Kutatások kimutatták, hogy a kommunikációban a legnagyobb sikereket a vizuális hatások eredményezik. Telefonon azonban a hangunk és kifejezéseink kell, hogy elérjék azt a hatást, amit máskor személyiségünk, megjelenésünk.
Célunk, hogy egy rövid beszélgetés után partnerünk benyomása rólunk pozitív legyen: tehetséges, hatékony és képes gyorsan, lényegretörően egy feladatot ellátni. Ezt azonban csak úgy tudjuk elérni, hogy tudatosan fejlesztjük az üzleti telefonbeszélgetés kifejezéskészletét, a beszélgetés logikai felépítését.
Ha Ön hív valakit… Mit mondjunk, ha egy leendő partnertől személyes találkozót kérünk, egy interjúra bejelentkezünk, vagy akár csak egy jelentkezési lapot igényelnénk. Sokszor fennakadunk egy üzenetrögzítőn, vagy tizedszer kapjuk azt a választ, hogy sajnos X úr tárgyaláson van.
Ha Önt hívják… A fő gond az, hogy nem tudjuk, hogy ki hív, addig a pillanatig, amíg a telefont felemeljük. Vigyázzunk! A hívó ill. cég neve lesz az első információ, amit hallunk. Figyeljünk, de ha nem értjük, azonnal kérdezzük meg újra és jegyezzük le, mert később kevésbé lesz alkalmas.
A következő kifejezésekkel a leggyakoribb szituációkban jól megállja majd a helyét!
I. Answering the Phone & Caller’s Responses
Greetings & Connecting Extensions – Üdvözlések és mellékek kapcsolása
• Good morning/afternoon/eveningTaylor Consulting. Taylor Tanácsadó, jó reggelt/napot/estét kívánok!
• This is John Taylor speaking. Itt John Taylor, tessék.
John Taylor speaking. Tessék, John Taylor.
• How may/can I help you? Miben segíthetek? Mit tetszik parancsolni?
• Who can I put you through to? Kit kapcsolhatok?
• Which extension can I put you through to? Melyik melléket kapcsolhatom?
• Just a minute/Hold the line, please and I’ll put you through. Egy pillanat/Tartsa a vonalat és kapcsolom.
• Welcome you have called Taylor Consulting. If you know the extension, please dial it, otherwise wait for the operator. Thank you. Üdvözöljük/Jó napot kívánunk! Ön a Taylor Tanácsadót hívta. Ha tudja a keresett melléket, kérem tárcsázza, vagy várja meg a kezelő jelentkezését. Köszönjük!
• This is John Taylor’s answer machine/phone or voice box, please leave a message after the tone. Thank you. Itt John Taylor üzenetrögzítője/hangpostafiókja, kérem hagyon üzenetet a hang után, köszönöm.
Caller’s Responses – A hívó válaszai
• Can/could I speak to Mr/Mrs/Ms Taylor, please? Beszélhetnék Taylor Úrral/(Kis)Asszonnyal, kérem?
• Can/could you put me through to extension 404, please? Kapcsolná a 404-es melléket, kérem?
• Can/could you connect me to Mr Taylor? Tudná kapcsolni Mr Taylor-t?
• I’d like/love to speak to the PR department/division, please. A PR osztályt kérem.
II. On the Hold, Message & Apologies – Várakozás, üzenetek és foglalt vonal esetén elnézés
• Just a moment, please Egy kis türelmét kérem.
• (Could you) hold the line, please? Tartaná a vonalat kérem?
Hold on, please. Kérem tartsa a vonalat.
• Thank you for waiting/holding the line. Köszönöm, hogy tartotta a vonalat.
• I’m afraid Mr(s)/Ms Taylor is busy/on the line/unable to speak/talk to you at the moment/at present. Sajnálom, de Taylor Úr/(Kis)Asszony jelenleg elfoglalt/a másikon beszél/nem tud most Önnel beszélni.
• I am sorry, but I am unable to put you through. Sajnálom, de nem tudom kapcsolni.
• Sorry, but the extension is engaged. Sajnálom, de a mellék foglalt.
• Sorry, but there is no answer. Sajnálom, de nem veszik fel.
• Will you leave a message. Kíván üzenetet hagyni?
• Would you like to leave a message? Szeretne üzenetet hagyni?
Can I give Mr(s)/Miss Taylor a message? Átadhatok Taylor Úrnak/(Kis)Asszonynak üzenetet?
• Can/could Mr(s)/Ms Taylor call you back later? Vissza tudja Önt hívni Taylor Úr/(Kis)Asszony?
• If you leave a message, we/Mr(s)/Ms will call/contact/get in touch with you as soon as possible. Ha hagy Taylor Úr/(Kis)Asszony részére üzenetet, akkor amint tudja, visszahívja Önt/jelentkezik.
• All right/I see, I will call him/her back later. Rendben/Értem, majd keresem később.
• Thank you, I will try to speak/talk to her later. Köszönöm, majd próbálom még később is elérni.
• Can/could I leave a message, please? Hagyhatnék egy üzenetet?
• When do you think I could speak/talk to her/him? Mit gondol, mikor tudnék vele beszélni?
III. Reasoning & Problems – Amiért telefonálunk és telefonálás során adódó gondok
• The reason why I am calling you is that/to ……. Azért telefonálok Ön(ök)nek, mert……
• I am calling you to…….. Azért hívom Ön(ök)et, mert……
• Why I am calling you is because……. Amiért Ön(ök)et hívom, az az, hogy……
• I am sorry, but I can’t hear you. Elnézést, de nem hallom Önt.
Can/could you speak up a bit, please? Elnézést, de tudna hangosabban beszélni?
• Can/could you repeat it/that, please? Megismételné, kérem?
Can/could you spell it, please? Betűzné, kérem?
• Sorry, the line has been cut off. Elnézést, a vonal megszakadt.
IV. Finishing a Phone Call – A telefonbeszélgetés befejezése
• Thank you very much for you call, bye. Köszönjük a hívását, viszont hallásra.
• Thank you, and speak to you later. Köszönöm, a viszont hallásra.
• Thank you for calling. Köszönjük a hívását.
• We will be in touch soon, bye. Hamarosan jelentkezünk, viszont hallásra.
• Thanks for you call, bye. Köszönjük a hívását.
• Thank you for you kind assistance/help, bye. Köszönöm szíves segítségét, viszont hallásra.
• We will contact you as soon as possible, bye. Amint lehet, visszahívjuk/jelentkezünk, viszont hallásra.
V. Miscellaneous – Vegyes kifejezések
• Could you answer the phone, please? Felvennéd a telefont, kérlek?
• If anyone is asking for me, I am not available. Ha bárki keresne, nem vagyok elérhető.
• Would/Do you mind if I call you back in a minute/later? Visszahívhatom egy perc múlva/később?
• We are not able to connect your call, please re-dial. A tárcsázott számot nem tudjuk kapcsolni, kérjük tárcsázza újra.
• The number you have called is incorrect. Please, check it and try again. A szám, amit hívott, hibás. Kérjük ellenőrizze és próbálja újra.
