A Leitz összegyűjtötte a főbb aranyszabályokat, amelyek segítenek a hatékony munkavégzésben.
1. Mindig legyen tisztában azzal, hogy pontosan milyen teendői vannak!
Folyamatosan figyeljen arra, hogy naprakész listája legyen azokról a feladatokról, amelyeket otthon kell elvégeznie. A „to-do” lista segítségével nemcsak fel tudja sorolni a teendőidet, de a fontossági sorrendet is meg tudja határozni. Így mindig biztos lehet abban, hogy mit kell még aznap befejeznie, és melyek azok a határidős munkák, amelyekre külön figyelmet kell fordítania.
2. A legfontosabb feladatokkal kezdje a napot!
A munkát érdemes mindig a leglényegesebb teendőkkel indítani, vagy azokkal, amelyeket a legkevésbé kedvel, így a feladatok nehezét akkor tudja elvégezni, amikor még friss. A nyugodt környezetben elfogyasztott kiadós reggeli javítja a rövid távú memóriát és növeli a koncentrációs képességet. Éppen ezért gondoljon úgy a reggelire, mint az agy üzemanyagára, és minden nap szakítson rá időt.
3. Ne hagyja, hogy bármi elterelje a figyelmét!
Otthonában alakítson ki saját „dolgozószobát” vagy egy kis munkasarkot, ahová elvonulva kizárhatja a külső környezetből beszűrődő zajokat. Legyen egy kényelmes karfás széke és egy jól megvilágított íróasztala, ami szintén segít a koncentráció fenntartásában. Ha pedig nem szeretné, hogy munka közben megzavarják, akkor egyszerűen némítsa le a mobiltelefonját, lépjen ki a levelezéséből, és egy órán keresztül kizárólag az előtte álló feladatra összpontosítson.
4. Munka közben iktasson be jól megérdemelt szüneteket!
Igenis szükség van néhány perc kikapcsolódásra – még akkor is, ha otthonról dolgozik. Ha úgy érzi, elfáradt vagy kevésbé tud koncentrálni, hallgasson egy kis zenét, vagy felfrissülésként rövid időre menjen ki az erkélyre vagy az udvarra. Az ún. 20-20-20 szabály azt tanácsolja, hogy minden huszadik perc után, amit a gép előtt tölt, válasszon ki egy körülbelül 20 méterre lévő tárgyat, majd 20 másodpercen keresztül tartsa rajta a tekintetét.
5. Ne engedje, hogy a munka átvegye az uralmat!
Az otthoni iroda csak „pár lépésre” van, ezért sokan hajlamosak még késő este is ránézni a céges levelezésükre. Ezt nem árt elkerülni, így a munkaidő végén „tiltsa el” magát a munkától. Ha befejezte az aznapra beütemezett feladatokat, akkor szakadjon el a számítógépétől, és – ha csak nincs ügyeletben – kapcsolja ki a céges telefonját is.
6. A privát teendők közül, amit lehet, tegyen el a hétvégére!
A rugalmas időbeosztás arról is szól, hogy több időt tölthet a családtagjaival, illetve besegíthet a házimunkába is, de azért nem szabad túlzásokba esni. Ha otthonról dolgozik, az nem azt jelenti, hogy szabadságon van, és ettől kezdve munkaidőben is minden feladatot önre lehet bízni (például a bevásárlást, a hivatali ügyintézést vagy akár a fűnyírást). A családdal mindezt már jó előre tisztázni kell, és érdemes kialakítani közös szabályrendszert arra, hogy az otthoni munkaidőben például nem intéz privát ügyeket.
7. Legyen látható!
Sok munkavállaló az egyedüllétet és az elszigeteltséget említi a hosszú távú otthoni munkavégzés legfőbb hátrányaként. Használjon olyan alkalmazásokat, mint például a Skype, a Google Hangouts, a Facetime, a Viber, és mindig legyenek kéznél a céges közösségi oldalak, a feladat- és projektmenedzsment rendszerek vagy akár a belső intranet is. Ezek mind-mind olyan virtuális találkozóhelyek, amelyek lehetővé teszik, hogy akkor is látható legyen a főnök vagy a kollégák számára, amikor nincs bent az irodában.
+1 Rendszerezzen!
Ne hagyja, hogy rendetlen legyen az otthona. Nemcsak, hogy több idő bármit megtalálni a káoszban, de a család sem biztos, hogy díjazza, ha iratrendezők hevernek mindenfelé. Mindent pakoljon el! Minél gyakrabban veszel elő egy irodaszert, annál könnyebben hozzáférhető helyen tárolja. Használjon mappákat, papucsokat, tárolódobozokat. Ezekből ma már olyanokat is talál, amelyek lakberendezési tárgyként is megállják a helyüket, és akár otthona díszévé is válhatnak – összegezte a Leitz.
