A huszadik század utolsó harmada, negyede a számítástechnika diadala volt: a számítógépek elárasztották az üzleti világot, gyors és pontos munkát ígértek a lassú és pontatlan emberi munka helyett. A sci-fi irodalom pedig a robotok eljövetelét és uralkodását jövendölte már az ezredfordulóra.
Robotvilág helyett azonban más jött. A gomba módra szaporodó informatikai rendszerek ezernyi különféle szoftvert használtak ezernyi különféle problémára, és ami eleinte nagy segítségnek indult, hamarosan egy különös probléma forrásává vált: ez pedig az integráltság hiánya. A különféle vállalati információs rendszerek egymástól függetlenül készültek, önállóan működtek, s a vállalatok más-más osztályai, más vezetők voltak felelősek értük, még akkor is, ha ezek a rendszerek nagyrészt ugyanazokkal az adatokkal dolgoztak.
A káoszt mindenki meg akarta és akarja szüntetni, de ezen a téren eddig csak keveseknek sikerült maradandót alkotniuk. A szoftverfejlesztőknek a korábbi szemlélettől eltérő utat kellett keresniük az alkalmazások egységesítésére és összekapcsolására, vagyis az áhított integrációra.
|
A kilencvenes években elterjedt az internetes technológia, s ennek kényelmes és egyszerű webes felületét a vállalati informatika is felkarolta. A világhálón meglevő végtelen mennyiségű tartalom és szolgáltatás megtalálásához olyan weboldalak jelentek meg, mint a Yahoo: “csak” segítettek eligazodni a káoszban, kereshetővé és navigálhatóvá tették a hálózatot. Ezek voltak az első portálok: kaput nyitottak a többi szolgáltatáshoz.
A Yahoo alapítói olyan weboldalt akartak létrehozni, amely egy helyre gyűjti a hasznos weboldalakra való hivatkozásokat. Ezzel az egy helyre gyűjtéssel kaput nyit az internet más területeire – ez a portál klasszikus megközelítése. A portál szó ugyanis kaput jelent. Mivel a publikus portálok bevételi modellje leggyakrabban a hirdetési felületek eladására épül, azért igyekeztek minél nagyobb látogatottságot elérni, s evégett az interneten található információk rendszerezése mellett látogatókat vonzó további szolgáltatásokat is beindítottak. A szerteágazó szolgáltatások az ingyenes levelezéstől a különféle irodai és otthoni kiegészítő szolgáltatásokon át a testre szabható felhasználói felületig terjedtek – ilyen például a My Yahoo szolgáltatás. Nem egy portál saját tartalmat is előállít; ezt teszi például a maga szerkesztőségével az Origo és az Index is.
A vállalati környezetben eleve megvolt a saját tartalom, nem kellett tehát sok idő, és az internetes portálok mintájára a vállalatokon és egyéb szervezeteken belül is létrejöttek ilyesfajta webes felületű rendszerek, az intranet portálok. Az intranet először a házon belüli információáramlás színtere lett, vagyis az internetes portálok mintájára az alkalmazottak is egy “kapun” át érhették el a szervezeten belüli információkat. Mivel a cég dolgozói napi munkájukban mindig ezt a kaput használták, logikusnak tűnt, hogy a publikus portálok alkalmazásához hasonlóan integrálni kell a munkavégzéshez szükséges alkalmazói rendszereket is. A webes felületnek fontos erénye, hogy minden számítógép-használónak – a vállalat partnereinek is – van eszköze a portál megtekintéséhez: a böngésző. Az intraneten meglevő szolgáltatásokat az interneten át a partnerek előtt is meg lehet nyitni, s végül egybeolvad az intranetes és az internetes portál: kialakul a vállalati portál.
A szövegtől az interaktivitásig
Ha visszatérünk a jelenbe, lassan körvonalazódik, hogy mit nevezünk manapság portálnak. 2004-ben már több tucatnyi kész portálmegoldás ismeretes, és a fejlesztők az egyedi igények szerint alakítják tovább őket. A mai okos portálok néhány év alatt már a negyedik nemzedékig jutottak el; megjelent és egyre nagyobb teret hódít a vállalati portál koncepciója – angolul az Enterprise Portal.
