A vállalatok költségeinek egyre nagyobb része a bér, van ahol 30-40 százalék. Ha hozzávesszük az oktatást, a képzést, akkor még magasabb hányad jön ki. Egyetlen cég sem engedheti meg magának, hogy ne figyeljen ezekre. De figyelni csak arra lehet, ami látszik. Ami nem számszerűsíthető, azt nehéz láthatóvá tenni. A teher úgy válik kezelhetővé a menedzserek számára, ha van értéke.
Az új eszköz, amellyel számszerűsíthetőek lennének az emberi erőforrás költségei, a humán kontrolling. Szegényes a szakirodalma, de már van olyan vállalat, amely belefogott az új rendszer bevezetésébe. A Generali-Providencia Biztosító Rt.-nél például külön munkatárs foglalkozik ezzel.
Ha a HR-esek maguk kezdik el ötvözni a kontrolling könyvek jó tanácsait és az emberi erőforrás szaktudást, akkor részben kezükben tarthatják a folyamatot, ami nem kis előny. (Rejtő Jenőtől tudjuk: nem mindegy, ki olvassa a névsort). A tanácsadó cégek egyelőre idegenkednek a feladattól, mert a humán kontrolling rendszereket csak a cégekre adaptálva alkalmazhatnák és kevés modell segít nekik az átfogalmazásban.
Kezdjük a kaptafánál
A humán kontrolling rendszer kialakításának első fázisában összegyűjtik az adatokat, a releváns költségeket. Jó esetben kikerekedik a válasz: mennyibe is kerülnek az emberek a vállalatnak. Ez nemcsak a dolgozók, hanem az emberi erőforrás tevékenység költségeit is jelenti.
A következő lépésben az adatokból a cég szándékait kifejező képleteket lehet faragni. Csak így lehet hozzáfogni a mutatók elemzéséhez és a hatékonyság vizsgálatához. Ha jó képletek születnek, akkor értékelhető a HR tevékenység minősége, megtérülése: jól működik-e a kiválasztási rendszer, megfelelő-e a képzés? És így tovább.
Az utolsó, a harmadik szint pedig a stratégiához illesztést, a stratégiaalkotást szolgálja. Ekkor készülhet portfólióelemzés a HR osztály tevékenységéről.
Lépcsők és buktatókDr. Norbert Thom, a Berni Egyetem igazgatója szerint a személyzeti kontrolling rendszerek bevezetése több veszélyt is rejthet. Az emberi erőforrás osztály ügyfelei, vagyis a munkavállalók könnyen érezhetik úgy, hogy nem emberként, hanem áruként ítélik meg őket. Mivel a vállalatvezetés a kontrollingot általában csak a racionalizálás eszközének tekinti, bevezetését a munkavállalók gyakran ellenállással honorálják: akár úgy, hogy nem működnek együtt a HR osztállyal az adatfelvételek során, akár azzal, hogy ellenségesen fogadják a HR kontrolling adataira támaszkodó intézkedések bevezetését. Felmerülhet az adatvédelem problematikája is, ha a kontrolling adatait nem megfelelően alkalmazzák vagy netán visszaélnek velük – ennek veszélye egyenesen arányos a rendszer komplexitásával és az üzemeltetésre jogosultak számának növekedésével.
Dr. Thom mégis egyetért azzal, hogy a jövő humánpolitikai rendszerében nagyobb szerepet kell kapnia a kontrollingnak, mert a személyzeti jellegű költségek aránya az összköltségen belül emelkedő tendenciát mutat, különösen a szolgáltató és tudásbázisú társadalmak esetében. Szerinte a legjobb az, ha a kontrolling koncepciót a következőképp építik ki: első lépésként kialakítják a költségkontrollingot, a második lépcső pedig a hatáskontrolling megvalósítása: vagyis az input értékek (például a továbbképzési órák száma) szembeállítása a fontos output értékekkel (például a tanulási folyamat eredménye). Az utolsó szint a hatékonyságkontrolling síkjának elérését jelenti – vagyis az előbb említett példánál maradva annak a vizsgálatát, hogy a továbbképzés mennyiben járult hozzá a termelékenység változásához vagy a vezetési és együttműködési viszonyok változásához.
Forrás: Vezetéstudomány
Áldozatok nélkül nincs győzelem?
Az elmélet szép, de a gyakorlat hosszú és költséges. Egy ilyen rendszer bevezetése és folyamatos kialakítása akár 5-6 évig is elhúzódhat, és véglegesen talán sohasem alakul ki. A befektetés tehát igencsak hosszú távú, de haszna már közben jelentkezik.
“A sikeres bevezetés feltétele: jól működő HR folyamatok, és a HR széleskörű információigényét kiszolgálni képes IT rendszer” – mondta el a FigyelőNetnek Csapai Judit, a Generali-Providencia Biztosító Rt. HR munkatársa. Nem elég kiépíteni a rendszert, az is fontos, hogy a vezetők igényeljék és használják az adatokat és a képzett mutatókat. Ezt nem könnyű elérni, hiszen “a HR költségei megfoghatatlanok” zsigerekbe ivódott eszméjét kell átprogramozni.
Nem tanácsos azzal kezdeni, hogy mennyibe kerül az első lépés, mert a szükséges információtechnikai rendszer sajnos elég drága. Ráadásul nemcsak meg kell venni, hanem még illeszteni is kell a vállalathoz. Általában ebben a szakaszban alkalmaznak külső, tanácsadó cégeket.
A rendszer kialakításához nélkülözhetetlen a belső csapat. A bevezetéssel nem fejeződik be a munkája, hiszen egy ilyen szolgáltatás működtetése folyamatos karbantartást és állandó fejlesztést igényel.
Milliókban mérhető jutalom
Eddig nem sok pozitívumot említettünk a humán kontrolling kapcsán. A költségek sokkal inkább megfoghatóak, mint a haszon. Mégis érdemes foglalkozni vele. “Hasznos, ha az emberi erőforrással kapcsolatos döntéseket is alá tudjuk támasztani kvantitatív adatokkal”- mondja Csapai Judit.
A felsővezetők ugyanis nehezen tudnak döntést hozni, ha csak puha állításokat kapnak kézhez. Ellenben ha egy összefoglaló, érthető mutatókból álló elemzés kerül az asztalukra, érdemleges döntéseket tudnak hozni. Annál is inkább, mivel ehhez vannak szokva.
Hosszú távon tehát menedzselhetővé, s nem csak ismertté válnak az emberi erőforrásra fordított beruházások. Ez segítheti a stratégiai célok megvalósulását és a költségek visszafogását. És végül már csak olyan tréningekre és továbbképzésekre költ a cég, melyeknek valóban hatásuk van a teljesítményre. Aki ezzel nincs tisztában, akár milliókat dobhat ki az ablakon.
Ugyanez a helyzet például a kiválasztással is. Valóban megéri a befektetett pénzt egy bonyolult kiválasztási rendszer? A felvett alkalmazottak évekig a cégnél maradnak, hozzáadott értékük megfelelő? Ezekre a nem elhanyagolható kérdésekre mind választ kaphat, aki nem sajnálja rá az időt és a pénzt. A verseny rövidesen rákényszeríti a cégeket, hogy tudatosan kezeljék és menedzseljék az emberi erőforrás magas költségeit.
