A rohamos technológiai fejlődésnek köszönhetően egyre többféle digitális megoldás áll a vállalkozások rendelkezésére. Azonban ezeket a kommunikációs csatornákat érdemes egy közös platformra terelni, ami a gazdag funkcionalitás mellett már a kezdetektől támogathatja a cégek hatékonyabb működését, ráadásul egy új típusú, a versenyképességet segítő kommunikációs kultúra megteremtésében is fontos szerepet játszhat – emelte ki Kováts Péter, az Invitech Solutions középvállalati igazgatója.
Mind az üzleti, mind a magánéletben ma már nagyon sokféle kommunikációs eszköz közül választhatunk nap mint nap: a vezetékes és mobiltelefontól kezdve az e-mailezésen, a különféle közösségi oldalakon, a Messenger- és chatfunkciókon keresztül, a video- és audiokonferenciákon át a fáljmegosztó alkalmazásokig. Azonban ahány megoldás, annyiféle kezelőfelület, és hozzáférés között kell a felhasználónak váltogatnia. Így a bőséges kínálat – a számtalan előny mellett – akár korlátozhatja is a cégen belüli, illetve az ügyfelekkel, partnerekkel történő információáramlást.
A kulcs: az UC
Kováts Péter
A felvázolt helyzetre a gyors és hatékony technológiai megoldást az egységes kommunikáció (Unified Communication – UC) jelenti. Ez a megoldás például a telefonhívásokat, a multimédia- és egyéb médiaüzeneteket, valamint az üzenetmenedzsment funkcióit kontrollálja, és ezeket egyféle, a felhőből bárhonnan elérhető platformon futtatja össze. Ezáltal a cég munkatársai mindent egyetlen alkalmazásból, egységes felületen is elérnek, aminek köszönhetően sokkal hatékonyabbá válik az üzleti kommunikáció, valamint az információk fogadása, átadása és megosztása – fejtette ki az Invitech Solutions középvállalati igazgatóságának vezetője.
UC: egységes kommunikáció – Unified Communication
UC&C: egységes kommunikáció és együttműködés – Unified Communications and Collaboration
Költségcsökkentés több fronton
Kováts Péter hozzátette: az egységes platform jelentős mértékben képes fejleszteni a társaságok kommunikációs képességeit, hiszen konszolidálja és hatékonyabbá teszi a kommunikációs eszközöket és csatornákat. Ráadásul a bevezetésével – például korszerű webkonferenciák tartásával – a kommunikációs kiadások mellett akár az utazási/üzemanyag-költségek is számottevően csökkenthetőek.
Természetesen a megtakarítás mértéke függ az adott cég méretétől, és attól is, hogy hány telephelyük van, vagy az országban milyen fiókhálózattal rendelkeznek. A tapasztalatok azt mutatják, hogy a „Unified Communication” megoldások segítségével az idesorolható költségek akár 20-30 százalékkal is mérséklődhetnek, de a sok telephellyel rendelkező, szigetszerű rendszereket használó társaságok esetén akár jóval nagyobb arányú költségcsökkentés is elérhető. De ami talán még ennél is fontosabb, hogy jelentősen javul, korszerűsödik a vállalkozás kommunikációs kultúrája, és a felhasználói élmény is egy új dimenzióba lép.
Cégre szabott tanácsadás
Ahogy a legmodernebb infokommunikációs fejlesztésekre általában igaz, úgy az egységes kommunikáció esetében is kiemelhető, hogy ezek a rendszerek korábban a nagyvállalatok privilégiumai voltak. Napjainkban viszont már az UC-megoldások a középvállalatok és kisebb cégek számára is elérhetőek és megfizethetőek, ráadásul beruházás nélkül, tervezhető, havidíjas szolgáltatással vehetőek igénybe.
„Az Invitech Solutions-nél arra törekszünk, hogy tanácsadó szakértőként vegyünk részt a vállalatok infokommunikációs fejlesztéseiben, és üzleti folyamataik ismeretében cégre szabott megoldásokat kínáljunk. Az egységes kommunikáció esetében is többféle megoldás és funkcionalitás közül választhatnak a vállalkozások, idesorolhatóak akár a vezetékes okostelefonok, így az IP Center, de a komplexebb nagyvállalati kommunikációs rendszerek is” – fejtette ki Kováts Péter.
Ma már webkonferenciákat érdemes szervezni
A számtalan gyakorlati példa közül a szakember kiemelte, hogy még mindig sokan veszik egy kalap alá a video- és webkonferenciákat, pedig a kettő közötti különbség nagyon jó mintapéldája az egységes kommunikációban és együttműködésben (UC&UCC) rejlő lehetőségeknek.
A videokonferencia csupán a hang melletti képi kommunikációt jelenti. A webkonferencia ezzel szemben jóval gazdagabb funkcionalitást biztosít a konferenciabeszélgetések és webes konzultációk, tréningek során. Ezen esetekben például a résztvevők nemcsak egymást látják az online felületen, hanem a szóban forgó prezentációt, dokumentumot vagy táblázatot is. Emellett a tréning közben külön chatablakban kérdéseket tehetnek fel, de az előadó akár szavazófelületet is beállíthat.
A platform tehát összefűzi azokat a kommunikációs csatornákat, amelyeket többnyire még különálló módon vesznek igénybe a cégek, illetve amelyeket esetleg még egyáltalán nem is használnak, vagy nem használnak ki eléggé. Így például teljesen hétköznapi szituáció, hogy telefonon jeleznek a kollégának, hogy e-mailben csatolva átküldték az Excel-táblázatot vagy a nagyméretű fájlt, amelyet javítás után várnak vissza. Ehelyett az UC-platformoknál az is alapvető funkció, hogy a dokumentumokat online, távolról is lehet közösen szerkeszteni, a módosítások is teljes mértékben visszakövethetőek, és a fájl tárolása, elérése is a felhőben történik.
Hasonló példa a többletfunkcionalitásra a jelenlét-érzékelés. Ekkor nemcsak az látható az egységes felületen, hogy az adott kolléga vagy akár üzleti partner online elérhető, vagy látta-e az üzenetet, hanem azt is jelezheti a program, hogy az illető éppen egy telefonhívás miatt nem ér rá, értekezleten van, vagy ebédszünet miatt 20 perce van távol a gépétől. Ezen információktól függően sokkal könnyebben kiválasztható, hogy milyen kommunikációs csatornán érdemes őt megkeresni, de az is beállítható, hogy a rendszer azonnali értesítést küldjön, ha a munkatárs újra elérhető.
Az egységes kommunikáció a távmunka elterjedését is hatékonyan támogatja, de erről cikkünk második részében lesz szó.
