A szervezetek régóta kitartóan kísérleteznek azzal, hogy mérhetővé és értékelhetővé tegyék az alkalmazottak teljesítményét. A vezető számára
ugyanis a teljesítményértékelés eszköz a szervezet hatékonyságának növeléséhez.
A professzionális szolgáltató vállalatok számára a mérhető teljesítmény lassan már nemcsak motiváció kérdése, hanem létkérdés is. Sok olyan vállalatnál azonban, ahol az alkalmazottak időgazdálkodását ellenőrző adminisztrációs rendszert bevezették, a dolgozók túlzásnak tartják, és kontrollként élik meg, hogy munkaidejükről pontosan el kell számolniuk.
Kezdetleges módszerek
A jelenléti ívek, illetve a blokkolóórák alkalmazása formálisnak tekinthető abból a szempontból, hogy mit is csinál az alkalmazott 9-től 5-ig. Ezek csak a fizikai jelenlétet bizonyítják, az érdemben végzett munkát és az egyes feladatokra fordított idő hosszát nem.
Ma, amikor a legtöbb irodában az alkalmazottak asztalának jó részét a számítógép és a telefon foglalja el, egyre nagyobb kihívás a dolgozók ellenőrzése. Gondoljunk csak az internet csábító erejére, még ha sok cégnél ma már korlátozzák is a hozzáférhető oldalak típusát és számát, illetve csak meghatározott időpontokban teszik lehetővé a világhálóra való csatlakozást. Az egyéb “munkát lassító” tevékenységek – kávé- és cigarettaszünet, magánügyek és telefonok intézése- már régóta problémát jelentenek a főnököknek.
A hatékonyság megtartása érdekében egyre több vállalatnál várják el a beosztottaktól, hogy rendszeresen, leginkább egy hétre visszamenőleg jelentést készítsenek felettesük számára napi tevékenységükről. Az ilyen jellegű riportok általában nem túl bonyolultak, messzemenő következtetéseket vagy mérhető eredményeket nemigen lehet levonni belőlük.
A beszámolóknak ugyan nagy motiváló erejük van abban, hogy az alkalmazottak valóban a munkájukra koncentráljanak, a dolgozók még sem nagyon szeretik ezt az elszámoltatási formát. Így egyfajta kontroll alatt érzik magukat.
A Nagy Testvér figyel
„Utálom naponta töltögetni, hogy hány órát fordítottam a munkahelyemen bizonyos tevékenységekre – árulta el a FigyelőNetnek egy magát megnevezni nem kívánó tanácsadó –, pontosan el kell számolnom az óráimmal, amiből a főnököm különböző hatékonysági mutatókat számol.” Természetesen az ilyen rendszerek a túlórákat is nyomon követik, ami már nincs ellenére az alkalmazottaknak. „ A beosztottak számára a külön erre a célra írt programok hasznosabbak. Az Excel táblákkal szemben ezekből ők is gyorsan és könnyen tudna következtetni saját időgazdálkodásuk hatékonyságára. Ez nagy segítség mindenkinek” – ismerte be a tanácsadó.
A motiváláson kívül sokkal nagyobb szerepe van a dolgozók pontos elszámoltatásának abban a szektorban, amely Magyarországon is rohamos tempóban fejlődik. Az olyan vállalatoknál – mint például vezetési tanácsadók, jogi irodáknál, informatikai vállalatok, könyvelőcégek, reklám- és PR ügynökségek -, ahol nem a termék, hanem a szolgáltatás áll a középpontban, és az alkalmazottak idejét és szaktudását kell értékesíteniük a cégeknek, már nem csak arról van szó, hogy a felettes egyfajta ösztönző eszközként használja a dolgozók által kötelezően kitöltendő riportokat.
Az ilyen típusú vállalatoknál a működését segíti, ha a vezetés folyamatosan információt kap arról, hogy az alkalmazottak mennyi ideig, milyen jellegű munkát, melyik ügyfél számára végeztek. Ez nemcsak az alkalmazottak megfelelő feladatra való beosztását teszi lehetővé, hanem a cég által elért bevételekről is azonnal naprakész számokat közöl.
Mivel mennyi időt?
Léteznek olyan programok, amelyek kifinomult eszközöket bocsátanak a vezetők rendelkezésére. Az úgynevezett PSA (Professional Services Automatization) megoldások alkalmazásával könnyen kideríthető, hogy egy-egy alkalmazott mennyi időt tölt számlázható tevékenységgel, illetve egy-egy rábízott feladatot pontosan mennyi idő alatt képes végrehajtani. Kikalkulálható az is, hogy egy-egy projekthez milyen egyéb költségek kapcsolódnak. A London Logic Budapest Kft. (LLP) által kifejlesztett time@work program például több felhasználót is kiszolgál, és az internetes adatbevitel eltünteti a távolságokat a telephelyek között. Az ellenőrzés és riportolás könnyen megoldható a programmal.
Ma Magyarországon még csak néhány szolgáltató vállalat használ ilyen programokat. Az LLP szakértői szerint a multinacionális nagyvállalatok mellett a kisebb cégek közül is egyre többen felismerik, mennyire fontos annak vizsgálata, hogy mely ügyfelek és alkalmazottak jelentenek igazi nyereséget a cég számára, és kik azok, akik csak közreműködnek a bevételi tervek megvalósításában, illetve esetleg veszteséget termelnek.
