A FM az épületekkel és az épületekhez kapcsolódó műszaki/gazdasági folyamatokkal való gazdálkodás, e folyamatok irányítása, színvonaluk és teljesítményük mérése – foglalja össze Czerny József, a PricewaterhouseCoopers (PwC) munkatársa. Az FM tehát lényegében a vállalat infrastruktúráját menedzselő szolgáltatás. Sok minden szól már az FM mellett: általánosan elmondható, hogy az infrastruktúra – még ha nem is része az üzleti magnak, hanem azt “csak” kiszolgálja -, közvetetten beépül a megtermelt javakba vagy szolgáltatásokba.
Még nem tudatosult a gazdálkodókban, hogy mekkora szerepe van a létesítménynek és nem szentelnek elég figyelmet ennek a témának. Szodfridt Gábor, a Unitis Rt. FM-szakértője rámutat, egy-egy vállalkozás könyv szerinti vagyonának átlagosan 40-50 százalékát teszik ki az ingatlanok és az azokhoz tartozó leltári tárgyak. Ennek ellenére elég magasra, 20 százalékra tehető azon vállalatok részaránya, amelyeknek nincsenek megfelelő adataik ingatlanjaikról, és legalább 67 százalékra pedig azoké, amelyek nem rendelkeznek aktuális adatokkal. A számok magukért beszélnek: szükség van ennek az értéknek is a megfelelő gondozására (lásd ábránkat a 46-47 oldalon). Egy-egy épület bekerülési költségének mintegy 15-20 százalékát költik el évente az épület fenntartására, vagyis 5-7 év alatt a fenntartási költségek még új épületeknél is elérik a létrehozási költségeket – hangsúlyozza Szodfridt Gábor.
A vállalati infrastruktúra végre elnyerheti illő helyét: a termelés és a bérköltségek után általában a harmadik legnagyobb költségcsoportot képviseli egy vállalat működése során, így valóban megérdemli a figyelmet). Az egykori gondnokokat felváltja a facility manager, aki megpróbál egy személyben szervezőként, könyvelőként, mérnökként, jogászként, HR-szakértőként és még sok egyéb bőrbe belebújva tevékenykedni. Nagy cégeknél külön szervezet végzi ezt a nem kis felkészülést, szakmai ismereteket igénylő munkát.
Nyugat-Európában már teret hódított magának az FM, s alkalmazásával – bár az általa kínált előnyöket nehéz számszerűsíteni – a becslések szerint akár 20-30 százalékos költségmegtakarítást is el lehet érni. Az angol királyi postánál a múlt évben a PwC segítségével végrehajtott változtatásokkal – amelyek a lényege a működés hatékonyabbá tétele volt – évente 80 millió fontot lehet megtakarítani, a teljes működési költség 10 százalékát.
“Mivel rendelkezünk, hol található, jól működik, mennyibe kerül?” Talán túlzásnak tűnik, de nem az: az ingatlantulajdonosok sokszor azt sem tudják, “mijük van”, ilyenkor az FM mellékes jövedéke az “elveszett” épületek megtalálása. A legelső lépés tehát maga az ingatlan-nyilvántartás, hiszen egy megfelelő adatbázis nélkülözhetetlen. Nem ez azonban az FM forradalmi újítása, hiszen eddig is léteztek különböző nyilvántartási rendszerek, ezeknél azonban inkább pénzügyi, gazdasági szemlélet a jellemző: a bekerülési értéket valamint az amortizációt vezetik, de sok – a napi működtetéshez szükséges – kérdésre nem tudnak választ adni. Az FM nyilvántartása speciális, hiszen egy adattárban lehet tárolni minden adatot a bérlőktől az épület alaprajzáig. Speciális szoftverek segítnek mindezekben, mint a Spedikon FM vagy az AllFA vagy éppen az ArchiFM. Az általános részen kívül, ahol az épület valamint az egyes helyiségek alaprajzát tárolják, igény szerint több szolgáltatásra nyújtanak lehetőséget:
bérlőmenedzsment, bérleti szerződés, bérlők nyilvántartása: az adószámtól a bérleti szerződés lejárati idejéig minden szerepel
takarításmenedzsment: a takarítandó felületek pontos nyilvántartása, ezzel pontosan ki lehet számolni a nettó takarítandó alapfelületet, így általában 15-20 százalékkal lehet csökkenteni a takarítási költségeket
karbantartás-menedzsment: a ciklikus és váratlan események kezelésére is képes
kulcsmenedzsment: nyilvántartja a jogosultságokat
hálózati felügyeleti rendszerek menedzsmentje
Ezek a szoftverek azonban csak akkor használhatók hatékonyan, ha minden helyiségről van részletes és naprakész rajz, egységesek és jól definiáltak a belső folyamatok, ugyanakkor adott a pénzügyi és kontírozási háttér és megfelelő minőségbiztosítási és teljesítményértékelési rendszerrel is rendelkezik a vállalat. Ekkor szolgálhatják eredményesen az FM-et és ezen keresztül a vállalat működését.
Magyarországon gyakran még idegenkednek az FM-tanácsadástól: gyakran annyira tartanak a vezetők a problémákkal való szembesüléstől, hogy az ilyen projektek egy titokvédelmi szerződés megkötésével kezdődnek, s ez a megállapodás nemcsak a cégen kívül, hanem a cégen belül is titoktartásra kötelezi a tanácsadókat, hiszen a problémák feltárása visszaüthet a megbízóra. Az is veszélyeket rejt magában, hogy a magukat FM tanácsadó cégként hirdető vállalatok gyakran kissé megszépítik a helyzetet, és egy szoftver eladásával megoldottnak tekintenek mindent, noha ez csak részmegoldásként értelmezhető. Az FM célja pont az lenne, hogy integráltan, mindenre kiterjedő figyelemmel szolgálja a vállalat hatékony működését.
Egy FM-szakértő szerint ezen új módszer Magyarországon még nagyon kezdetleges állapotban van. Nálunk e tanulási folyamat olyan szakaszban tart, amelyet a legjobban azzal a hasonlattal lehet érzékeltetni, mint amikor valaki meg akar tanulni zongorázni, s első lépésként vesz egy hanglemezt.
Az épületek sem élnek örökké, de megfelelő gondoskodással késleltetni lehet halálukat
