Nem megfelelő árképzési modell, uzsoraszerű karbantartási díjak, homályos, félreérthető, pontatlan megfogalmazás, szűkre szabott garancia, a jövőbeli cserelehetőség hiánya – mindez hosszú távon jókora költségekbe verhet, amikor be kell szerezni a szükséges szoftvereket. Lássuk, hogyan kerülhetjük ki a legáltalánosabb licencelési hibákat!
Szoftverauditálás
Ed Chopskie, a Peregrine Systems alelnöke szerint a legtöbb szabálysértés abból ered, hogy átsiklunk a szerződés bizonyos pontjai fölött, vagy tévesen értelmezünk valamit. Sok szervezet abban a tévhitben él, hogy ha van egy vállalati licencmegállapodásuk, bármit és bárhova telepíthetnek. A vállalati megállapodást összetévesztik a site-licenccel. Ugyancsak gyakori hiba azt feltételezni, hogy egy munkahelyi licenc az otthoni gépre is engedélyezi az adott szoftver telepítését. Persze van ilyen is: például a Microsoft-féle Select, Open és Enterprise szerződések megengedik, hogy a licencfelhasználók otthoni gépükre is telepítsék az Office-alkalmazásokat. A fejlesztői vagy értékelési szoftververziók beszerzésénél figyelni kell nagyon arra, nehogy valaki gyártási célokra kezdje használni az ilyeneket. A szoftverszállítók ugyanis nagyon keményen fellépnek ebben az esetekben. Chopskie javaslatai: világos szoftverdisztribúciós elveket kell megfogalmazni, ismertetni kell a felhasználókkal a licencmegállapodások pontos részleteit, és rendszeres házi ellenőrzéseket kell tartani. Félreérthetetlenül rögzíteni kell a szerződésben, hogy mi vonhat maga után auditálást, ki fogja azt lefolytatni, mennyi idő alatt, továbbá milyen típusú bizonyítékokra van szükség ahhoz, hogy kielégítsék a licencben megfogalmazott feltételeket.
Elég közismert, de nehezen elkerülhető csapda: a cégek gyakran fizetnek olyan szoftverért, amelyik csak porosodik a polcon, és ennek sokszor nincsenek is tudatában. Egy friss IDC-felmérésben a nagyvállalatok vezetőinek csupán 14 százaléka állította, hogy teljes egészében kihasználják a licencelt szoftvereket.
Sok vállalatnak annyi különféle alkalmazása van – s mindegyik külön licencpolitikával és feltételekkel –, hogy elég nehéz nyomon követni őket, és azt is, hogy melyiket ki használja. Gyakran fel sem tűnik például, hogy két olyan termékért is fizettek, amelyek ugyanazt a feladatot látják el.
Első lépésben tehát gondosan fel kell mérnünk, milyen alkalmazásokra van szükségünk, és azokat hogyan használjuk. “A gyártóktól azonban nem lehet elvárni, hogy visszatérítést adjanak a shelfware-re, vagyis a polcon heverő, kihasználatlan szoftverre, csak azért, mert mi tévedtünk – figyelmeztet Frank DeSalvo, a Gartner kutatási igazgatója. – Mi azt tanácsoljuk ügyfeleinknek, csak annyi alkalmazást vegyenek meg, amennyit egy éven belül be tudnak vezetni.”
Megpróbálhatjuk azt is, hogy a ki nem használt licencet ugyanannál a gyártónál új szoftverre „cseréljük”, esetleg értékével csökkentjük az éves karbantartási díjat; ez az eredeti vételár akár 30 százaléka is lehet. Csak ne számítsunk arra, hogy amikor kisebb arányú szerződésre váltunk át, olyan jó üzletet kötünk – figyelmeztet Jacqueline Woods, az Oracle licenc- és árstratégiákért felelős alelnöke. Például, ha a cég felére visszaveszi a licenceket, attól a támogatási költségek nem feleződnek meg. A diszkontár ugyanis az eredeti megállapodás után jár, s a kedvezmények a továbbiakban nem lineárisak.
Az is pénzbe kerülhet, ha olyan szoftvert használunk, amelyet nem vásároltunk meg. Ha egy audit kimondja: túlléptük az engedélyezett korlátokat, a Business Software Alliance alkalmazásonként akár 150 ezer dolláros büntetést is kiróhat.
Fizetési feltételek
Ahányféle alkalmazás, annyiféle szoftverfizetési mód van; fizethetünk a felhasználói munkahely, az egyidejű felhasználók száma, a CPU-ciklus, a CPU logikai partíciója, esetleg a fentiek tetszőleges kombinációja szerint. Lehet egy összegben fizetni, lehet részletekben, illetve megállapodhatunk éves előfizetési díjban is. Anyagi szempontból nem mindegy, mit választunk.
Például a Microsoft a termelékenységfokozó szoftverek esetében gépre adja az engedélyt, szerverszoftvereknél pedig eszközökre vagy felhasználókra bontva – mondja Cori Hartje, a redmondi szoftverház nemzetközi licenc- és árcsoportjának marketing- és készenléti igazgatója. Ha valaki a pénzügyi szolgáltatások területén tevékenykedik, és több gépe van, mint felhasználója, valószínűleg felhasználószám szerint szeretne a kiszolgálószoftver után fizetni. Míg ha az egészségügyben dolgozik, és három műszak használja ugyanazt a gépet, inkább az eszközök szerint fizetne.
