Sokan azt gondolják, hogy a pályázat megírása és elnyerése az uniós projektek legnehezebb szakasza. Ez bizony nagy tévedés. A projektfejlesztésnél ugyanis sokkal nehezebb feladat a projekt megvalósítása. Ez az állítás hatványozottan igaz a közvetlen brüsszeli forrásokból finanszírozott Közösségi Programok pályázataira. A végrehajtásért felelős menedzsernek sokrétű lehet a feladat- és hatásköre is, ráadásul nincsen két ugyanolyan projekt. Az alábbiakban azt gyűjtöttük „csokorba”, hogy melyek a projektmenedzsment feladatai, mire koncentráljon a legjobban, és a Geonardo Kft. segítségével néhány hasznos tanáccsal is szolgálunk az uniós projektek sikeres megvalósításához.
A projekt menedzser feladatai:
• konzorciumi szinten átfogni a projekt technikai lebonyolítását;
• a projekt teljes jogi, etikai, adminisztratív menedzsmentje;
• a projekt pénzügyi menedzselése, forrásgazdálkodása, a folyamatos likviditás biztosítása;
• a konzorcium összetartása a konzorciumi szerződés előkészítésétől kezdve a végső elszámolásig;
• a projekt során létrehozott szellemi tulajdon, és fejlesztett tudás megóvása;
• a pályázatban lefektetett célok elérésének, és az európai alapelvek érvényesítésének (esélyegyenlőség, környezetvédelem) a biztosítása,
• a projekttel való elszámolhatóság és elszámolás biztosítása;
• a konzorciumi partnerek által elvárt eredmények elérésére való törekvés.
A projekt hivatalos kezdetét attól az időponttól kell számítani, amikor a szerződést az Európai Bizottság hivatalos képviselője aláírta. De miből és hogyan kell elindulni? Ha a pályázatunk nyert, akkor a kiválasztott projektmenedzser már tisztában van a konzorcium – az egyes partnerek – feladataival, a részletes költségvetéssel, a projekt ütemtervével, s az elérendő eredményekkel is.
Az első lépés így egy projektnyitó találkozó (kick-off meeting) megszervezése. Ezen a megbeszélésen a konzorciumi tagok megkötik a belső konzorciumi szerződést, kialakítják a projekt menedzseléséhez szükséges kommunikációs-, és kontrollrendszert, valamint bevezetik a pénzügyi elszámolási rendet, amiről a koordinátor határoz. Ha mindez megtörtént, akkor a projekt egyes fázisaihoz kötődően a konzorciumnak ki kell jelölni a felelősöket, és hozzájuk kell rendelni a szükséges főbb – anyagi és emberi – erőforrásokat.
A projekt sikeres végrehajtásához elengedhetetlen a részletes – havi – ütemterv kidolgozása. Olyan eszközök segíthetnek hozzá a sikerhez, mint egy Gantt-diagram, amely egyszerűsége mellett lehetővé teszi, hogy a kezdetektől átlássuk és végigkövethessük a projekt menetét. Egy másik egyszerű eszköz – egy Excel tábla segítségével – a projektmenedzser folyamatosan adminisztrálhatja a projekt során felhasznált erőforrásokat, a projekt likviditási helyzetét, vagy más fontos dolgokat olyan részletes bontásban, ahogyan azt ő megfelelőnek látja. A projekt pénzügyi könyvelése – a számlázás – természetesen elkülönült adminisztrációt is igényel.
Ahhoz, hogy nemzetközi környezetben egy – mind a nemzetiséget, mind a szervezettípust tekintve is – változatos tagokból álló konzorcium hatékonyan tudjon dolgozni, a projektmenedzsernek rendkívül sokféle feladatokat kell átgondolnia, és végrehajtási metódusokat kidolgoznia.
Ezek a következők:
– a projekt végrehajtására vonatkozó általános stratégia,
– konzorciumi szerződés,
– minőségbiztosítás,
– konfliktusfeloldás,
– kockázatmenedzsment,
– pénzügyi menedzsment,
– kommunikáció menedzsment,
– találkozók szervezése, tárgyalások levezetése, a
– az eredmények elterjesztése, disszemináció,
– üzleti tervezés.
