Az üzleti siker szempontjából fontos, hogy a lényeges dokumentumokhoz gyorsan és megbízható módon hozzá lehessen férni. Mégis sok vállalatnak jelent problémát a fizikai és az elektronikus iratok archiválása és elérése. A dokumentumok kezelésénél talán a két legfontosabb tényező az elérés és a költség.
A gazdasági válsággal sok cégnél került előtérbe a költségcsökkentés a növekedéssel szemben, s ez nagy lökést adott a dokumentumkezelési üzletágnak – állítja az Iron Mountain regionális igazgatója, Szakonyi András. Ha a szervezetek megoldják, hogy irataikhoz bármikor költséghatékony módon hozzáférjenek, azzal lényegesen csökkenthetik a működési hiányosságokat.
Három ok
Tapasztalatunk szerint elsődlegesen három ok miatt fordulnak hozzánk a különböző vállalatok, köztük a kkv-k – mondja Szakonyi András. Egyrészt rájönnek arra, hogy a látszat ellenére még egy nem igazán nagyméretűnek tekinthető cégnél is komoly humán erőforrást igényel az adott társaságban található dokumentumok feldolgozása, archiválása, előhívása, egyszóval működtetése.
A másik gyakran visszaköszönő történet, hogy hiába tartozik bizonyos munkatársak munkakörébe a dokumentumkezelés, amikor egy-egy szerződésre vagy más hivatalos iratra nagy szükség lenne, akkor azt legtöbbször nem találják. Ez a leginkább a nem szakértői munkavégzésnek köszönhető.
Amikor az is világossá válik a cég valamelyik vezető menedzserének, hogy a dokumentummenedzsment szolgáltatás díja mindössze 25%-a a korábban tárolásra használt iroda vagy raktár bérleti díjának, akkor már kevesen maradnak, akik ne gondolkodnának el komolyan a szolgáltatás igénybevételén – összegez a cégvezető.
Több szempont
Nem utolsó sorban ez a fajta outsourcing megoldásokat biztosít a dokumentumkezelés talán legkényesebb problémáira, amikor vegyes tárolási környezetben papíralapú és elektronikus iratok is vannak, keverednek az aktív és a ritkán elért dokumentumok, illetve amikor az ügyfélnél és különböző külső szolgáltatóknál is tárolt anyagokhoz kapcsolódóan, egymással nem kompatibilis dokumentumkezelő rendszerek egyszerre működnek.
Az információkezelő szolgáltató biztosítja a zavartalanul áramló integrált információk gyors és biztonságos elérését, bárhol és bármilyen formában is legyenek azok. Szakonyi András véleménye szerint ezzel a cégek jobban kihasználhatják meglévő eszközeiket (információikat), növelhetik termelékenységüket, csökkenthetik költségeiket és felgyorsíthatják a piacra kerülést.
