Csak öt perc gyalog, átugrik, személyesen könnyebb lesz megbeszélni az ügyet – javasolta ügyfele egy telefonbeszélgetés közben Ninausz Péternek, az Infomark 2002 Kft. (a Gartner magyarországi disztribútora) ügyvezetőjének. Mivel az ügyfél a Nádor utcából tárcsázta a cég Szabadság téri központját, ez valóban egyszerűnek tűnt. Ninausz azonban lehűtötte sétára kész beszélgetőtársát: Bank Center-béli irodája csak virtuális, ő maga egész máshol jár éppen, egyszerűen átkapcsolták a mobiljára a hívást.
„A mai internetes világban mindegy, hogy az ember hol tartózkodik, de kell egy cím, ahová a posta érkezik, és felveszik a telefont” – magyarázza Ninausz. Partnercége, a Gartner informatikai elemző presztízse is megköveteli, hogy jól hangzó címük legyen, ugyanakkor az Infomark még nem növekedett akkorára, hogy szükség legyen egy önálló, fényűző iroda kibérlésére.
A virtuális iroda olyan vállalkozóknak segít, akiknek nem szükséges fizikailag ott lenni a telephelyükön, s általában elegáns levélcímet kínál a város központjában, egy tényleg létező csupa üveg irodaházban. Az alkalmazottak a cég nevében veszik fel a telefont vagy átkapcsolják a megadott számra a vállalkozónak, összegyűjtik vagy továbbküldik a postát, faxot. Ha a vezető helyben szeretné fogadni ügyfeleit, kibérelhet egy órára egy tárgyalót, de van olyan megoldás is, hogy a virtuális címen heti néhány óra tényleges irodahasználat is jár. „Mint tanácsadók, többnyire úgyis az ügyfélnél vagyunk” – mutat rá Ninausz. Ha pedig nem, akkor laptoppal-mobillal remekül lehet dolgozni a Balaton partján, de mint szenvedélyes vitorlázót, már a Karib-tengeren is érte utol ügyfél. Azért van „valódi” irodájuk is: a háttérmunka és a megbeszélések a kollégákkal eleinte az ügyvezető lakásában folytak, most a négyfős gárda számára egy háromszobás lakást bérelnek a XI. kerületben. Idővel persze ezt is kinőhetik, és az ügyvezető nem szeretne évente új címet megadni a partnereknek. A virtuális iroda címe, száma már öt éve változatlan. Persze így voltaképpen két irodát kell kivenni; a cégvezető annyit elárul, hogy bérleti díjuk hasonló nagyságú.
RIZIKÓMENTES. „Akinek fontos a reprezentativitás, annak nem elegáns egy lakótelepi földszinti lakásban fogadni az ügyfelet, de Csömörre sem szívesen mennek ki tárgyalni az emberek. Egyszerűbb a belvárosi virtuális irodaházban kérni egy tárgyalót” – mutat rá a presztízsszempontokra Kovács Szabolcs, a virtuális irodák kiadásával világszerte foglalkozó Regus Group magyarországi tagja, a Regus Kft. ügyvezetője. Cégük Budapesten három jó nevű irodaházban ad ki címeket, ahol a bérlő kérésére a cégtáblát az előtérben is kifüggesztik. Ha az üzlet beindul, „emelt szintű” szolgáltatásként havi 40 órás tényleges irodahasználatot is kérhet az ügyfél, s ha ezt is kinövi, egy „hús-vér”, valódi részleget is kibérelhet a helyszínen. „Külföldi terjeszkedésnél ez költségtakarékos, rizikómentes mód belépni egy új piacra. Nem kell alkalmazottat felvenni, évekre irodát bérelni” – mond további alkalmazási lehetőséget Kovács.
Irodahotel
Virtuális irodának nevezik azt a koncepciót is, amelyet az Accenture tanácsadó cég alakított ki (Figyelő, 1999/26. szám). Itt a terület a céghez tartozik, ám a munkatársaknak nincs dedikált helye, íróasztala, szobája. A tanácsadók ugyanis idejük több mint 80 százalékát az ügyfeleknél töltik, s ha mégis a központba vetődnek, akkor leülhetnek a laptopjukkal egy íróasztalhoz, foglalhatnak szobát videokon-ferenciához, tárgyaláshoz vagy projektmeg-beszéléshez. Ezzel a megoldással harmad akkora alapterület szükséges, mintha hagyományos módon mindenkinek „saját asztala” lenne. A szállodaszerűen foglalható munkaállomásokkal persze megszűnik az egymás mellett ülők cinkos közössége, s az élőszóbeli irodai információáramlás is módosul. „A hierarchikus üzleti struktúrák háttérbe szorulnak, a csapatok az ügyfeleknél végzett projektekre szerveződnek, a projekt a kommunikáció központja is” – mutat rá Bacsó Tibor, az Accenture partnere, hogyan képezi le az iroda a szervezetet. Az otthonosság elvesztéséért cserébe demokratikus a légkör: a felső vezetőknek sincs önálló szobájuk.
ASSZISZTENS OTTHON. Nem kell saját szoba, sőt még egy asztal sem a virtuális asszisztensnek (hívják digitális titkárnőnek vagy online titkárságnak is). A Nyugat-Európában elterjedt modell szerint a nagyon is létező profi titkárnő saját otthonából, távmunkában, vállalkozóként látja el több cég képviseletét. A cégalapítás kezdeti fázisában sokszor felesleges egy főállású alkalmazottat felvenni az efféle feladatokra, a virtuális asszisztens ilyen vállalkozóknak segít rövidebb-hosszabb ideig. Elvégzi az adminisztratív feladatokat, kezeli a telefont, a faxot és az e-maileket, de akár könyvelést, pályázatfigyelést is vállal. A megbízás lehet állandó, de szólhat csak egy projektre, például egy konferencia megszervezésére. „A cég ügyfele nem érzékeli a különbséget, és erre nem is hívjuk fel a figyelmét. Ő csak azt tapasztalja, hogy nincsenek elveszett telefonhívások” – avat be Petrényi Szilvia, aki online titkárságot is vállal és egy titkárnői adatbázis kiépítésén fáradozik, amiben a megbízók mindig megtalálnák a megfelelő nyelvtudású, szakértelmű embert. Ez akkor is hasznos lehet, ha a vállalkozásnak van állandó, angolul tudó titkárnője, ám beérkezik egy német vagy olasz megrendelés.
Petrényi most – többnyire otthonából, néha a vállalkozás felépítéséhez bérelt helyiségből – egy ingatlaniroda ügyfélszolgálatát látja el: délelőtt telefonos ügyeletet tart, délután viszont kilép a virtualitásból és ő találkozik az ügyfelekkel. A hívásokról és az ügyféltalálkozókról naponta jegyzőkönyvet kap a megbízó. Tapasztalatai szerint azonban a hazai kis cégek ódzkodnak a titkársági feladatok kiszervezésétől, még azok is, ahol ezek csak napi 2-3 órát vesznek igénybe. „A magyar vállalkozó inkább napi 10-12 órában mindent maga csinál” – mutat rá a jellemző mentalitásra. Emellett a főnökök még sokszor bizalmatlanok a távmunkával szemben, nem hiszik el, hogy valaki lelkiismeretesen fog dolgozni, ha nincs szem előtt.
