A legtöbb magyar vállalkozásnál nincsenek tisztában a saját folyamataik hatékonyságával, ha pedig esetleg szeretnék átlátni azt, hogy „hányadán állnak”, legtöbbször a kesze-kusza Excel-táblákból igyekeznek tájékozódni. Holott igény az lenne arra, hogy a digitális útra lépjenek, de sokan nem tudják, hogyan tegyék meg az első lépést, addig viszont sokan gyakorlatilag „érzésből” viszik a cégeiket – derül ki a Cégmenedzser kutatásából, amelyet 2.000 kis- és középvállalkozás részvételével készítettek.
„Alig 20 éve még szinte a könyvelés mentén vezették a cégeket, ám ma már a vállalatirányítási ERP-rendszereknek köszönhetően valós időben szerezhetünk információt a vállalatunkról. Teljes iparágak alakulhattak így át” – mondta Jagodics Tamás, a Cégmenedzser ügyvezető-tulajdonosa hozzátéve azt is, hogy nem mindenki tartja azonban a lépést a digitális fejlődéssel.
Ez derül ki az Európai Bizottság felméréséből is, amely szerint a magyar kkv-k mindössze 13 százaléka számít digitálisan fejlettnek (mögöttünk csak öt ország áll rosszabbul), és alig több mint egy százalékuk tartozik a nagyon fejlettek közé, akik például vállalatirányítási és ügyviteli rendszereket is használnak.
A könyvelő sem mindenható
Árulkodó adat, hogy majdnem minden ötödik céget (a válaszadók 18 százalékát) a könyvelő értékeli, „mert a könyvelés minden adatot tartalmaz és úgyis az alapján kell adót fizetni”. Jagodics szerint a könyvelőre bízni a cégünk értékelését majdnem olyan, mintha visszapillantóból vezetnénk autót. Ha ugyanis a könyvelőnek leadjuk a papírokat, és mondjuk, negyedéves áfán vagyunk, akkor a valós események után négy hónappal később látjuk csak azt, hogy mi történik a cégünkben. Ráadásul nem biztos, hogy a könyvelő azokat az adatokat látja, amelyek relevánsak az ügyvitel szempontjából.
A kkv-k nagyobb része ugyanakkor ennél igyekszik tudatosabban kezelni a cégügyeket, legalábbis erre utal az, hogy 41 százalékuknál általában minden projektet (megrendelést, kampányt, munkát) külön mérnek – beleértve a projektek költségeit és az azokból származó bevételeket is.
A kutatásból látszik az is, hogy hiába állnak alacsony digitalizációs szinten a magyar vállalkozások, 24 százalékuk szinte azonnal teljes körű, valós adatokat tud szerezni a döntéseikhez, de a társaságok több mint felének is legfeljebb csak három napra van szüksége.
A kutatásban résztvevők 3 százaléka használ valamilyen ügyviteli szoftvert, vagyis a többieknél az ilyen fokú gyorsasághoz és precizitáshoz jelentős humán erőforrásra van szükség, ami megfelelő bérezés mellett rendkívül megterhelő lehet egy-egy vállalkozás számára – hívja fel a figyelmet az ügyvezető.
Az Excel-rajongók országa vagyunk
Az alacsony digitalizációra utal az is, amely szerint a magyar kkv-k körében az Excel és a számlázó program messze a legkiemelkedőbb és legtöbbet használt szoftver.
- 70 százalékuk használ Excelt, míg kevesebb mint 10 százalékuk alkalmaz valamilyen CRM-, vagy vállalatirányítási rendszert.
- A válaszadók több mint 10 százaléka gyártó cég, amelyek közül csak alig minden ötödik használ valamilyen termelésirányítási programot, vagyis a gyártók nagy része még manapság is Excel-táblák segítségével kezeli a gyártási folyamatokat.
- A válaszadók 58 százaléka szerint a legkomolyabb kihívás az, hogy ügyfeleik utánkövetése nem automatizált, inkább esetleges.
- Majdnem 40 százaléknál az is gondot okoz, hogy sok időt vesz igénybe a dokumentációk előkeresése.
A kis- és középvállalkozások több mint harmada küzd azzal, hogy a vezetők számára fontos információhoz (például pénzügyi adatok, gyártással, humán erőforrással kapcsolatos információk, nyereségesség) csak sok kutatómunka után jut hozzá.
A különböző ügyviteli szoftverek mellőzését jelzi, hogy a válaszadók harmadánál nem látják át menet közben a projektek nyereségességét. A Cégmenedzser vezetője szerint ilyenkor lenne jelentős segítség egy szoftver, amely segít abban, hogy egy-egy projekt során vajon mekkora hatása van az ügyfél által kért változtatásoknak.
Gondoljunk itt például a pótmunkákra vagy az ingatlanberuházások során egy drágább alapanyag használatára. Ezeket nehéz pontosan átlátni, ezért lehet különösen hasznos, hogy egy szoftver automatikusan jelzi azt, hogy elfutottak a költségeink, és már túl alacsony a nyereségráta – emelte ki a szakember.
Kellene a digitalizáció, de sokan mégsem lépnek
Hogy mennyire nem világos sokak számára az, hogy mi történik pontosan a cégükkel, azt jelzi az is, hogy a csaknem kétezer válaszadó 36 százalékánál előfordult már az, hogy kapott adatokat a cégéről, de úgy érezte, hogy mégsem stimmel valami. Például nem volt szinkronban a cég adóbevallása és a bankszámlaegyenleg.
Az alacsony digitalizáció hátrányait a legtöbben a bőrükön érzik, ugyanis a kkv-k 76 százaléka szerint növekedni tudna a vállalkozása, hogyha minden dokumentáció visszakereshető lenne. Sőt, a cégtulajdonosok 85 százaléka úgy gondolja, hogy nyugodtabban és eredményesebben tudná vezetni a cégét, amennyiben minden adatot pontosan látna.
