Egy átlagos munkahelyen az alkalmazottak munkaidejük 30 százalékát töltik értekezleten, míg ez az arány egy vezető esetében elérheti a 70 százalékot is – állítja a Wall Street Journal által közzétett felmérés. Faragó László, a Nokia humán erőforrás igazgatója szerint ez a szám Magyarországon jóval alacsonyabb. “A Nokiánál valószínűleg még a magyar átlaghoz képest is kevesebb időt töltünk megbeszélésekkel, s ez egyrészt a vállalati kultúrának, másrészt a kommunikációs technológiák – például net meeting vagy videókonferencia – nagyobb szintű kihasználásának köszönhető” – vélekedik Faragó László. A Nokia alkalmazottai kevesebbnek érezhetik a megbeszélések számát azért is, mert lehetőségük van azokra nemet mondani, ha nem tudják beilleszteni programjukba – ilyenkor elég elutasítani a neten érkező meghívót.
Az értekezlet típusaiTERVMEGBESZÉLŐ, ELIGAZÍTÓ.
Feladata a munkához szükséges információk eljuttatása az érintettekhez, és a vezetőség informálása az eredményekről, határidőkről.
PROBLÉMAMEGOLDÓ. Valamilyen probléma megoldására hívják össze. Fontos, hogy a megoldást keressék, és ne valamilyen bűnbakot!
INFORMÁLÓ, TÁJÉKOZTATÓ. Ezen általában a munkatársakat tájékoztatják a vállalaton belül történt változásokról, vagy a vállalatot érintő hírekről. Haszna, hogy elejét veszi a találgatásoknak és az ilyen helyzetekből fakadó bizonytalanságoknak.
VÉGREHAJTÓ, IGAZGATÓSÁGI. Általában arra választják, hogy rendszeresen találkozzanak, és intézzék valamely szervezet ügyeit – például áthelyezéseket, leváltásokat, szabályok módosítását.
MOTIVÁCIÓS (ritka, általában krízishelyzetekben) Csökkenti a munka egyhangúságát, fontos szerepe van a munkatársak jövőképének újraértékelésében vagy felelevenítésében. Egybeköthető az eredmények bemutatásával is.
NEM MUSZÁJ. “Mielőtt bármilyen megbeszélést összehívnánk, mindenképpen meg kell vizsgálnunk, hogy valóban szükség van-e értekezletre – mondja Varga Zsolt, a Perfekt Power Kft. ügyvezető igazgatója. Ahhoz, hogy valóban hatékony legyen a találkozó, meg kell teremteni a megfelelő alapokat: meg kell vizsgálni, hogy kiket és miért érdemes meghívni a meetingre. Ha az értekezlet célja nem problémamegoldás vagy informálás, hanem döntéshozatal valamilyen ügyben, akkor azt is figyelembe kell vennünk, hogy legfeljebb 15 tagú csoportok döntésképesek. Az értekezlet vezetőjének kell összeállítania a megbeszélés napirendi pontjait, amelyeket időben el kell küldeni a résztvevőknek is, hogy megfelelően felkészülhessenek. A vezető felelős az értekezlet levezetéséért is: neki kell ismertetnie az értekezlet napirendi pontjait, várható időtartamát és a kitűzött célokat, elvárásokat. Ő gondoskodik az értekezlet zavartalan lefolyásáról, a szünetek beiktatásáról. “Sok értekezlet úszik el azon, hogy már a kezdés időpontját sem tudják a résztvevők betartani” – mondja Varga Zsolt. “Több bevált módszer is létezik arra, hogy időben kezdődjön el az értekezlet. Vannak vállalatok, ahol fizetnie kell a későnek, máshol pedig túlórával kell megváltani a késést. Néhány vállalat kreditpontokban jegyzi a késést – egyébként a jó teljesítést is – amelyek egyenlegét általában fizetésemeléskor vagy prémiumosztáskor nézik meg a cég vezetői.” A késéseket illetően más a tapasztalata a Nokia HR igazgatójának: a náluk zajló megbeszélések oldott hangulatához az is hozzájárul, hogy semmilyen retorzióra nem kell számítania annak, aki késik az értekezletről.
