álló megoldást implementáljuk, telepítjük, azaz általában nem fejlesztéssel, hanem paraméterezéssel oldjuk meg a testre szabást” – mondja Árpás János, a társaság magyarországi vezető tanácsadója.
Tisztelet a kivételnek, a magyar cégek nem használják úgy az informatikát, ahogy azt kéne. Kevés figyelmet fordítanak például a fluktuációra, annak okaira, ily módon megelőzésére, ahogy nem mérik annak költségeit sem. Vannak olyan ágazatok, ahol jellemzően nagyon magas ez a mutató (akár a 30-40 százalékot is elérheti), ennek kezelésére alkalmasak lennének a korszerű számítástechnikai megoldások – figyelmeztet a szakember, aki szerint nehézkesek a nagy állami vállalatok is, ahol a pénzhiány mellett a politikai ciklusoknak való kitettség is gátolja e technikák bevezetését.
Talán lökést ad majd a folyamatnak a 40 ezer embert foglalkoztató MÁV elszántsága, ahol most alakulnak a korszerű emberierőforrás-menedzselés keretei. Az SAP által megnyert pályázatot 2004-ben írták ki, abban az időben csak a bérszámfejtést és a személyügyi adminisztrációt támogatta a számítástechnika, a több tízezer dolgozó társadalombiztosítási, családtámogatási elszámolása manuálisan történt. Az elmúlt másfél év alatt egy korszerű integrált rendszer valósult meg a vasúttársaságnál, amelyben az önkiszolgáló hr, illetve a CRM kivételével a hr minden feladata, így a tervezés is megoldott. Az is igaz, hogy a hr-munkatársak létszáma a bevezetést követően jelentősen csökkent…