Ha azonban nem definiáljuk pontosan az olyan kifejezéseket, mint például „felhasználó” vagy „alkalmazott”, akaratlanul is megsérthetjük a licencfeltételeket – állítja deSalvo. Mondjuk, úgy szól az engedélyünk, hogy az egyidejű felhasználók szerint kell fizetni. Több kérdés is felvetődhet: bekapcsoljuk a gépet, betöltődik a szoftver, de soha nem kattintunk rá. Aktív használók vagyunk-e? Vagy esetleg veszünk egy olyan HR-csomagot, amelyért az alkalmazottak száma után fizetünk. Ekkor mi a helyzet a részidős alkalmazottakkal – ők is beszámítanak? És a szezonmunkára felbéreltek? És a szakmai gyakorlatukat töltő diákok?
Tartsuk karban pénztárcánkat!
Gyakori, hogy a cégek nem figyelnek eléggé az éves karbantartási és frissítési költségekre. A gyártók megpróbálnak egyre több pénzt kifacsarni meglévő ügyfélbázisukból, és sokan közülük a karbantartási díjak fizetésétől teszik függővé a továbbfejlesztést – ez az extra költség többnyire csak az után merül föl, hogy a végső árat kialkudták. Végül egy kezdeti figyelmetlenség miatt oda juthatunk, hogy a szoftver teljes élettartama alatt többet költünk a karbantartására, mint magára a licencre.
Előfordul, hogy a vállalatok azért szerződnek éves karbantartásra, mert így hozzájutnak a termék-továbbfejlesztésekhez, aztán rájönnek: amire ilyen címen szükségük van, azt a gyártó később új termékként újracsomagolva akarja eladni nekik.
A karbantartási szerződések is változatosak: egyes gyártók a díjért cserébe csak a help desk elérést, mások a kisebb frisssítéseket (a 2.1, 2.2 változatot igen, de a 3.0-t például már nem) adják, és vannak olyanok is, akik a fentiek mellett a teljes verziófrissítéseket is kínálják.
Michael Overly, a Los Angeles-i Foley & Lardnertől, a Software Agreements Line By Line (Szoftvermegállapodások sorról sorra) című digitális könyv szerzője azt tanácsolja, vizsgáljuk meg figyelmesen a licencszerződés támogatási és frissítési kitételeit, és építsünk a szerződésbe egy rendszeres időközönként esedékes ár-újratárgyalási kitételt. Így például elkerülhetjük , hogy „a létező legkedvezményesebben” megvett, az első évben rögzített árú licencet a gyártó a második évben mondjuk 40 százalékkal megemelt támogatási költséggel terhelje meg.
Overly azt javasolja: a szerződésben külön oldalon, tételesen kell specifikálni a szoftvertől elvárt funkciókat, és írásban kell megállapodni egy megelőző, úgynevezett átvételi tesztelésről is – rögzíteni kell továbbá azt is, hogy a teljes árat csak azután fizeti ki az ügyfél, miután saját munkakörnyezetében megtapasztalta, hogy a szoftver valóban az ígéreteknek és az ő elvárásainak megfelelően működik. Ellenkező esetben, ha a termékre csak egyszerű garanciánk van, beperelhetjük a gyártót szerződésszegésért, aztán három évig járhatunk a bíróságra, hogy visszaszerezzük a pénzünket. Ezzel a teszteléssel azonban – ha a szoftver nem működik a mi munkakörnyezetünkben – a gyártó köteles azonnal visszatéríteni a pénzt.
Persze sok gyártó nem hajlandó olyan előre nem látott lehetőségeket belefoglalni a licencszerződésbe, amelyek megakadályozhatják abban, hogy azonnal a pénzéhez jusson. Ilyen esetekben Overly szerint külön megállapodásra kell törekedni. A Microsoft például a Select és Enterprise Agreements típusú megállapodások keretében felhasználói rendelkezésére bocsát bizonyos számú licencet tesztelési és oktatási célra. Emellett egyéves jótállást ad, amely szavatolja, hogy az adott kereskedelmi termék valamennyi változata a felhasználói dokumentációnak megfelelően fog működni.
A gazdaság visszaesése különösen azokat érintette rosszul, akik bővítést terveztek, aztán végül több licenc maradt a nyakukon, mint amennyire valójában szükségük lenne. Aztán ott vannak még a fúziók, felvásárlások, tevékenységikör-leválasztások, amelyekre esetleg nem terjednek ki a licencmegállapodások.
Ha valaki nem elégedett meglévő licencmegállapodásával, nagyobb eséllyel javíthatók ki a hibák, ha új pénz, új üzlet van a láthatáron – állítja egy tanácsadó. Valahányszor új szolgáltatásokat, termékeket vagy felhasználói licenceket veszünk, érdemes újratárgyalni az érvényben lévő licencszerződéseket, mert itt lehetőség van a feltételek javítására.
Mindez azonban sok előzetes munkát, felmérést, tervezést feltételez, ami alól nincs kibúvó. A legsikeresebb cégek pontosan tudják, mit várnak el most és a jövőben az általuk használt szoftverektől; ugyanakkor a licencelési lehetőségek minden részletét is átlátják. Csak így lehet nyugodtan kézjegyünkkel ellátni azt a bizonyos pontozott mezőt.
(Az InfoWorld nyomán összeállította: Havadi Krisztina)