Mire figyeljünk egy értekezlet kapcsán?• Legyen az értekezletnek konkrét célja, amelynek alapján kidolgozzuk napirendjét.
• Határozzuk meg a résztvevők megfelelő létszámát
• Csak az érintetteket hívjuk meg a megbeszélésre
• Készüljünk fel rá előzetesen, s erre a résztvevőket is kérjük meg.
• Már előzetesen határozzuk meg, hogy kinek milyen feladata lesz az értekezleten
• Pontosan kezdjünk, s az előzetesen megtervezett időhöz tartsuk magunkat
• Koncentráljunk a probléma megoldására
• Ne hagyjuk, hogy a résztvevők feleslegesen hosszan fejezzék ki magukat
• Az értekezlet eredményét ne hagyjuk elveszni, annak végrehajtására is figyeljünk
TÖMÖRÍTÉS. Az értekezlet levezetője akkor látja el jól a feladatát, ha gondoskodik arról, hogy minden résztvevő hozzászólhasson a témához anélkül, hogy személyeskedéssé fajulna a megbeszélés. “Arra is figyelni kell, hogy a résztvevők ne itt éljék ki szereplési vágyukat, válaszaikban mindig a lényegre szorítkozzanak. Ha mégis túl hosszan fejezik ki magukat, nyugodtan tegyük szóvá ezt. Jó módszer, ha már az értekezlet elején elmondjuk, kinek mennyi ideje van a felszólalásra” – javasolja Varga. Fontos, hogy az értekezlet alatt a “hogyan” kérdését tartsuk szem előtt a “miért” helyett – vagyis arra koncentráljunk, hogy hogyan oldhatjuk meg a kérdést ahelyett, hogy a nehézségeken rágódnánk. Egy értekezlet akkor jó, ha az csakis a témához szükséges időre szorítkozott, és megfelelő megoldást talált a felvetett problémára.
“Az Opel Magyarország Autóipari Kft. vezetőségi értekezletein minden előadónak előre jeleznie kell, hogy mennyi időt vesz igénybe előadása, illetve a feltárt probléma megbeszélése” – mondja Légrádi Edit, a cég PR igazgatója. “Nálunk a jegyzőkönyvben az is szerepel, hogy sikerült-e az időtervet betartani. Ha nem, ennek okait az értekezlet végén megvitatjuk. Ez is sokat segít abban, hogy a következő megbeszélés hatékonyabb legyen.”
Az értekezlet eredményét ne hagyjuk elveszni, annak későbbi végrehajtására is fordítsunk kellő figyelmet. Segíthet az eredmények összefoglalásában az értekezlet során vezetett jegyzőkönyv, amelynek alapján minden résztvevő megkaphatja az eredmények rövid összefoglalását is e-mailben vagy faxon. “A legjobb módszer, ha kijelöljük azokat, akiknek meghatározott időre és formában végre kell hajtaniuk a döntéseket. Ha ezt a lépést kihagyjuk, nem volt értelme az értekezletnek” – mondja Varga.
TÁMOGATVA. Az Opel vezetői felismerték, hogy a nem megfelelően szervezett meetingek sokat rontanak a vállalat hatékonyságán, ezért a belső támogatáson kívül tréningekkel is segítenek az alkalmazottaknak abban, hogy javítani tudják személyes hatékonyságukat. Minden megbeszélésre alkalmas terem ajtaján egy A4-es papírra kifüggesztették a hatékony értekezlet alapjait, amely tartalmazza, hogy milyen lépésekre van szükség a megbeszélés előtt, mire kell figyelnie az értekezletvezetőnek, és hogy mit kell tennie az esemény után. A jövőben szabványosítani fogják a megbeszélések meghívóját, a programleírás módját, továbbá azt is, hogy mit kell tartalmaznia a meeting alatt készített jegyzőkönyvnek.
