Egyedül Spanyolországban vannak többségben azok, akik úgy gondolják, hogy az elkövetkező tíz évben megvalósul a papír nélküli iroda álma. Az ország IT és dokumentum kezelési szakembereinek 53 százaléka úgy vélekedik, hogy a számítógépek 2011-re kiszorítják a papírt, 43 százalékuk azonban kitart amellett, hogy ez nem fog bekövetkezni. Franciaországban azonban a cégek 93 százaléka nem tudja elképzelni a jövőt papír nélkül, ez az arány Svédországban 82 százalék, Nagy-Britanniában 81 százalék, Németországban pedig 76 százalék.
A Xerox-felmérés különböző profilú és méretű cégek IT és dokumentum kezeléssel foglalkozó döntéshozóit kérdezte a technológiai segédeszközök használatáról, illetve, a jövő irodájának képéről. “A megkérdezettek jelentős hányada úgy látja, hogy a papír nélküli iroda a közeljövőben még elérhetetlen. A felmérés azonban azt mutatja, hogy egyre többen hisznek az ún. “jó” papír használatában a modern iroda kialakulásának elterjedésével -lehetővé téve a jobb munkavégzést és tudásmegosztást-” – mondta Gergely Ákos a Xerox Magyarország Kft. marketing vezetője.
A legtöbb vállalat úgy véli, hogy még legalább tíz évig a hagyományos iroda biztosítja az elsődleges munkakörnyezetet. Tíz válaszadó közül csak egy látja úgy, hogy az irodája nem az az épület, ahová minden nap bejár dolgozni, és a menedzserek több mint egyharmada (35 százalék) elvárja, hogy a jövő irodája hasonló legyen a maihoz.
Sokan azonban úgy érzik, hogy a munkakörnyezet jelentős változások előtt áll. Németországban a menedzserek csaknem fele (49%) szerint a jövő irodája ötvözi az otthoni irodát és azt a helyet, ahol a kollégák egymással találkoznak, azaz nem csak munka, hanem egyben a társadalmi élet színtere is lesz. A francia menedzserek 20 százaléka gondolja úgy, hogy irodáját egy laptop és egy mobiltelefon fogja alkotni. Bármilyen is legyen a jövő irodája, Európa menedzsereinek túlnyomó része egyetért abban, hogy a dokumentumkezelő rendszerek használata egyszerű és kompatibilis legyen a már meglévő rendszerekkel valamint, minőségi munkát végezzen.
A felmérés azt is megmutatta, hogy az irodai berendezések kiválasztásánál a legtöbb menedzser számára kritérium, hogy a munkához szükséges legjobb eszközökhöz jussanak hozzá, a végső vásárlási döntést azonban – a cégek többségénél – nem a központi IT-részleg vagy a beszerzési részleg hozza meg, hanem különböző osztályok kombinációja. A vizsgálat megjegyezte, hogy a berendezések vásárlásakor ritkán vonják be a döntésbe azt az alkalmazottat, aki az eszközzel dolgozni fog.
Az irodai berendezések és rendszerek használatával kapcsolatban a megkérdezettek 90 százaléka követelményként említette a Windows alkalmazásokból való nyomtatást, és a kutatásban részt vevők csaknem fele (46 százalék) említette, hogy az internet és intranet alkalmazásokból is nyomtat. A web alkalmazásokból leginkább Svédországban (67 százalék) és Nagy-Britanniában (57 százalék) nyomtatnak, a legkevésbé pedig Spanyolországban és Németországban (24 és 34 százalék). A felmérésből kiderül, hogy Spanyolország használja legtöbbet a telefont és a faxot, a megkérdezettek átlagosan 44 hívást és 15 faxot fogadnak naponta. Nagy-Britanniában fogadják a legtöbb e-mailt (28), majd Spanyolország (24), Svédország (20), Franciaország (15) és Németország (12) következik.
A hagyományos kommunikációs módszerek, mint a telefon, a fax és a belső írásos emlékeztető átlagosan magasabb arányt értek el, az olyan új megoldásokhoz képest, mint a videó- és telekonferencia.