A portálok első nemzedéke még csak egyszerű szöveget kínáltak az olvasónak, s annak a használatát olykor kereső tette kényelmesebbé. A második nemzedék már a végfelhasználó kezébe adta a portál tartalmának előállítását és kezelését, vagyis már tartalomkezelésről, CMS-ről van szó, s ezt kereső és némi interaktív funkció is kíséri. A harmadik nemzedékbeli portál összekapcsolja az alkalmazásokat, vagyis egyre több alkalmazás felülete épül bele, egyre több interaktív vállalati informatikai rendszer szolgáltatását lehet használni belőle. A negyedik nemzedék ezt azzal bővíti ki, hogy szolgáltatásokat az interneten át külső partnerek is használhatják – persze szabályozott és biztonságos módon.
A vállalati portál lehet a jövő munkahelye; már nemcsak tartalmat lehet keresni rajta és nemcsak alkalmazások összekapcsolására szolgál, hanem az egész szervezetet átfogó, internetes, intranetes és extranetes rendszer. A szervezet működésében fontos szereplők – dolgozók, vásárlók, beszállítók, partnerek és a sajtó vagy a nagyközönség – egy egyszerű internetböngészőn át mind hozzáférhetnek a vállalati portál nekik kijelölt és biztonságos módon elérhető részéhez.
Munka- és pénzfecsérlés ellen
A KPMG által 2000 márciusában készített felmérés szerint a vizsgált vállalatok alkalmazottainak 60 százaléka naponta több mint egy órát tölt olyan munkával, amelyet valamelyik kollégája már elvégzett. A Northrop Grumman szerint egy vállalati dolgozó évente átlagban 6 hetet tölt azzal, hogy megtalálja a munkája elvégzéséhez szükséges szakértőket.
Az International Data Corporation (IDC) szerint a Fortune 500 vállalatok évente 31,5 milliárd dollárt veszítenek, mert valamilyen szellemi munkát többször végeznek vagy végeztetnek el, s mert nem ismerik fel vagy nem találják meg a már meglevő vállalati tudást. Ezek a kutatások megerősítik azt a vélekedést, hogy a modern vállalatok tudás alapú munkásai (knowledge workers) megfelelő támogatással sokkal hatékonyabban is dolgozhatnának.
A kívánt hatékonyságnövelés nyilván több elemből áll össze. A gyorsabb munkavégzés mellett az üzleti döntések minőségének javulása, a vevőkkel vagy beszállítókkal való magasabb szintű kapcsolat kiépítése szintén fontos sikertényező a vállalat életében, és mindegyikhez akadálytalan és pontos információáramlásra van szükség.
Egységes felületre integrálva
A vállalati portálok a felhasználók szempontjából lényeges, több forrásból származó információkat és szolgáltatásokat egységesített, mégis testre szabható felületen jelenítik meg, és a megoldást további egyéni és csoportmunkát (például dokumentum- és tartalomkezelést) segítő eszközökkel egészítik ki; ezzel alighanem javítják a szervezet döntési mechanizmusát és nem hagyják elveszni a bevált módszereket. A vállalati portál a különféle alkalmazások összekapcsolásával magasabb szintre emelheti a vevői, partneri és beszállítói kapcsolatokat, egymásba kapcsolhatja és automatizálhatja az üzleti folyamatokat és felgyorsíthatja az értékesítési ciklusokat.
Az egységes felületre integrált alkalmazások a HR rendszertől a CRM-en át a vezetői információs rendszerekig terjedhetnek. Az integráció technológiai összetettsége eddig jókora – és folyamatos – fejfájást okozott a vállalatok IT-részlegének. A vállalati portál enyhít ezen a bajon, mivel ez a megközelítés üzleti és technológiai szempontból is az eddigi legjobb megoldást kínálja. A portál a jövő munkahelye.
Vállalati portálok funkciói
A vállalati információtömeg egy része strukturáltan, adatbázisokban van jelen, egy másik, általában nagyobb része viszont strukturálatlanul, vagyis elektronikus dokumentumokban, e-mailekben, chat-naplókban. A Delphi Group szerint egy átlagos amerikai vállalat tudás alapú dolgozói idejük 30 százalékát töltik információkereséssel, de a vállalati tudásnak átlagosan csak 20 százalékát érhetik el.