A projekt közvetett haszna
A sikeres nemzetközi projekt megvalósulását nem csak a közvetlen előnyök, a cég számláján megjelent bevételek jelzik. A projekt eredményeképpen egy hazai kisvállalkozás szakmai hálózatot kezdhet kiépíteni a saját szakterületén belül, vagy szinte költségek nélkül csatlakozhat egyhez. Olyan innovatív ötletek valósulhatnak meg egy uniós projekt során, amelyek egyébként csak komoly anyagi áldozatok – szabadalom, védjegy – terhe mellett, és a siker biztosítéka nélkül jönnének létre. A projekt kidolgozása és a bírálat során sok szakértő tesz hozzá, vagy alakítja át az eredeti ötletet anélkül, hogy az ötletgazda szellemi tulajdonjoga sérülne. A tudás szabadon és biztonságosan áramlik a megvalósítás során is, így egy hazai szervezet olyan ismeretekre tehet szert, amelyet később sikeresen felhasználhat a mindennapi tevékenysége során. Nem utolsósorban az élethosszig tartó tanulás is fontos eleme minden ilyen projektnek. A projektben részt vevő személyek tulajdonképpen önmagukat képzik, hiszen nyelvgyakorlásra kiváló, ráadásul a munka nemzetközi kulturális környezetben zajlik.
Hasznos javaslatok egy konzorcium sikeres menedzseléséhez:
1. Határidők
Érdemes azzal tisztában lenni, hogy a különböző kultúrákban eltérően értelmezik a határidő fogalmát.
– ezért egy jó kontrollmechanizmust kell kiépíteni, amely automatikusan működésbe lép, ha a határidőt a partnerek vészesen nem tartják be,
– jó kommunikációs rendszer kiszűri az esetleges félreértéseket, a kulturális különbségekből adódó kockázatokat,
– időmenedzsment.
2. Konszenzus
Azon nem kell csodálkozni, hogy a többtagú konzorciumokban egyhangú döntéseket hozni igen nehéz.
– A sikeres végrehajtás érdekében azonban a találkozókon mindenképpen döntésre kell jutni, a halasztás nem ajánlatos,
– a meghozott döntéseket írásban – jegyzőkönyvben – kell rögzíteni,
– a jegyzőkönyvet minden résztvevővel el kell fogadtatni,
– a már meghozott döntéseket később csak egyhangúlag lehet megváltoztatni,
– a bizalom megőrzése rendkívül fontos.
3. Humán erőforrás
Hosszú, többéves projektek esetén a projekthez allokált humán kapacitás nagyban változhat, s gyakran változik is, s az új munkatársaknak új ötleteik, elvárásaik vannak.
– azzal tisztában kell lenni, hogy az elvégzett munka minősége mindig azoktól az emberektől függ, akik a munkát végzik, és nem a partner szervezetektől, ami egyben azt is jelenti, hogy mindig az egyénekre kell koncentrálni,
– fontos az is, hogy szánjanak mindig időt a munkatársak véleményének meghallgatására, és figyeljenek arra, hogy együtt tudjanak működni.
4. Elszámolás, jelentéskészítés
Sokszor elfelejtjük, mit is végeztünk el, kivéve, ha dokumentálunk mindent.
– Ahhoz feltétlenül tartsuk magunkat, hogy mindennek nekiálljunk a megfelelő időben, ne késlekedjünk (a projekt ütemtervet pontosan be kell tartani),
– az időközben elért eredményeket folyamatosan rögzíteni és dokumentálni kell,
– ezek ugyanis a későbbiekben felhasználhatók lesznek a havi és éves beszámolók készítésekor.
5. Eredmények
Az uniós finanszírozású projektek általában hosszú távon térülnek meg, ezektől gyors, látványos profitot nem szabad remélni.
– éppen ezért ne a projekt rövid távú eredményeitől várjuk a cég pénzügyi stabilizálódását,
– figyeljünk az elért eredmények fenntarthatóságára,
– mindig informáljuk a partnereket, a végfelhasználókat és az Európai Bizottságot a projekt állásáról,
– a projekt lezárása után minden érdekelt fél felé kommunikálni kell az elért eredményeket, nem csak az Európai Bizottság felé.
