Egy négy országban végzett felmérés adatai szerint a németek és a svédek töltenek el heti munkaidejükből legtöbbet a meetingeken – derül ki a
Handelsblatt online írásából. A magyar munkavállalók is tudják, milyen egy meetingen ülni: lecsukódó szemmel unatkozni, és folyamatosan arra gondolni, mennyivel hasznosabb dolgokat tudnánk tenni ezekben az elfecsérelt órákban.
Minél magasabb pozíciót tölt be valaki egy cégnél, annál jobban ki van téve a tréfásan „meetingitisnek” is nevezett gyorsan terjedő kórnak. Top 60 meeting, projektmegbeszélés, felkészítő értekezlet, évzáró és évkezdő meeting, szokásos hétfői értekezlet…
A pokol bugyrai?
Németországban a BMW és a Siemens óriásvállalatok vezetik a haszontalanság élmezejét. Munkatársaik állandóan a rosszul előkészített megbeszélésekről, késésekről panaszkodnak, és kétségbe vonják a megtartott meetingek hasznát: szerintük semmilyen kézzelfogható eredményül sincs. A résztvevők unják az értelmetlen vitákat és kollégáik semmitmondó beszédét.
A heti négy értekezletükkel a németek és a svédek vívták ki maguknak az ebben az esetben kevésbé dicső Európa-bajnoki címet. A müncheni székhelyű Schell Marketing tanácsadó cég munkatársai Franciaországban, Nagy-Britanniában, Németországban és Svédországban kérdeztek meg több ezer embert munkahelyük értekezlettartási szokásairól. A végeredményből kiderült, átlagosan hetente 3,2-szer tartanak meetinget az ezekben az országokban működő cégek.
Természetesen a vezető munkatársak ennél több értekezletre vannak kárhoztatva – átlagosan heti nyolcra. A „mezei” beosztottaknak csak hetente kétszer kell bevonulniuk a tárgyalókba csoportos megbeszélés céljából.
A németek és a svédek átlagos heti négy alkalmukkal messze túlszárnyalják a franciák 1,6-es meeting/hét arányát. Középütt helyezkednek el az angolok, ők átlagosan 3,1 értekezleten vesznek részt egy héten. 
A hatékonyság sok helyütt csak álom
Fredmund Malik német professzor kutatásinak végeredményeként bebizonyosodott, hogy az alkalmazottak idejének több mint a fele az értekezletekre és az azokkal járó dolgokra megy el. Nem ritka eset, hogy a munkatársaknak egymásra kell várniuk a meeting megkezdéséhez, végül a korábban pontosan érkezők is késni fognak. Az így kialakult „aki elsőnek jön, az a balek” – hozzáállás a munkamorálnak sem tesz jót.
A részvevők gyakran úgy érzik, nincs hatásuk a döntésekre. Ez rövid távon frusztrációhoz, hosszú távon viszont az elégedettség csökkenéséhez vezet. Nem egy magyar munkavállaló folyamodik a zombie-módszerhez, vagyis a meeting kezdetén kikapcsolják az agyát és élőhalottként üli végig a megbeszéléseket.
A meetingek másik nagy hátránya a ki-be járkálás. Csak 5-6 percre tűnnek el a kollégák fontos telefonok és halasztást nem tűrő ügyek miatt, de ez éppen elég a koncentráció szétzilálásához.
A tettek mezején
A lapos, alacsony hierarchiájú szervezetek és a csoport-, illetve projektmunkák előretörésé még több értekezlethez fog vezetni. Egyetlen megoldás van: a meetingek hatékonnyá tétele. Bizonyos vállalatoknál azokat a munkatársakat, akik gyakran résztvevői vagy levezetői az értekezleteknek, prezentációs tréningekre küldik, hogy megtanulják, hogyan lehet ezt elérni.
Szintén hasznos megoldás kötelező érvényű szabályok lefektetése. Ilyen lehet például a mobiltelefonok és laptopok kitiltása a tárgyalókból. Van olyan vállalat, ahol 6-nál több részvevő mellett már egy moderátornak is jelen kell lennie a meetingen, aki úgy irányítja a beszélgetést, hogy mindenki egyenlő arányban jusson szóhoz, és ne térjenek el a tárgytól.
Nagy-Britanniában az értekezletek irodán kívüli megtartásához fűznek reményt. Máshol a meetingek tudatos előkészítésével próbálkoznak. A formanyomtatványra felírt témajavaslatokat a legmagasabb pozíciójú résztvevő összegzi és szelektálja, hogy később szisztematikusan át tudják beszélni.