Logikusnak tűnik, hogy a szervezetek legégetőbb igénye a felhalmozódott tudás teljes körében való keresés, több felmérés szerint azonban a csoportmunka-támogatás kiépítése semmivel sem kevésbé fontos. A vállalatok munkatársai csapatokban dolgoznak, a csoport hatékonysága tehát nem csak attól függ, hogy abban a munkatársak maguk milyen hatékonyan dolgoznak, hanem attól is, hogy milyen hatékonyan sikerül összedolgozniuk. A META Group által készített felmérés szerint a vállalati portált építő cégek 70 százaléka igyekszik a portálon támogatást adni a csoportmunkához. A csoportmunka támogatása az üzleti folyamatok működtetésével járó koordinációs költségek csökkentését ígéri.
A jó vállalati portál megoldást adhat egy másik, az alkalmazásintegrációval kapcsolatos problémára: a jelszavak kezelésére. Általános probléma, hogy ahány szoftver üzemel a szervezetben, annyi felhasználónév–jelszó párt kell megjegyezni, és ha az egyik rendszerben megváltozik vagy törlődik a jelszó, akkor senki sem akad, aki egyszerűen eligazodna a jelszavak sűrűjében. Erre a problémakörre ad megoldást a portál “egy jelszó” megoldása (angolul Single Sign-On, SSO). A portálra való bejelentkezéshez csak egy jelszóra van szükség, s az hozzáférést ad a felhasználónak kínált minden adathoz és funkcióhoz, akármelyik származik is az adat és a funkció. S ugyanez az egy jelszó teszi, hogy a portál a nekünk nem engedélyezett adatokat eleve meg se jelenítse előttünk. A portál tehát az “egy jelszó” bevezetésével és a felhasználók központi nyilvántartásával orvosolja azt a gyakori problémát, hogy a különböző rendszerekben – vagy emberi mulasztásból, vagy műszaki fogyatékosság miatt – nincs kellően behatárolva, hogy ki milyen vállalati adatokhoz férhet hozzá.
A strukturálatlan információ kezelése szintén a leginkább megkövetelt portálfunkciók közé tartozik. A portál oldalain megjelenő információk egy része valamilyen alkalmazásból származik, nagy többségük azonban dokumentum, egyszerű szöveges vagy képi információ, hétköznapi webes tartalom. A portálokon szereplő híreknek, cikkeknek, leírásoknak vagy egyéb, képekkel illusztrált szöveges írásműveknek tartalom az összefoglaló nevük. A portál tartalmát a szervezet különféle területein dolgozó alkalmazottak állítják elő a maguk mindennapi munkájával.
A létrehozáskor a legtöbbször nem tudják, hogy ez vagy az az információ az esetleges munkacsapatot leszámítva kinek lényeges és kinek nem, ezért az információk többsége – megfelelő tartalomkezelő rendszer híján – elvész a szervezet elől. Másfelől kívánatos cél, hogy a tartalmat az tegye fel a portálra, aki előállítja. Ha az PR- vagy marketingszöveg, akkor a kommunikációs osztály, ha műszaki leírás, akkor a támogatással foglalkozó osztály, ha szerződésminta, akkor a vállalat jogászai. A portálon futó tartalomkezelő alkalmazással (angolul Content Management System, CMS) a tartalom előállítói maguk is könnyen készíthetnek és adhatnak közre tartalmi elemeket az interneten, intraneten vagy extraneten.
Az informatikai elvek és módszerek fejlődésével a vállalati portál bevezetése kapcsolja össze végre a felhasználókat a hatékony munkához szükséges IT-eszközökkel. A vállalati informatikai részlegek már korábban is megpróbáltak kis blokkokból, komponensekből felépíteni az alkalmazásokat és elrejteni a mögöttes kapcsolódásokat a felhasználó elől, de ezt a törekvés eddig nem hozott sikert. A portálfelfogás végre jó irányba mutat – de ezen az úton végig is kell menni.
